5. Выясните и покажите, что вы располагаете некоторыми сведениями о компании, а не только о производимой ею продукции, и знаете ее адрес.
6. Ведите себя по деловому: это означает, что вы должны быть уверены в себе, а не занимать оборонительную позицию в отношении вашего проекта. Ведь вы продаете, а не умоляете и просите.
7. На встречу с потенциальным спонсором возьмите с собой любые статистические данные о тех, кто использует ваши проекты или услуги.
8. Расспросите потенциальных спонсоров об их предложениях, например, по реализации вашего проекта.
9. Покажите спонсору план предпринимательской деятельности в том виде, в каком вы видите данный проект через пять лет и в результате тех изменений, которые, могут произойти. Продемонстрируй те, что вы устремлены в будущее и способны мыслить такими категориями.
10. Даже если ваш контакт не удастся на этот раз, продолжайте держать их в курсе ваших дел. У них, возможно, нет бюджетных средств в данный момент, но они могут проявить заинтересованность на более поздней стадии.
5. Инструкция по проектированию
5.1 Как написать проект, на который дадут деньги?
Написание проекта для получения финансирования – это долгий процесс (особенно для тех, кто займется этим впервые) и возможность по-новому посмотреть на Вашу организацию (группу единомышленников, Вашу идею), ее цели и задачи. Прежде чем начать этот процесс:
Изучите собственные возможности
Перед написанием проекта, Вы должны задать себе и найти ответы на три вопроса:
· Кто воспользуется результатами выполнения Вашего проекта?
· Содействует ли выполнение этого проекта дальнейшему развитию Вашей организации?
· Хватит ли у Вас сил, времени и желания на написание и выполнение проекта?
Если после искренних ответов на поставленные вопросы, Вы решили продолжить начатую работу, то следующим шагом будет поиск фонда, который профинансирует Ваш проект.
Соберите необходимую информацию
Умение подать проект в правильном свете – важное и сложное дело. Если у Вас социальный проект, то показать его значимость и важность для общества – первый шаг в проведении подготовительной работы по проекту. Если Ваш проект направлен на бизнес-результат, то Вашей задачей становится убедить спонсора в том, что Вы сможете реализовать проект, и он принесет деньги Вам и Вашему спонсору.
В процессе подготовки Вашего проекта полезным будет ознакомление с критериями оценки проектов, которые используются выбранным Вами источником финансирования. Например, большинство фондов дают перечень информации, которая должна быть включена в проект, а также схему его написания. Вы должны четко следовать требованиям, которые предъявляет фонд с тем, чтобы подать конкурентоспособный проект.
5.2 Написание проекта
Если вы обозначили проблему и провели подготовительную работу, можно приступать к написанию проекта. Не обязательно быть великим писателем, чтобы написать конкурентоспособный проект. Проект должен быть целостным, ясным, сжатым, конкретным и убедительным.
Не забудьте сделать для Вашего проекта титульный лист, содержащий следующую информацию: название проекта, организации, имена сотрудников или членов рабочей группы, город, в котором Вы работаете над проектом, текущий год.
Форма проекта может быть разной, но любой проект должен включать следующие пункты:
1. Презентация организации или Вашей рабочей группы
· Какую организацию Вы представляете? Дайте короткую справку об организации. Или расскажите о Вашей рабочей группе.
· Какие основные цели и задачи Вашей организации, группы?
· Есть ли у Вашей организации достаточный опыт и квалифицированный персонал для реализации данного проекта? Или насколько компетентна группа для реализации проекта, есть ли подобный опыт, необходимое образование?
2. Формулирование проблемы
· Коротко охарактеризуйте существующую ситуацию и опишите проблему, которую Вы собираетесь решать.
· Обозначьте круг людей, которых касается эта проблема, приведите количественную и качественную информацию.
· Поясните, почему именно Ваша организация или группа берется за решение этой проблемы. Почему именно вы можете решить эту проблему?
Пример:
ХОРОШО: «В Первомайском районе Крыма живет много безработных женщин, у которых есть небольшие хозяйства и коровы».
ПЛОХО: «У многих безработных женщин нет доступа к рынку».
3. Определение цели
Цель – это то, ради чего Вы начинаете проект. Это общие утверждения, которые трудно оценить количественно, главное назначение которых показать тип проблемы, на решение которой направлен проект.
Пример:
ХОРОШО: «Цель проекта нашей организации – помочь безработным женщинам Первомайского района Крыма вступить в рынок с помощью создания малых предприятий по переработке и сбыту молочной продукции».
ПЛОХО: «Цель проекта нашей организации – дать женщинам возможность вступить в рынок».
4. Задачи проекта
Задачи проекта – это конкретные шаги, которые необходимо выполнить для изменения существующей ситуации в лучшую сторону, это шаги для достижения Вашей цели. Эти изменения должны произойти в процессе реализации Вашего проекта.
Пример:
ХОРОШО: «На протяжении первого месяца с момента начала реализации проекта первые 50 женщин из трех сел пройдут обучение по технологической обработке молочных продуктов».
ПЛОХО: «Сформировать группу женщин для проведения обучения».
5. Рабочий план
Рабочий план Вашего проекта должен пояснить, как Вы будете выполнять проект для достижения поставленных задач:
· Кто будет отвечать за выполнение поставленных задач?
· Что будет сделано?
· Какие ресурсы будут задействованы при выполнении задач?
· Каковы сроки выполнения задач?
6. Оценка выполнения проекта
Тут Вы должны пояснить, как Вы собираетесь оценивать успех выполнения проекта. Какие методы оценки степени эффективности проекта вы будете использовать? Это необходимо для того, чтобы можно было понять, насколько удалось достичь поставленных в проекте задач. Оценка может проводиться разными путями, используя количественные и качественные показатели. Оценка проводится для того, чтобы Вы и Ваша организация или рабочая группа еще раз убедились, насколько успешно вы работаете.
7. Бюджет проекта
Составляйте бюджет после того, как напишите проект. Бюджет должен включать достоверную, проверенную финансовую информацию. Обозначьте срок бюджета.
Покажите другие источники финансирования. Если Вы используете личное помещение или транспорт для выполнения проекта, то не забудьте включить их стоимость в бюджет проекта, как собственный вклад. Этот вклад имеет свою «цену», и Вы должны были бы платить за них в случае их отсутствия.
Включите в бюджет следующие категории (не обязательно все):
· Штатное расписание (заработная плата);
· Консультанты;
· Командировочные: проезд, суточные, гостиница;
· Прямые затраты: аренда помещения, телефон, телеграф, почтовые затраты, коммунальные услуги;
· Оборудование: автомобиль, компьютер, факс, ксерокс, принтер;
· Профессиональная подготовка;
Укажите длительность проекта, имеющиеся собственные средства, имеющиеся средства спонсоров и необходимые средства, стоимость каждой отдельной категории и общая стоимость проекта.
8. Дополнительные данные
В данный раздел могут входить такие дополнительные материалы, которые усилят Ваш проект:
· Данные про исполнителей проекта (покажите, что Вы компетентны в выбранной проблеме, сможете реализовать проект, имеете необходимый для этого опыт и желание);
· Данные про место выполнения проекта;
· Рекомендации для исполнителей проекта;
· Планы достижения самообеспеченности организации или группы в будущем;
· Дополнительные данные, которые вносятся в проект (при наличии таких требований у спонсора или Вашем желании внести какие-либо дополнительные данные).
5.3 Критерии, которые следует учесть
1. Четко и ясно
В процессе подготовки проекта не оставляйте без внимания такие основные правила:
· Используйте слова, которые обозначают завершенность (подготовить, изменить, увеличить, организовать, выполнить)
· Пользуйтесь критериями SMART, формулируя задачи:
S specific конкретность
M measurable исчисляемость
A area-specific территориальность
R realistic реалистичность
T time-bound определенность по времени
· Избегайте жаргонных слов;
· Исправьте грамматические ошибки;
· Добейтесь уверенного и смелого тона;
· Мысли излагайте коротко, ясно, интересно.
2. Приблизительный объем основных разделов проекта
· Презентация организации или группы до 1 страницы
· Формулирование проблемы до 1 страницы
· Цель проекта 1 абзац
· Задачи проекта от 0,5 до 1 страницы
· План реализации проекта до 1 страницы
· Методы реализации проекта до 1 страницы
· Бюджет до 2 страниц
· Дополнительные данные до 10 страниц
3. Общие критерии оценки проекта
Любой спонсор обратит внимание на ясность поставленных целей, задач и возможности Вашей организации или группы. Спонсор надеется увидеть четкую, логическую связь между спецификой деятельности Вашей организации (группы) и сформулированной проблемой.
Прежде чем отправлять проект спонсору ответьте на следующие вопросы:
· Насколько реалистичной является поставленная цель?
· Приведет ли реализация проекта к изменению существующей ситуации?
· Видно ли, кто будет пользоваться результатами реализованного проекта?
· Насколько точны методы и план реализации проекта?
· Ясны ли методы оценки результатов реализации проекта?
· Насколько реалистичный и соответствующий для реализации поставленных задач бюджет?
· Показана ли финансовая и моральная поддержка других спонсоров?