Реквизит "Наименование вида документа" присутствует в бланках конкретного вида документов. Наименование вида документа указывается в соответствии со сложившимися в системе делопроизводства традициями. Для закрепления видов и разновидностей документов разрабатывают Табели форм документов, применяемых в организации. Нельзя использовать в качестве названия вида документа слова "мероприятия", "информация", "порядок" и др. Документы должны называться: план, справка, докладная записка, инструкция и т.п.
В служебной переписке наименование вида и разновидности письма указывать не принято.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты:
- цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год: 05.02.2004;
- словесно-цифровым способом: 05 февраля 2004 г.[23]
Стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности – год, месяц, число: 2004.02.05, что соответствует международному стандарту на оформление дат.
Датой документа может быть дата:
- подписания документа (в приказах, распоряжениях, указаниях, справках, докладных записках, письмах, договорах и др.);
- утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных расписаниях, регламентах и др.);
- события (в протоколах и актах).
Нужно также иметь в виду при работе с документами, что датируются многие служебные отметки на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Дата и регистрационный номер документа могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора.
Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу[24]. Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой документа.
Документы проходят процедуру утверждения для придания им юридической силы. Утверждаются организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания), планы, отчеты, некоторые виды актов и протоколов. Перечень утверждаемых документов в каждой организации должен быть определен в Инструкции по делопроизводству.
Документ может утверждаться непосредственно руководителем (несколькими руководителями), распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Таким образом, для придания юридической силы служебному документу, необходимо правильно оформить реквизиты, обеспечивающие ее. При этом, реквизитами, обеспечивающими юридическую силу служебных документов являются наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, гриф утверждения документа.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Понятие "служебный документ" охватывает многие формы управленческой деятельности, которые выражаются с помощью соответствующих документов.
Юридическое значение документов чрезвычайно важно для управленческой деятельности, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.
Документы учреждений, организаций и предприятий принято различать:
1. По количеству отраженных в тексте вопросов: документы простые и сложные.
2. По форме:
- документы индивидуальные, создаваемые по произвольной форме;
- документы типовые, представляющие собой текст-образец;
- трафаретные.
3. По средствам фиксации:
- документы рукописно-печатные;
- графические;
- звуковые.
4. По стадиям создания документы принято делить на оригиналы (подлинники) и копии.
Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа. Оригиналы, или подлинники, составленные в нескольких экземплярах, имеют одинаковую юридическую силу.
Копия – это документ полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Особый вид копий представляет собой дубликат, имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Таким образом, для придания юридической силы служебному документу, необходимо правильно оформить реквизиты, обеспечивающие ее: наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, гриф утверждения документа.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. ИСТОЧНИКИ
1.1. Конституция РФ, принятая всенародным голосованием 12.12.1993г. (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008г. № 6 – ФКЗ, № 7 - ФКЗ) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2009. - № 4. – Ст. 445.
1.2. Гражданский кодекс Российской Федерации: Части первая, вторая и третья. - М.: Юрайт - М, 2010. - 563 с.
1.3. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009г. № 477 // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2009. - № 5. - Ст. 3060.
1.4. Правила оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2005. - № 17. - Ст. 1556.
1.5. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988г. № 33. - М.: Главархив СССР, 1991. - 76с.
1.6. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд – во стандартов, 2004. – 20 с.
1.7. ГОСТ Р 51141 - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд - во стандартов, 1998. – 8 с.
1.8. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. - М., 1995.
1.9. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Утв. Росархивом 06.10.2000 в ред. от 27.10.2003. – М.: Росархив, 2004. – 110 с.
2. ЛИТЕРАТУРА
2.1. Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие / В.И.Андреева. - М.: ЗАО Интел - Синтез, 2006. - 184 с.
2.2. Басаков М.И. Делопроизводство: Учебное пособие. – 3-е изд., перераб. и доп. / М.И.Басаков, О.И.Замыцкова. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 384с.
2.3. Басаков М.И. Справочник секретаря-референта: практическое пособие. – изд. 5-е, перераб. и доп. / М.И.Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2008. – 407с.
2.4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 4-е изд. / М.В.Кирсанова. - Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. – 312с.
2.5. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие.-2-е изд., перераб. и доп. / И.Н.Кузнецов. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006 - 520 с.
2.6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М.: Юрайт-Издат, 2010. – 396 с.
2.7. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / А. В. Пшенко. – М.: Академия, 2006. – 176 с.
2.8. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – СПб.: Питер, 2007. – 372.
2.9. Румынина Л.А. Делопроизводство. - М.: Юнити-Дана, 2009. – 264 с.
2.10. Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. – М.: Омега-Л, 2007. – 296с.
2.11. Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие / О.П.Сологуб. – М.: Омега-Л, 2007. – 455с.
2.12. Сотов П.В. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы / П.В.Сотов, А.Н.Тихомиров. - М.: Проспект, 2008. - 80 с.
2.13. Спивак В.А. Делопроизводство / В.А.Спивак. - СПб.: Герда, 2007. – 113с.
2.14. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство к составлению / М.В.Стенюков. – М.: ПРИОР, 2007. – 271с.
2.15. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству / М. В. Стенюков. – М.: Приор, 2007. – 176с.
[1] Конституция РФ, принятая всенародным голосованием 12.12.1993г. (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008г. № 6 – ФКЗ, № 7 - ФКЗ) // СЗ РФ. 2009. № 4. Ст. 445.
[2] Гражданский кодекс Российской Федерации: Части первая, вторая и третья. - М.: Юрайт - М, 2010. - 563 с.
1 ГОСТ Р 6.30 - 2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М., 2003.
2ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.
3 ГОСТ 6.10.1-88 «Унифицированные системы документации (УСД). М., 1988..
[6] Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 г. № 28-ст. М., 2007.
[7] Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 4-е изд. / М.В.Кирсанова. - Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. С. 21.
[8] Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству. – СПб.: Питер, 2007. С. 108.
[9] Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие / В.И.Андреева. - М.: ЗАО Интел - Синтез, 2006. С. 68.
[10] Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. – М.: Омега-Л, 2007. С. 101.