Доставка и передача документов заинтересованным органам, участвующим в предоставлении услуги может осуществляться следующими способами:

1. Доставка курьером

2. Электронная почта и факс

3. Электронная почта, факс и доставка курьером

4. При наличии электронной цифровой подписи – в электронном виде.

Способы доставки могут быть централизованными (через оператора) или децентрализованными (каждый орган организует доставку сам).

Рис.1 Порядок сбора, доставки и передачи документов (1 вариант)

Рис.2 Порядок сбора, доставки и передачи документов (2 вариант)

V. Расчет количества специалистов («окон») в МФЦ по каждой услуге

Расчет количества специалистов («окон») в МФЦ можно разделить на несколько этапов.

Первый этап.

Прогноз потока посетителей, желающих получить определенную услугу за фиксированный период времени.

Прогноз основывается на данных статистики и отчетности работы органов государственной и муниципальной власти в Липецкой области.

Для оценки потока посетителей целесообразно использовать статистические данные за месяц, так как годовые различия спроса на услуги весьма существенны и желательно их учесть при составлении режима работы МФЦ в разные периоды года, для повышения производительности труда.

Кроме того, определенные поправки следует внести при оценке потока посетителей, ожидаемом на первом этапе работы МФЦ. Можно прогнозировать первичный всплеск интереса граждан к МФЦ вследствие реализации программы информационного сопровождения проекта создания МФЦ в Елецком муниципальном районе.

Для расчета ежедневных потоков граждан целесообразно использовать статистические данные ежемесячного потока посетителей, обращающихся за каждой услугой.

A_ij - Поток посетителей, желающих получить услугу (i) за период (j).

Второй этап.

Определение общего количества посетителей по всем услугам за фиксированный период. В первом приближении общий поток посетителей, обратившихся за услугами МФЦ, за фиксированный период представляет собой сумму частных потоков посетителей, пришедших за отдельными услугами. Дальнейшая корректировка значения общего потока посетителей произойдет по мере накопления статистики работы самого МФЦ.

SA_ij – Суммарный поток посетителей, обратившихся за услугами МФЦ, за период (j).

Третий этап

Расчет ежедневных затрат времени на работу с посетителями по предоставлению всех государственных и муниципальных услуг в МФЦ производится по формуле:

С_общ = SA_ij* В_ср, где

С_общ – ежедневные затраты времени на работу с посетителями по предоставлению всех государственных и муниципальных услуг МФЦ;

SA_ij – Суммарный поток посетителей, обратившихся за услугами МФЦ, за период (j), где j равняется одним суткам;

В_ср. – Средние временные затраты сотрудника МФЦ на совершение процедуры приема (выдачи) документов заявителю, оказанию консультационных услуг (30-40 минут).

Расчет ежедневных затрат времени на работу с посетителями по предоставлению одной отдельно взятой государственной или муниципальной услуги следует осуществить согласно формуле:

С_усл= A_ij* В_ср, где

С_усл– ежедневные затраты времени на работу с посетителями по предоставлению одной отдельно взятой государственной или муниципальной услуги;

A_ij – Поток посетителей, желающих получить услугу (i) за период (j), где j равняется одним суткам;

Четвертый этап

Определение потребности в «окнах».

Количество «окон» в МФЦ должно быть достаточным для удовлетворения спроса посетителей по всем услугам МФЦ с учетом средних временных затрат сотрудника МФЦ на совершение процедур по предоставлению услуги, осуществляемых в присутствии посетителя.

Исходя из этого

N_общ = С_общ/F, где

N_общ – общее количество «окон» МФЦ, отведенных для обслуживания посетителей по всем услугам;

С_общ – ежедневные затраты времени на работу с посетителями по предоставлению всех государственных и муниципальных услуг МФЦ;

F – время работы одного окна в сутки (восемь часов).

Расчет потребности в «окнах» для организации работы с посетителями по предоставлению одной муниципальной или государственной услуги следует производить по формуле:

N_усл = С_усл/F, где

N_усл – количество «окон» по предоставлению какой-либо одной услуги;

С_усл– ежедневные затраты времени на работу с посетителями по предоставлению одной отдельно взятой государственной или муниципальной услуги;

F – время работы одного окна в сутки (восемь часов).

Пример

Например, если за услугой в неделю обращается 200 человек, МФЦ работает пять дней в неделю по 8 часов, прием длится 30 минут, то

N_усл = (200:5)*0,5:8=2,5

VI. Определение организационной модели и организационно-правовой формы многофункционального центра (предпосылки, возможные организационно-правовые формы, их положительные характеристики и возможные отрицательные моменты)

6.1. Этапы создания многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг в Липецкой области

Опыт субъектов Российской Федерации, мировой опыт создания многофункциональных центров предоставления государственных услуг показывает, что созданию центров в любой стране предшествовало формирование специализированного государственного органа (комиссия, постоянно действующая рабочая группа), ответственного за определение основных направлений реформы в сфере предоставления государственных услуг. Данная структура формируется из представителей государственных учреждений и ведомств, предоставляющих основные виды услуг населению. Как правило, на стадии становления в состав данной структуры входят представители органов исполнительной власти, оказывающие наиболее значимые социальные услуги, представители местных органов власти.

Основной задачей подобных структур является выработка рекомендаций по повышению качества государственных услуг через создание центров обслуживания населения по принципу "одного окна". Созданная структура разрабатывает общие подходы к формированию центров обслуживания населения, включая, ведомственную подчиненность центра(ов) (центральному или местному органу управления), их организационную структуру, юридический статус, набор услуг и каналы их предоставления, механизмы взаимодействия между создаваемым центром и соответствующими государственными органами и ведомствами, источники и механизмы финансирования, механизмы мониторинга и контроля работы центра(ов), кадровое обеспечение, разработку концепции и пилотного проекта по созданию центра(ов). К данной работе активно привлекается экспертный и аналитический потенциал научно-исследовательских организаций и опыт частного сектора.

Опыт показывает, что центры могут инициироваться на центральном уровне государственного управления, но при этом их непосредственное создание чаще всего осуществлялось местными органами власти и местными органами самоуправления.

Следует отметить, что предпосылками для создания многофункциональных центров являются:

· внедрение в государственных органах исполнительной власти, органах местного самоуправления элементов электронного правительства;

· существование реестров государственных услуг;

· разработка и законодательное закрепление административных регламентов и стандартов предоставления услуг населению.

Организация деятельности МФЦ включает в себя следующие этапы:

Этап 1. Подготовительный;

Этап 2. Создание центра;

Этап 3. Оценка деятельности центра.

Этап 1. Подготовительный.

Созданию многофункционального центра предшествует обширная подготовительная работа. Продолжительность данного этапа составляет 3-5 месяцев. На данном этапе необходимо провести следующие основные работы:

· Определение перечня услуг, которые будут предоставляться на базе МФЦ;

· Выявление ожиданий и потребностей потребителей услуг;

· Оценка средств предоставления и технических требований к процессу оказания услуг (сотрудники, компьютерное обеспечение, сеть взаимодействия с головными организациями, базы данных);

· Разработка регламентов и соглашений по порядку взаимодействия МФЦ с головными организациями, разработка административных регламентов предоставления услуг;

· Выбор места расположения центра;

· Определение источников финансирования.

Этап 2. Создание МФЦ.

Данный этап является основным в процессе создания МФЦ, его продолжительность составляет 5-8 месяцев. Этот этап предполагает следующие виды работ:

· Утверждение организационной структуры МФЦ, включая набор предоставляемых услуг;

· Формирование МФЦ;

· Закупка оборудования (компьютеры, программное обеспечение, мебель, копировальная техника, средства связи и т.п.)

· Адаптация программного обеспечения к конкретным потребностям;