В Украине официальная статистическая отчетность об использовании трудовых ресурсов состоит из таких отчетов: «Отчет о труде» (годовой и ежемесячные); «Отчет об основных показателях деятельности предприятия» (годовой); «Отчет об использовании рабочего времени» (ежеквартальный); ежемесячный «Отчет о состоянии задолженности по заработной плате»; годовой отчет «Численность отдельных категорий работников и подготовка кадров»; «Отчет о состоянии условий труда, льготы и компенсации, за работу в неблагоприятных условиях».
Информационная база для этого раздела анализа основывается также на материалах первичного учета (табелях, переменных рапортах, рабочих нарядах, сведениях, лицевых счетах, и тому подобное), разовых обследований, опросов, и тому подобное, большинство из которых является документами управленческого учета. Готовят их соответствующие функциональные службы и подразделы предприятия: отделы труда и заработной платы, кадров, планово-экономический, бухгалтерия, а также цеха и участки. Начинать анализ очерченного круга вопросов целесообразно с характеристики динамики численности работников на предприятии (с о обязательным выделением численности работников основной деятельности) за последние 2—3 года. Такой анализ дает возможность оценить, насколько предприятие соответствует рыночным условиям ведения хозяйства, насколько успешно оно выдерживает конкурентную борьбу на рынке своей продукции и на рынке трудовых ресурсов. Простое сравнение численности работников предприятия за несколько лет полного ответа на эти вопросы не дает, хоть оно имеет определено аналитическое значение [20].
Численность персонала определяется характером, масштабами, сложностью, трудоемкостью производственных процессов, степенью их механизации, автоматизации, компьютеризации, уровнем организации труда и тому подобное. Эти факторы обусловливают нормативную или плановую численность персонала. Численность сотрудников, которые работают на предприятии на данный момент времени, называется учетной, или фактической. В реальных условиях ведения хозяйства учетная численность может существенно отличаться от нормативной.
На современном этапе скрытая безработица означает значительное превышение учетной численности над нормативной (рассчитанной на реальный объемы производства), что хотя кое-как и смягчает социальные проблемы, однако усложняет ведение хозяйства. В условиях дефицита кадров (как это наблюдалось в 80-х годах), напротив, учетная численность нередко была значительно меньше нормативной, что приводило прежде всего к недоиспользованию производственных мощностей. Следовательно, нужно постоянно контролировать соотношение этих двух показателей численности персонала как в абсолютном, так и в относительном, выражении, не допускать их значительного расхождения. В учетный состав входят все категории постоянных, сезонных и временных работников предприятия, принятых на работу на пять дней и больше (а по основной деятельности предприятия - на один день и больше) начиная с дня их зачисления. В списки включаются как фактически работающие на данную дату работники, так и те, что отсутствуют на работе по различным причинам. Освобожденные от работы работники не входят в списки, начиная со дня их освобождения. Не входят в учетную численность и принадлежат к работникам не учетного состава внешние совместители, лица, привлеченные для разовых и специальных работ, те, которые работают на основании договоров гражданско-правового характера, а также направленные на учебу с отрывом от производства но др.
Учетная численность персонала ежедневно учитывается в табельных записях, где отмечаются и присутствующие на работе, и отсутствующие по различным причинам работники. Таким образом, учетная численность является суммой выходов и невыходов на работу работников предприятия в конкретный день [17].
В реальной жизни персонал и его количественные и качественные показатели не являются постоянными величинами. Постоянно происходит движение персонала, связанное с набором новых и освобождением прежних работников, а также с перемещениями внутри предприятия. Процесс обновления коллектива в результате движения персонала называется оборотностью кадров. Выбытие обусловливается разнообразными как объективными (сокращение производства, достижение пенсионного возраста, призыв на военную службу, вступление в учебное заведение), так и субъективными причинами (переход на работу, которая лучше удовлетворяет потребности работника; личные или семейные обстоятельства).
Мобильность – это способность и готовность работников к профессиональным и территориальных перемещений. Профессиональная мобильность предусматривает готовность работника в случае необходимости изменить место работы и даже освоить новую для себя профессию. На уровне предприятия различаем внутреннюю и внешнюю мобильность. Внутренняя мобильность характеризуется движением персонала внутри предприятия (ротацией кадров, внутренним набором на руководящие должности, взаимозаменяемостью работников в трудовом процессе и тому подобное) и является позитивным процессом, поскольку облегчает приспособление предприятия к переменным условиям рыночной конкуренции [42].
Внешняя мобильность означает движение персонала между данным предприятием и внешним рынком труда. В известной мере она необходима и позитивна, поскольку обеспечивает пополнение организации новыми работниками с прогрессивными идеями и новейшими знаниями, а также трудоустройство работников, которые порывают трудовые связи с данным предприятием. Однако слишком высокая внешняя мобильность (что выражается показателями оборота и текучести кадров) почти наверняка является результатом просчетов в кадровой работе предприятия и наносит ему убытки. Предприятие, стремясь к наивысшей производительности труда, заинтересованно в стабильном коллективе и поэтому принимает из экономических соображений меры относительно ограничения числа нежелательных освобождений. Доказано, что в мобильном коллективе меньше предпосылок эффективного труда, чем в стабильном, поскольку отсутствуют общие нормы поведения, не сформированная система взаимных обязанностей и требований, размыта неформальная структура. Реакция такого коллектива на управленческое влияние плохо прогнозируется, следовательно, управление им усложняется. Высокая текучесть кадров снижает эффективность расходов на учебу работников, потому что в случае их освобождения эффект от учебы возникает или вне предприятия, которое вложило в учебу средства, или вообще не возникают, если освобождение связано с изменением профессии. В то же время нельзя рассматривать проблемы, связанные с изменением места работы, только в негативном плане. Да, изменение места работы может способствовать повышению эффективности труда, если новая работа в большей степени отвечает интересам и способностям работника. Кроме того, изменение содержания труда снижает ее монотонность, а изменения в составе трудового коллектива могут улучшить социально-психологический климат [23].
Перейдем к абсолютным показателям, которыми является:
- оборот по принятии;
- оборот по освобождению;
- численность работников, которые изменились;
- численность работников, которые проработали весь период.
Они отображают движение персонала в абсолютном выражении, то есть количество работников, которые испытали внешние профессиональные перемещения. Оборот по принятию – это общая численность работников, зачтенных на работу на предприятие за определенный период. Оборот по освобождению – это общая численность работников, которые освободились от работы на данном предприятии за определенный период, сгруппирована по причинам освобождения [32].
При решении заданий управления движением персонала в первую очередь стоит иметь в виду, что интенсивность и направленность этого движения в основном определяются текучестью кадров, которые являются наименее предсказуемой и тяжелее всего регулируемой частью общего потока перемещений работников. Численность работников, которая изменилась – это меньшая величина от численности принятых и освобожденных. То есть, если за определенный период освободилось работников больше, чем было принято, то численность работников равняется численности принятых работников, и наоборот. Численность работников, что проработали весь период, - это разница между учетной численностью на начало периода и количеством освобожденных из числа тех, которые работали на начало периода. Этот показатель характеризует постоянство коллектива за определенный период.
Абсолютные показатели движения персонала простые, наглядные и необходимые в экономической работе с кадрами. Однако они дают определенную информацию лишь в сравнении с соответствующими показателями предыдущих периодов или аналогичных предприятий, а также в соотношении с общим количеством персонала организации. Мы не можем оценить абсолютный показатель текучести кадров, например, 100 лиц, пока не будем знать, каким он был в предыдущем периоде, какой он на аналогичных предприятиях, какую часть он составляет в среднеучетной численности работников. То есть абсолютные показатели сами по себе не содержат аналитическую информацию и имеют значение прежде всего для сравнения и для расчета относительных показателей [40].
Относительные показатели движения характеризуют часть работников, которые испытали внешние профессиональные перемещений, в общем количестве персонала предприятия (процент, коэффициенты) и содержат важную аналитическую информацию. Движение персонала характеризуется такими относительными показателями: Уровень текучести кадров (ПК) оценивается соотношением численности работников, которые уволились по собственному желанию или по инициативе администрации при нарушении трудовой дисциплины (Чзв), и среднеучетной численности работников (Чсо), в процентах. Нормальным считается уровень текучести кадров до 5% за год. В больших организациях такое соотношение может быть определено для предприятия в целом и для отдельных категорий работников или отдельных подразделов: