Разрабатывается план - график внедрения рекомендаций.
В приведенном ниже разделе «Содержание курсового проекта» изложены методические указания к выполнению аналитической и проектной частей на примере отдела внешней кооперации и комплектации (ОВКиК) производственной организации.
1.3. Содержание курсового проекта
Указанные выше разделы курсового проекта должны иметь следующее содержание.
1. Аналитическая часть
1.1. Подготовительный этап.
На подготовительном этапе определяются конкретные задачи проведения ФСА, составляется рабочий план проведения ФСА ОВКиК (табл. 1), проводится комплексное обследование состояние производства и управления организацией, в результате которого выявляются узкие места в функционировании системы управления и, в частности, в работе ОВКиК.
Таблица 1.
РАБОЧИЙ ПЛАН ПРОВЕДЕНИЯ ФСА
| № п/п | Наименование этапа ФСА | Содержание этапов | Информация для выполнения этапов | Источник информации | Исполнители | Сроки исполнения |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
1.2. Информационный этап
На информационном этапе ведутся сбор, систематизация и изучение данных, характеризующих деятельности ОВКиК, его функции, а также данные по аналогичным передовым организациям.
Источниками информации при анализе служат отчеты и справки по комплекции, типовые положения об отделе, должностные инструкции, организационная структура ОВКиК, штатное расписание отдела, схемы документооборота: формы, документы, данные, исходящие и поступающие в ОВКиК, данные бухгалтерской отчетности, анкетный и устный опрос всех работников отдела и складского хозяйства.
1.3. Аналитический этап.
На аналитическом этапе осуществляются формулировка, анализ и классификация функций, их декомпозиция, определяется стоимость выполнения функций. Здесь оценивается степень значимости функций, определяются степень и причины несоответствия между значимостью функций и уровнем затрат на их реализацию, качеством выполнения функций.
Функции управления необходимо разделить на главные, основные и вспомогательные.
Главная функция - это функция, для осуществления которой создано анализируемое подразделение аппарата управления организации. Для ОВКиК главная функция - «Обеспечение производства кооперированными поставками».
Основные функции необходимы для реализации главной функции ОВКиК организации, без них не может быть осуществлена главная функция.
Вспомогательные функции способствуют осуществлению какой-либо из основных функций.
Выявление основных функций и отделение их от вспомогательных имеет важное значение, так как среди последних находятся излишние или не свойственные отделу функции - важный источник излишних затрат и, следовательно, резерв снижения стоимости выполнения совокупности управленческих функций.
Классификация функций позволяет построить функционально-стоимостную диаграмму (диаграмму FAST). Это графическое изображение функций управления аппарата управления или отдельного его подразделения. Диаграмма строится по следующим правилам.
Все функции ОВКиК заключаются на диаграмме между двумя вертикальными пунктирными линиями. Левая граничная линия находится между анализируемой основной функцией и функцией более высокого уровня (главной функцией отдела). Основные функции располагаются на горизонтальной линии. Правая граничная линия находится между анализируемой основной функцией управления и функцией более низкого уровня. Все вспомогательные функции располагаются либо над, либо под основными функциями. Это необходимые вспомогательные или излишние, несвойственные функции.
При помощи текстов «Как?», «Зачем?», «Когда?» отсеиваются излишние и несвойственные функции. Функции, не отвечающие ни на один из этих вопросов, должны быть изъяты из диаграммы и состава функций отдела, так как относятся к категории излишних или несвойственных. Все основные функции должны отвечать (по направлению слева направо) на вопрос «Как?», а по направления справа налево - на вопрос «Зачем?». Все вспомогательные функции должны отвечать на вопрос «Когда?» (когда возможно осуществление основной функции?»). В случае необходимости количество текстов можно увеличить.
Диаграмма FAST осуществления функций ОВКиК приведена на рис. 1.
Затем при помощи специальной формы определяются затраты на осуществление функций ОВКиК.
В табл. 2 приведен пример расчета затрат на выполнение функции «определение потребности в комплектующих изделиях».
Таблица 2
Пример определение затрат на осуществление функций ОВКиК
| Полное наи- менование функций ОВКиК | Виды документов, форм или данных, выходящих из отдела в течение года по функции | Виды документов, форм или данных, пос- тупающих в отдел для обработки или составления данного документа (формы) по функции | Подра-зделение или организация, откуда поступают документы, формы или исходные данные | Куда направ-ляются обработан-ные или состав-ленные документы (формы) или данные по функции | Техни-ческие средства, с помощью которых произво- дится обработка документов, форм или данных | Количество технических средств их стоимость и доля амор-тизаци-онных отчис-лений, прихо-дящихся на выпол-нение данной функции | Должности лиц, участвую-щих в обработке или состав-лении доку-мента, формы или данных по функции, их месячный оклад, руб. | Периодич-ность обработки или состав-ления доку-мента, формы или данных в течение года, количество раз (когда) | Затраты труда на обработку или состав-ление доку-мента, формы или данных по функции каждого исполни-теля в течении года, ч. | Затраты на обработку или состав-ление доку-мента, формы или данных по функции в течении года с учетом стоимости техни-ческих средств и отчислений на социаль-ное страхо-вание, руб. |
| Опре-деление потре-бности в комплек-тующих изделиях | Годовые расчеты потреб-ностей | Производст-венная прог-рамма, нормы расхода, ведомость согласования, данные складского учета | ПЭО, | Вышестоя-щие органи-зации | Счетная машинка, печатная машинка | 1 шт. 2000 руб. 1 шт. 2500 руб. 39 руб. | Ст. эконо-мист -1500 руб. Экономист - 1200 руб. | Ежегодно 1 раз | 160 160 | 3593 |
Затраты на выполнение функции определяются следующим образом. При расчете затрат на выполнение функций учитывается фонд заработной платы с начислениями на социальное страхование и расходы на содержание и эксплуатацию вычислительной техники. Это составляет 95 % всех затрат на выполнение функции ОВКиК.
Суммарная стоимость технических средств, используемых при выполнении анализируемой функции, составляет (2000 + 2500) 4500 руб. Срок службы оргтехники при укрупненном расчете примем равным 10 годам. Тогда годовые амортизационные отчисления составят (4500 : 10) 450 руб. Месячный фонд рабочего времени одного работника составляет в среднем 173,4 ч. Данные технические средства используются при расчете потребности один раз в год в течение примерно месяца (160 ч). Значит, доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции, составит (450 : 12) 38 руб.
Затраты труда на выполнение функции в месяц составят (1500 + 1250) 2750 руб. Но данная функция выполняется в период, меньший месяца (160 ч), поэтому затраты составят (2750 ґ (160 / 173,4)) 2530 руб. Отчисления на социальное страхование равны (2530 ґ 0,405) 1024,6 руб. Затраты на выполнение функции составят (2530 + 1024,6 + 38)3592,6 руб. Округлим с точность до целых и получим 3593 руб. Подобным образом рассчитываются затраты на осуществление всех остальных функций ОВКиК.
Данные, полученные в результате формулировки, классификации функций ОВКиК и определения затрат на их осуществление, сводятся в табл.3.
Таблица 3.
Формулировка и классификация
Функций ОВКиК
| № | Наименование функции | Вид функции | Примечание | Затраты на | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| п/п | Глагол | Существительное | О - основная В – вспомо-гательная | Осуществле-ние функций в течение года, руб. | |
| 1. | Определять | потребности | О | в комплектующих изделиях | 3593 |
| 2. | Составлять | заявки | О | на комплектующие изделия | 600 |
| 3. | Подавать | заявки | О | на комплектующие изделия | 400 |
Затем строится схема функциональных взаимосвязей отдела (табл.4), с помощью которой выявлялись излишние и недостающие горизонтальные и вертикальные связи ОВКиК с другими подразделениями завода по каждой функции отдела.