Создаваемый список должен помочь в управлении данными обо всех выполненных с начала года заказах. При этом нужно максимально автоматизировать процедуру ввода. Впоследствии представленные данные будут подвергнуты анализу с помощью мастера сводных таблиц.
3.1. Создайте структуру списка. Для этого в ячейках A1-L1 укажите следующие названия полей: Месяц, Дата, Номер заказа, Номер товара, Наименование товара, Количество, Цена за ед., Код заказчика, Название фирмы, Сумма заказа, Скидка, Уплачено.
3.2. Выделите строку с названиями полей, выберите нужные параметры шрифта, а также задайте для названий полей центрирование (для этого выполните щелчок на кнопке По центру в панели инструментов Форматирование) и разрешите перенос по словам в пределах одной ячейки (выберите команду Ячейки меню Формат и активизируйте в разделе Выравнивание появившегося на экране диалогового окна опцию Переносить по словам).
3.3. Как и в предыдущих рабочих листах, присвойте ячейкам некоторых столбцов имена. Выделите по очереди столбцы В, С, D, Е, F, G, Н, I, J, К, L и введите в поле имени имена: Дата, Заказ, Номер2, Товар2, Количество, Цена2, Код2, Фирма2, Сумма, Скидка2 и Оплата.
3.4. Сами данные в список вводить пока не будем, а только определим нужные форматы и то, какие значения в каких полях должны быть указаны. Впоследствии Вы можете вводить данные о заказах как с помощью формы данных, так и непосредственно в самом рабочем листе. В ячейках поля Месяц мы будем указывать названия месяца. Столбец В предполагается использовать для ввода даты выполнения заказов. С вводом дат повремените, а пока выделите столбец В с помощью команды Ячейки меню Формат, в открывшемся на экране одноименном диалоговом окне активизируйте раздел Число и выберите в категории Числовые форматы/Дата желаемый формат даты. Третий столбец должен содержать номер заказа.
Продумайте нумерацию заказов, учитывая необходимость последующей сортировки заказов по номеру заказа. Затем перейдите в ячейку D2. Здесь пока не следует выполнять никаких действий. Во всех ячейках четвертого столбца должен быть указан номер заказываемого товара в соответствии с нумерацией, используемой в рабочем листе Товары.
3.5. Теперь перейдем к заданию формул. В столбце Е должно быть представлено наименование товара, при этом он вставляется автоматически с помощью формулы. Для этого укажите в ячейке Е2 формулу
=ЕСЛИ ($D2=””;””; ПРОСМОТР ($D2; Номер; Товар)
Данная формула требует небольших пояснений. Функция ЕСЛИ проверяет содержимое ячейки D2. Если в ячейке D2 данные отсутствуют, то ячейка Е2 также останется незаполненной. Если же в ячейку D2 уже введен номер товара, то будет выполняться поиск номера товара в диапазоне Номер и в ячейку D2 возвратится соответствующее значение диапазона Товар. Для этого мы и используем функцию ПРОСМОТР. Вставьте приведенную формулу в ячейку E2 с помощью мастера функций, если Вы не уверены в том, что аргумент в ячейке указан верно. Обратите внимание, что для ячейки D2 задана комбинированная ссылка, при копировании формулы это приведет только к изменению номера строки.