Преуспевать с радостью (стр. 29 из 63)

в) его стремление к удобствам - покажите в деталях, что может обеспечить ему удобство;

г) его стремление к экономической выгоде - покажите ему расчеты, доказывающие, что он может выиграть, какие расходы снизить, каких совсем избежать, как повысить эффективность.

15. Некоторые из ваших аргументов могут показаться вашему партнеру не заслуживающими внимания. Другие же, наоборот, крайне важными. Поэтому избирайте те доводы, которые действуют в нужном направлении, Наблюдайте за реакцией вашего собеседника.

16. Овладейте искусством убеждения. Все время следите за тем, чтобы лучше сформулировать ту или иную свою мысль.

Как можно это выразить, пользуясь специальными терминами?

Как это сказать проще?

Языком вашего партнера?

Сформулировать в положительном смысле?

Привести сравнение?

Привести пример?

Сослаться на опыт своего партнера?

Подкрепить сказанное выводами и опытом,

сделанными другими лицами, которых ваш собеседник особенно ценит?

17. Представьте список тех преимуществ, которые приобретет ваш собеседник, если согласится с вашим предложением.

18. Приведите доказательства в пользу этих преимуществ.

19. Подводя предварительные итоги, выявите, по скольким вопросам достигнуто согласие и сколько вопросов остались еще открытыми.

ВЫИГРЫШ ВРЕМЕНИ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

И ПОДЧИНЕННЫХ

Посетители, являющиеся в неназначенный срок, - большая помеха. Постоянное прерывание не позволяет сосредоточиться и работать творчески.

Назначайте сотрудникам определенное время для обсуждения рабочих вопросов.

1. Строго определите время, когда двери всех руководящих работников должны быть закрыты для посетителей, чтобы они могли без помех сосредоточенно работать.

2. Проанализируйте, не мешаете ли вы сами своим сотрудникам во время работы?

3. Подумайте при этом, не случается ли так, что, беседуя с каким-то сотрудником по поводу одного-единственного вопроса, вы даете возможность другому сотруднику "перехватить" вас, чтобы тут же обсудить с вами целый ворох проблем и таким образом полностью поломать ваш рабочий график.

4. Проанализируйте, не бывает ли порой для вас собеседование с сотрудником уловкой, помогающей избежать некоторых важных, но неприятных дел.

5. Составьте небольшую рабочую картотеку, систематизированную по сотрудникам, и помечайте в ней вопросы, которые необходимо обсудить с тем или иным сотрудником. Не хватайтесь сразу за телефонную трубку. Не торопитесь немедленно требовать сотрудника к себе на беседу.

6. Изучите способы, к которым прибегают сотрудники, пытающиеся "перехватить" вас, чтобы обсудить свои текущие проблемы.

7. Составьте список тех сотрудников, которые особенно часто при первой же трудности имеют обыкновение обращаться к вам с "криками о помощи". А не происходит ли это потому, что вы им сами даете в этом наглядный пример?

8. Являются ли сотрудники к вам на запланированную беседу достаточно подготовленными? Отказывайтесь от беседы в том случае, если сотрудники к ней не готовы. Требуйте, чтобы они тщательно готовились к деловому разговору с вами.

9. Критически проанализируйте, в полной ли мере вы используете прочие средства перед деловой беседой:

а) телефонный разговор;

б) рабочие записки и оперативные ответы на них;

в) предварительное личное обсуждение.

10. Можете ли вы оградить себя от нежелательных вторжений, полагаясь на секретариат и хорошо обученную справочную службу?

11 . Помните, что при большом количестве перерывов в работе срабатывает закон затухания стремления к достижению результатов, Убеждение в том, что вы еще сумеете сделать что-то важное, все больше ослабевает.

12. Принимайте только запланированных посетителей.

13. Проводите только такие собеседования, к которым сотрудники основательно подготовились.

14. Принимайте больше основополагающих решений, Тогда вам меньше придется вызывать к себе сотрудников по каждому мелкому вопросу.

15. Определеннее и четче формулируйте подчиненным указания, в этом случае вы сможете избежать дополнительных вопросов с их стороны.

16. Подумайте, какую информацию вы должны довести до сведения подчиненных, чтобы они смогли самостоятельно справляться с определенными непредвиденными задачами.

17. Какими полномочиями вы должны наделить своих подчиненных, чтобы они могли самостоятельно принимать решения по определенным вопросам.

18. Предоставив сотрудникам критерии оценок, вы повысите их экспертные возможности и способность принимать решения. Лучше всего это сделать при помощи контрольных вопросников. Благодаря им сотрудники получат возможность выявлять, какие факторы следует учитывать, чем отличаются, если руководствоваться вашим мнением, по степени важности отдельные факторы.

СЕКРЕТАРША И ЕЕ ШЕФ

Секретарша начальника - центр любой фирмы. Если она работает умело, то во многом разгружает своего шефа, оказывает помощь сотрудникам фирмы, предоставляя определенную надежную информацию, и поддерживает других секретарш, предупредительно сотрудничая с ними.

Если секретарша работает плохо, то много суетится, все путает, передает шефу неверные сведения, тормозит работу всей фирмы и обращается со всеми как суровая самодержица.

Если вы работаете секретаршей, посмотрите на себя и свою работу критически, все ли функционирует как следует, хорошо ли отлажено взаимодействие с другими сотрудниками.

1. Не берите на себя смелость устанавливать распорядок рабочего дня своего шефа.

Не указывайте ему, не успев переступить порог его кабинета, что должно быть сделано, возможно, шеф наметил на этот день совершенно иной план. Не напоминайте ему без конца, что еще нужно выполнить.

2. Неуравновешенность.

Способствуйте тому, чтобы шеф имел возможность сконцентрироваться на одном вопросе, и не сбивайте его с толку своим неуравновешенным поведением и перескакиванием с одной мысли на другую.

3. Контакты.

Не стремитесь обращаться к шефу с каждой мелочью, а готовьте сразу несколько вопросов, требующих его решения, излагая их ему в порядке важности. Будьте кратки, точны, немногословны.

4. Подготовка к разговору с шефом.

Приготовьте все документы и материалы, которые могут понадобиться, чтобы разговор привел к выработке определенного решения.

5. Затягивание.

Способствуйте тому, чтобы принятие решения не затягивалось.

6. Принятие принципиальных решений.

Вносите предложения, помогающие выработать принципиальные окончательные решения, вместо того, чтобы получать промежуточные и вновь возвращаться к тем же вопросам.

7. Отвлечение.

Старайтесь исключить все, что могло бы отвлечь вашего шефа и этим затянуть решение каких-либо вопросов. Обеспечьте своему шефу возможность в определенные часы работать без помех. Предоставьте ему право распоряжаться своим временем. Действительно берегите время своего начальника.

8. Порядок.

Создайте в своем рабочем кабинете образцовый порядок, чтобы в случае необходимости шеф мог бы сразу же найти то, что ему требуется.

9. Ненужное.

Все ненужное уберите из своего рабочего кабинета.

10. Обзор, и свободные рабочие площади.

Следите за тем, чтобы в поле зрения шефа находились только те вещи, с которыми он должен работать.

Решающий принцип эффективной организации труда: выполнять по порядку одно за другим, при этом все выполненное сразу же убирать со стола на место.

11. Шеф был в отъезде...

Когда шеф снова возвращается на рабочее место, то на несколько часов оградите его от посетителей. В это время он должен определить по степени важности очередность накопившихся в его отсутствие дел.

12. Когда шеф дает поручение...

Активно и сосредоточенно слушайте его. Перечислите все поручения в порядке их важности и срочности выполнения, чтобы удостовериться, что все понято правильно.

13. Кто звонил? Кто приходил?

Чтобы шеф мог адекватно и быстро реагировать, нужно собрать вместе все сообщения о посетителях или звонивших: когда, кто, по какому вопросу, была ли просьба об ответном звонке, по какому номеру телефона.

14. Номера телефонов.

Действительно ли только один раз понадобится определенный номер телефона? В случае сомнения надо немедленно записать его, чтобы позже он всегда был под рукой.

При возникновении новых деловых контактов, не откладывая, зафиксируйте адреса фирм и их номера телефонов.

В случае необходимости шеф должен иметь возможность сам без задержек найти все эти данные. 15. Звуковое лицо фирмы.

Вежливо и дружелюбно отвечайте на телефонные звонки. Голос должен быть жизнерадостным и четким. Ни в коем случае не допускайте пренебрежительного тона. Отвечайте по телефону любезно, по-деловому, выражая постоянную готовность помочь.

При общении со звонящими не допускайте разграничения по классовому признаку.

У звонящих должна оставаться уверенность, что фирма еще долго будет оставаться передовой, молодой и процветающей.

16. Обещанные ответные звонки.

Обязательно сдерживайте обещание. Славьтесь своей надежностью.

Следите за тем, чтобы и шеф позвонил, если обещал это сделать.

17. При большой нагрузке...

Делайте все по порядку: одно за другим.

Установите небольшие перерывы, чтобы удостовериться, соблюдается ли нужный порядок и выдерживается ли план. Установите очередность дел по степени их важности. Сохраняйте спокойствие.

1 8. Работа с почтой.

Должна быть безупречной, никаких послаблений. Чаще справляйтесь с написанием слов в словарях. Если возникают затруднения со знаками препинания, надо взяться за эту тему и проштудировать ее как следует.