Правила оформления реквизитов служебных документов, обеспечивающих юридическую силу заключение (стр. 3 из 5)

4. По стадиям создания: документы принято делить на оригиналы (подлинники) и копии.

Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа[15]. Если оригинал (подлинник) составлен по определенной форме и подписан соответствующими должностными лицами, то его называют подлинником. Оригиналы, или подлинники, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными. При этом каждый из экземпляров имеет одинаковую юридическую силу. Примером могут служить договоры, заключаемые несколькими сторонами.

Копия – это документ полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы[16].

Различают несколько видов копий. Наиболее распространенными являются выписки - копии, воспроизводящие часть текста документа, и отпуски - полные копии отосланных документов, подшиваемые в дела учреждения-отправителя. Как правило, отпуск создается одновременно с подлинным документом. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Правильность отпуска удостоверяется пометкой "верно" и подписью лица, ответственного за делопроизводство.

Особый вид копий представляет собой дубликат, имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником[17]. Обычно дубликат выдается в случаях утери владельцем подлинного документа (паспорта, удостоверения и т.д.).

Таким образом, понятие "служебный документ" охватывает многие формы управленческой деятельности, которые выражаются с помощью соответствующих документов. Юридическое значение документов чрезвычайно важно для управленческой деятельности, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Глава 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ

СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Документообразующие признаки

Любой документ обладает определённым набором признаков, непосредственно связанных с его основными функциями и свойствами (рис. 1).

Наименование вида документа

Датирование

Удостоверение

Рис. 1. Документообразующие признаки

Прежде всего, информация фиксируется кем-либо на материальном носителе с определённой целью, т.е. документированная информация всегда имеет автора. Автор документа - это “физическое или юридическое лицо, создавшее документ”[18]. Авторство является важнейшим признаком документа.

Авторами служебных документов, начиная с 19 века, стали считать учреждения, организации, предприятия, поскольку должностные лица, которые подписывают служебные документы, выступают лишь представителями этих учреждений. Вместе с тем авторами документов могут быть и отдельные лица. Авторы могут быть индивидуальные и коллективные (если на документе более одной подписи). Авторство может соответствовать подписи, если автор объявляет себя; может быть анонимным (если автор скрывает своё имя) или псевдонимным (если автор скрывает своё имя под другим, вымышленным именем).

Важным документообразующим признаком является наименование вида документа (приказ, справка, заявление и т.п.). Оно позволяет получить первое самое общее представление о документе, его юридической значимости.

К числу важнейших признаков документированной информации относится датирование документа. Дата – это время создания документа. Однако информация об этом может быть зафиксирована по-разному. Отсюда даты различают:

	- точные (время создания документа указывается точно);
	- приближённые (время создания документа определяется на основе анализа его содержания, авторства, упоминающихся в нём событий и т.п.);
	- вероятные (время создания устанавливается путём сопоставления отдельных документов или даже их комплексов, анализа внешних признаков документа и т.д.)[19].

Дата создания документа необходима для правовой оценки, содержащейся в нём информации, а также для оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выражением в документе воли органа управления. Если в документе хотя бы на один день смещена дата, то “фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные”[20].

Достоверность документированной информации подтверждается удостоверением документа, т.е. подписью, печатью, грифом утверждения.

В совокупности рассмотренные документообразующие признаки придают документу необходимую юридическую силу. Иначе говоря, несоблюдение условий, правил документирования может иметь соответствующие правовые последствия. Вместе с тем следует заметить, что юридическая сила документа зависит также от соблюдения и ряда других условий. Прежде всего, она базируется на действующем законодательстве, которое придаёт бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нём свои действия. Кроме того, юридическая сила документа зависит от функций, прав, обязанностей, т.е. от компетенции органа управления или должностного лица. Документ, выданный некомпетентным, не уполномоченным на то лицом либо оформленный без предварительного согласия, не будет считаться законным.

Таким образом, юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

2.2. Правила оформления реквизитов служебных документов, обеспечивающих юридическую силу

Реквизитами, обеспечивающими юридическую силу служебных документов, являются:

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- гриф утверждения документа.

Наименование организации – автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (учредительным договором, уставом или положением). Наименование организации должно включать:

- сокращенное, а при его отсутствии – полное, наименование вышестоящей организации, если она имеется;

- указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное унитарное предприятие и т.д.);

- собственное индивидуальное название организации;

- сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного;

- наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации, если оно является автором документа[21].

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне.

Если организация расположена на территории субъекта Федерации, имеющего наряду с русским языком второй государственный язык – национальный (якутский, чувашский, татарский и др.), все реквизиты бланка указываются на двух языках, при этом реквизиты на русском языке оформляются угловым способом слева, а реквизиты на национальном языке – справа.

Организации, осуществляющие переписку с зарубежными партнерами, используют бланки на двух языках – русском и одном из иностранных, соответственно, все реквизиты бланка воспроизводятся на двух языках. Наименование организации на одном из иностранных языков должно быть закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Реквизит “Справочные данные об организации” используется в бланках писем. Он включают: почтовый адрес; номера телефонов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации, например, номер факса, телекса, счета в банке, адрес электронной почты и др.

Почтовый адрес организации в справочных данных указывается в соответствии с "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, то есть в следующей последовательности:

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

- название района;

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс[22].

Под реквизитом "Справочные данные об организации" указываются: код организации по ОКПО, основной государственный регистрационный номер (ОГРН); идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);