Наиболее популярными способами воздействия на дебиторов с целью погашения задолженности являются направление писем, телефонные звонки, персональные визиты, продажа задолженности специальным организациям.
Управление дебиторской задолженностью подразумевает также обязательное проведение сравнительного анализа ее величины с объемом кредиторской задолженности. Для финансового положения компании очень важно, чтобы дебиторская задолженность не превышала кредиторскую.
Управление дебиторской задолженностью заключается также в создании резервов по сомнительным долгам и анализе фактических потерь, связанных с непогашением дебиторской задолженности.
Предприятие может уменьшить дефицит денежных средств путем продажи неиспользуемых основных средств или сдачи их в аренду. Компания обладает большим количеством постоянных активов, многие из которых не используются при осуществлении операционной деятельности. Продажа непрофильных основных средств позволит компании увеличить, хотя и разово, приток наличности. В тоже время, у предприятия не будет необходимости нести дополнительные расходы, связанные с этим имуществом. Как показал анализ ликвидности, на данном предприятии отсутствуют в явном виде средства на финансирование прироста оборотного капитала. В то же время у компании имеется резерв связанных денежных средств в виде дебиторской задолженности.
АО Информационное агентство «Сибирское информационное бюро» получило информацию о том, что один из ее дебиторов, задолженность которого составляет 197 тыс.руб., в установленном порядке признан банкротом. Таким образом, организация должна уменьшить сумму своей дебиторской задолженности на сумму 197 тыс.руб. Положительны моментом здесь является то, что в результате уменьшения дебиторской задолженности возрастет ее оборачиваемость.
Зеркальным отражением работы с дебиторскими счетами является работа с кредиторскими счетами, по которым следует своевременно и в необходимом размере осуществлять денежные выплаты другим предприятиям. Необходимость управления кредиторской задолженностью следует из того, что умелое использование временно привлеченных средств способствует максимизации прибыли от деятельности организации.
Управление кредиторской задолженностью предполагает:
- правильный выбор формы задолженности (банковская или коммерческая) с целью минимизации процентных выплат и затрат на приобретение материальных ценностей;
- установление наиболее удобной формы банковского кредита и его срока;
- недопущение образования просроченной задолженности, связанной с дополнительными затратами (штрафные санкции, пени).
Для эффективного управления кредиторскими долгами полезно проводить их анализ по временным диапазонам.
В последнее время многие крупные отечественные организации в рамках системы внутреннего контроля создают систему управления дебиторской и кредиторской задолженностью.
Для создания системы управления дебиторской и кредиторской задолженностью на предприятии необходимо следующее:
- Наличие у бухгалтеров, юристов, внутренних аудиторов и финансовых менеджеров, занимающихся обслуживанием системы управления дебиторской и кредиторской задолженностью, специальной профессиональной подготовки и навыков в области экономики, налогов и управления финансами. Наличие таких качеств предполагает, в частности, бдительность, скрупулезное и грамотное ведение записей по "сомнительным" счетам, по которым дебиторская задолженность распределяется в зависимости от того, насколько просрочена ее выплата.
- Разработка такой формы контракта с покупателями, в которой должны быть предусмотрены существенные условия, определяющие его исполнение, включая порядок взаиморасчетов. Хотя в настоящее время (в условиях неплатежей) предпочтение отдается предоплате, наиболее формализованными могут быть расчеты при помощи различных видов аккредитива, простого и переводного векселя и т.д.
- Оценка кредитоспособности партнера на основе аккумулирования и анализа кредитной информации из различных внутренних и внешних источников, а также собственного опыта общения с покупателями и информации кредитного учреждения потенциального партнера по бизнесу.
- Оптимальная организация процесса реализации продукции (работ, услуг), включая установление наиболее благоприятного периода расчетов с организациями-контрагентами.
- Установление предельной суммы возможных сделок на основе минимизации количества сомнительных долгов и максимизации прибыли.
- Получение долгов с покупателей и своевременное проведение взаиморасчетов в погашение собственной кредиторской задолженности.
- Своевременная инвентаризация расчетов и обязательств с последующей выверкой взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами.
- Получение необходимой информации о партнере из официально публикуемой финансовой отчетности.
- Прогнозная оценка уровня финансовой устойчивости партнера.
- Широкое использование скидок при досрочной оплате покупателем товаров (работ, услуг).
Эффективное управление предприятием невозможно без оперативного контроля дебиторской и кредиторской задолженности. Несвоевременность получения данных по задолженности может привести к тому, что предприятие либо останется без необходимых оборотных средств, либо не сможет правильно запланировать объем денежных средств для предстоящих выплат. Подобных проблем можно избежать, если оперативно получать данные о реальной дебиторской и кредиторской задолженности.
Привлечение дополнительных долгосрочных источников финансирования положительно сказывается на повышении ликвидности и финансовой устойчивости предприятия. Направление чистой прибыли на развитие предприятия, а также пополнение уставного капитала за счет дополнительных вкладов собственников поможет увеличить собственные средства компании, что также повысит ее ликвидность
Необходимо иметь прозрачную, информативную картину, где бы можно было в любой момент увидеть операции по каждому виду продукта, подразделению, причем в разрезе, нужном менеджеру каждого уровня. То есть наряду с бухгалтерским учетом необходим грамотно налаженный управленческий учет.
Для повышения прибыльности и доходности фирмы необходимо:
1. Правильно выбрать клиента. Клиентура определяет все. Причем вовсе не факт, что постоянные клиенты, будут приносить фирме наибольшую прибыль. Практика показывает, что наиболее выгодны новые клиенты. Действительно, постоянные клиенты - величина «константная». Они приносят фирме прибыль, хоть и не колоссальную, но вполне стабильную. Такой клиент вселяет уверенность в завтрашнем дне. Тем не менее, существует опасность в том, что каждый постоянный клиент рано или поздно начинает требовать особого статуса и особого отношения. Таким образом, различные скидки и льготы существенно сокращают доходность.
2. Использовать маркетинг. Фирма долго не протянет, если нет эффективной маркетинговой стратегии. Потому что нужно уметь вовремя предложить клиенту свои услуги.
3. Создать особую атмосферу. Главное - подобрать команду партнеров и единомышленников, которые живут работой, которым нравится то, что они делают, и все помогают друг другу. Если этого нет - фирма обречена. Очень важно стараться строить с клиентом отношения «на шаг ближе», чтобы это было нечто большее, чем просто формальное общение сторон по договору. Важно создать особую атмосферу для каждого клиента. Он должен ощущать заботу и искреннее отношение. Видеть, что услуги, предоставленные ему, соответствуют западному уровню.
Кроме того, приняв во внимание выявленные в ходе анализа негативные явления, можно дать некоторые рекомендации по улучшению и оздоровлению предприятия:
- принять меры по снижению дебиторской задолженности;
- необходимо повышать оборачиваемость оборотных средств;
- обратить внимание на рентабельность продукции и услуг, их конкурентоспособность;
- совершенствовать кадровую политику;
- продумывать и тщательно планировать политику ценообразования;
- активно заниматься планированием и прогнозированием управления финансов на предприятии.
Многие консультанты и менеджеры отмечают тот факт, что людей на предприятии зачастую гораздо больше, чем нужно, они недозагружены. Проще всего было бы сократить часть персонала, но это не всегда самый правильный путь. Можно попробовать изменить распределение работы и, соответственно, заработную плату.
Одним из эффективных инструментов построения новой корпоративной структуры компании является постановка и внедрение продуманной системы внутренней документации в компании. В эту систему входят как документы, оформляющие внешние отношения с клиентами и партнерами компании – база договоров, коммерческих предложений, бланков и т.д., так и документы, регулирующие внутренние отношения компании и ее сотрудников.
Как показывает практика, при разумном подходе к постановке кадровой документации можно эффективно решить сразу несколько параллельных задач. Во–первых, таким способом можно формализовать бизнес процедуры, существующие в компании. Во–вторых, это чрезвычайно простой и удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально новую корпоративную структуру, единые принципы корпоративной культуры и корпоративного стиля, соответствующую динамике развития компании. В–третьих, введение кадровых документов позволяет добиться легального «баланса интересов» компании и ее сотрудников. Наконец, в-четвертых, меры по постановке кадрового документооборота являются весьма результативной профилактикой рисков, связанных с проверками государственных контрольно–надзорных органов и сильным шагом на пути формирования имиджа публичной, цивилизованной компании.