Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных.
В Access существует четыре типа запросов для различных целей
· Запросы на выборку отображают данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы.
· Перекрестные запросы собирают данные из одной или нескольких таблиц в формате, похожем на формат электронной таблицы. Эти запросы используются для анализа данных и создания диаграмм, основанных на суммарных значениях числовых величин из некоторого множества записей.
· Запросы на изменение используются для создания новых таблиц из результатов запроса и для внесения изменений в данные существующих таблиц. С их помощью можно добавлять или удалять записи из таблицы и изменять записи согласно выражениям, задаваемым в режиме конструктора запроса.
· Запросы с параметрами — это такие запросы, свойства которых изменяются пользователем при каждом запуске. При запуске запроса с параметром появляется диалоговое окно, в котором нужно ввести условие отбора. Этот тип запроса не является обособленным, т. е. параметр можно добавить к запросу любого типа.
Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.
ПРАКТИКА
1 Включите компьютер. Загрузите Access. В меню ФАЙЛ команда ОТКРЫТЬ созданную Вами БД.
2 Объект ЗАПРОСЫ
3 СОЗДАЙТЕ ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ, в котором на экран должен выводиться состав 151 группы. Для этого:
4 откройте вкладку ЗАПРОСЫ;
5 нажмите кнопку СОЗДАТЬ;
6 в появившемся окне выберите ПРОСТОЙ ЗАПРОС и нажмите кнопку OK;
7 в появившемся окне в ячейке ТАБЛИЦЫ/ЗАПРОСЫ выберите из раскрывающегося списка таблицу СТУДЕНТЫ;
8 перенесите все поля из окна ДОСТУПНЫЕ ПОЛЯ в окно ВЫБРАННЫЕ ПОЛЯ;
9 нажмите кнопку ДАЛЕЕ. Выводить надо все поля, поэтому еще раз нажмите кнопку ДАЛЕЕ;
10 в появившемся окне введите имя запроса ГРУППА;
11 нажмите кнопку ГОТОВО. На экране появится таблица с данными запроса. Но вам надо, чтобы при выполнении запроса спрашивался номер группы. Для реализации этого перейдите в режим конструктора;
12 в строке УСЛОВИЯ ОТБОРА для поля НОМЕР ГРУППЫ введите 151
13 СОЗДАЙТЕ ПЕРЕКРЕСТНЫЙ ЗАПРОС о среднем балле в группах по дисциплинам. Необходимо сформировать запрос, в котором были бы поля НОМЕР ГРУППЫ, НАЗВАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ и ОЦЕНКИ. Для этого:
14 На вкладке ЗАПРОСЫ нажмите кнопку СОЗДАТЬ;
15 Выберите ПРОСТОЙ ЗАПРОС и нажмите OK;
16 Выберите из таблицы СТУДЕНТЫ поле НОМЕР ГРУППЫ;
17 Выберите из таблицы ДИСЦИПЛИНЫ поле НАЗВАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ;
18 Выберите из таблицы ОЦЕНКИ поле ОЦЕНКИ;
19 Нажмите кнопку ДАЛЕЕ, затем в появившемся окне снова нажмите кнопку ДАЛЕЕ;
20 В появившемся окне введите имя запроса ДИСЦИПЛИНЫ ОЦЕНКИ ГРУППЫ;
21 Нажмите кнопку ГОТОВО;
22 сохраните запрос и закройте таблицу запроса.
23 Теперь можно создавать перекрестный запрос. Для этого:
24 На вкладке ЗАПРОСЫ нажмите кнопку СОЗДАТЬ;
25 Выберите ПЕРЕКРЕСТНЫЙ ЗАПРОС и нажмите кнопку OK;
26 Щелкните по ячейке ЗАПРОСЫ, выберите ДИСЦИПЛИНЫ ОЦЕНКИ ГРУППЫ и нажмите кнопку ДАЛЕЕ;
27 Для заголовков строк выберите поле НАЗВАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ и нажмите кнопку ДАЛЕЕ;
28 Для заголовков столбцов выберите поле НОМЕР ГРУППЫ и нажмите кнопку ДАЛЕЕ;
29 Выберите функцию AVG, т.е. среднее значение(она по умолчанию уже выделена) и нажмите кнопку ДАЛЕЕ;
30 Введите название запроса СРЕДНИЕ ОЦЕНКИ и нажмите кнопку ГОТОВО. Откроется таблица перекрестного запроса.
31 Обратите внимание на то, что Access создает еще итоговое значение средних оценок по дисциплинам;
32 Закройте таблицу запроса.
33 Создайте форму с помощью мастера формы.
34 На вкладке ЗАПРОСЫ нажать кнопку СОЗДАТЬ;
35 Выбрать ПРОСТОЙ ЗАПРОС и нажать кнопку OK;
36 Из таблицы СТУДЕНТЫ выбрать поля ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО, НОМЕР ГРУППЫ, из таблицы ДИСЦИПЛИНЫ выбрать поле НАЗВАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ, из таблицы ОЦЕНКИ выбрать поле ОЦЕНКИ и нажать ДАЛЕЕ;
37 Нажать еще раз кнопку ДАЛЕЕ;
38 Ввести название запроса СЕССИЯ и нажать кнопку ГОТОВО;
39 Закрыть запрос.
40 Для создания ИТОГОВОГО ОТЧЕТА выполните следующее:
41 На вкладке ОТЧЕТЫ нажать кнопку СОЗДАТЬ;
42 Выбрать МАСТЕР ОТЧЕТОВ, из раскрывающегося списка выбрать запрос СЕССИЯ и нажать кнопку OK;
43 Выберите все поля запроса и нажмите ДАЛЕЕ;
44 Тип представления данных нас удовлетворяет, поэтому нажмите ДАЛЕЕ;
45 Добавьте уровень группировки по номеру группы, выбрав в левом окне НОМЕР ГРУППЫ и перенеся его в правое окно;
46 Нажмите ДАЛЕЕ;
47 Нам надо вычислять средний балл, поэтому нажмите кнопку ИТОГИ;
48 Поставьте галочку в ячейке поля AVG (это функция вычисляет среднее) и нажмите OK;
49 Сортировка не требуется, т.к. данными являются название дисциплины и оценки, порядок которых не столь важен. Поэтому нажмите OK;
50 Выберите макет отчета. Рекомендуем ступенчатый, т.к. он занимает меньше места и в нем наглядно представлены данные, хотя это дело вкуса. Нажмите ДАЛЕЕ;
51 Выберите стиль отчета и нажмите ДАЛЕЕ;
52 Введите название отчета ИТОГИ СЕССИИ нажмите ГОТОВО.
Тема 6. Создание презентации в PowerPoint.
Общие требования:
1. время доклада – 10 мин, количество слайдов – 8-12, норма – 1 мин на 1 слайд, время на демонстрацию фотографии – 5-15 сек;
2. поля – не менее 1см (отсчитываются по линейке);
3. количество строк на 1 слайде – не более 12;
4. размер шрифта – не менее 16пт (4мм), стиль шрифта – одинаковый во всём документе;
5. колонтитулы: дата, ФИО, номер слайда (обязательно), на титульном листе колонтитулы не ставятся!
Обязательные слайды:
· титульный слайд (содержит название доклада (дипломной работы), ФИО и №группы докладчика (дипломника), ФИО руководителя);
· постановочный (содержит цель работы, постановку задачи, может быть на 1 или 2-х слайдах);
· содержательная часть (каждый слайд должен иметь своё название);
· заключение и выводы по работе;
· конечный слайд – «Спасибо за внимание!»
Работа с документом.
Меню «Файл» → «Создать»:
· Новая презентация.
· Мастер автосодержания (вид – «общий доклад»).
· Из шаблона оформления.
Фон слайда: Меню «Формат» → «Фон» (можно выбрать любой цвет или картинку (фотографию) из своего файла), «Оформление слайда» (выбор из шаблонов).
Расположение картинок и текста: Меню «Формат» → «Разметка слайда».
Создание нового слайда: Меню «Вставка» → «Создать слайд» или на панели инструментов.
Смена слайдов может осуществляться вручную или по времени, можно применять эффект анимации (меню «Показ слайдов» → «Смена слайдов»)