· обоснование структуры работы.
Разделы курсовой работы могут содержать характеристику объекта исследования (учреждения, организации, ее структурного подразделения); описание проблемы (например, документационного обеспечения управления в определенной организации и при определенных условиях); анализ организационных или технологических особенностей документирования (или работы с документами); историю развития вопроса или проблемы. Количество разделов определяется студентом самостоятельно или по согласованию с преподавателем исходя из задач курсовой работы и собранного материала.
В конце каждого раздела студентом формулируются выводы по изложенному материалу.
Заключение обычно включает общие выводы по теме работы, их соответствие поставленным целям и задачам; возможно включение в эту часть работы изложения перспективы дальнейшей работы студента над темой (например, при подготовке дипломной работы).
Список использованных источников и литературы показывает знакомство автора с источниками и литературой по выбранной теме.
Список формируется по разделам “Источники” (он может подразделятся на два подраздела - "Опубликованные источники" и "Неопубликованные источники") и “Литература”. В список источников включают федеральные законодательные и нормативные правовые акты, нормативно-методические и нормативно-технические документы, методические указания межотраслевого действия, а также правила, регламенты, инструкции и др. Систематизация источников обычно проводится по группам (законы, постановления, инструкции и др.), которые определяются исходя из значимости источника, а внутри выбранных групп по хронологии. В список источников не включаются отмененные правовые, нормативные и нормативно-методические документы (за исключением случаев, когда курсовая работа написана на тему, связанную с историей делопроизводства, документирования, развития отдельных направлений ДОУ). По каждому отдельному изданию, включенному в список источников приводятся их выходные данные. При этом федеральные законы, законы субъектов федерации, правовые и нормативные акты должны содержать сведения об источнике официального опубликования.
В список неопубликованных источников включают устав, положение об организации (его структурном подразделении), должностные и ведомственные инструкции, регламенты и др. документы текущего делопроизводства.
В списке литературы названия монографий, статей, рецензий, учебных пособий, авторефератов располагают в алфавитном порядке первой буквы фамилии автора. При включении в список статьи из журнала или сборника необходимо указать название журнала, год, номер и страницы.
Приложения являются иллюстративным материалом к курсовой работе. Они могут включать образцы документов, примеры их оформления, графики и схемы, диаграммы, таблицы и т.п. Размещают приложения в порядке упоминания о них в тексте. Каждое приложение начинается с нового листа и нумеруется. В правом верхнем углу пишется слово “Приложение 1” и указывается его название. В тексте делаются соответствующие ссылки.
При подготовке курсовой работы на темы, связанные с документированием в приложения возможно включать примеры оформления различных видов документов.
1.2. Оформление курсовой работы
Текст курсовой работы может быть подготовлен рукописным или машинописным (компьютерным) способом. Объем курсовой работы 25-30 страниц текста (при наборе через 1,5 интервала и размере шрифта 12-13. Приложения в общий объем курсовой работы не входят.
Работа пишется на одной стороне стандартного листа бумаги формата А4 (210х197мм).
Размеры полей: левое - не менее 35мм, правое - не менее 10мм, верхнее не менее 15мм, нижнее не менее 20мм.
Страницы курсовой работы нумеруются арабскими цифрами на верхнем поле листа, без кавычек, дефисов и других знаков препинания. Титульный лист и оглавление не нумеруют, но включают в общий объем курсовой работы.
Наименования разделов и подразделов в тексте курсовой работы должны соответствовать их наименованиям в оглавлении. Разделы нумеруются арабскими цифрами (без слов “глава”, “раздел”). Нумерация подразделов состоит из номера раздела и номера подраздела разделенными точкой. Например:
1. Организация документооборота
1.1 Основные принципы организации документооборота
1.2 Количественные и качественные характеристики документооборота
Научно-справочный аппарат курсовой работы включает список источников и литературы и подстрочные ссылки. Подстрочные ссылки используются во всех случаях цитирования в тексте курсовой работы документов, произведений авторов монографий, статей, учебников, учебных пособий, а также при цитировании стандартных определений терминов и понятий. Все приводимые в курсовой работе факты, цифры, даты, конкретные данные должны быть подтверждены подстрочными ссылками.
Ссылки нумеруют в пределах одной страницы арабскими цифрами, текст ссылки размещают под последней строкой текста. Допускается нумерация ссылок в пределах раздела, в этом случае ссылки размещаются на последней странице раздела в порядке нумерации. Текст каждой ссылки печатают через один межстрочный интервал. Между двумя ссылками оставляют два межстрочных интервала.
Оформление ссылок должно соответствовать ГОСТ 7.1-84 ”Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления”.
Курсовая работа сдается на кафедру в одном экземпляре, регистрируется лаборантом. Курсовая работа должна быть сброшюрована (переплетена или прошита).
Примеры оформления ссылок:
1.В ссылках на законы, указы, постановления органов государственной власти и управления указывают вид документа (закон, указ), дату, номер, название, название издания, год, номер издания, номер статьи.
Например:
Федеральный закон от 25 января 1995 года № 119-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации” // Собрание законодательства Российской Федерации. 1995. № 8. Ст. 609.
Или
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21 марта 1994 года № 358-р "Об обеспечении сохранности документов по личному составу" // Собрание актов Президента и правительства РФ. 1994. № 13. Ст. 42.
2. В ссылках на литературу указывают фамилию и инициалы автора (авторов), название работы, место издания, издательство, год издания, номера страниц. Например:
Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. М.: «Интел- синтез АПР». 2005.
3.В ссылках на статьи, опубликованные в сборниках указывают фамилию и инициалы автора (авторов), название работы, название сборника, место издания, год издания, издательство, номера страниц. Например:
Ларин М.В. Информационный менеджмент и управление документацией. // Документ в административных структурах. Тезисы докладов и выступлений на международной конференции “Документ в административных структурах” 27-28 октября 1994г. М.: ВНИИДАД. 1995. с.21-23.
4. В ссылках на статьи опубликованные в журналах, сборниках, газетах указывают фамилию и инициалы автора (авторов), название статьи, название журнала (сборника), год издания, номер, номера страниц. Например:
Усманова И.В., Вишнякова И.Н. Автоматизация подготовки документов на рабочем месте специалиста. // Делопроизводство. 2005. № 3. с.53-63.
5. В ссылке на государственные стандарты указывают номер стандарта, его название, место издания, издательство, год издания, номера страниц. Например:
ГОСТ 7.1-84 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления. - М. : Изд-во стандартов, 1987, с.25.
6. В повторных ссылках на одну и ту же работу указывают фамилию и инициалы автора и слова “Указ. соч. с. 23.”
Приложение 1
Образец оформления титульного листа курсовой работы
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
Российский государственный гуманитарный университет
Историко-архивный институт
Факультет документоведения
Кафедра документоведения
Николаева Татьяна Васильевна
Направления совершенствования документооборота организации в условиях внедрения современных компьютерных технологий обработки документов
Курсовая работа студентки третьего курса дневного отделения
Научный руководитель
к.и.н., доцент
Вялова Л.М.
Москва 2006
Приложение 2
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ………………………………...……………………………………3
ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА……………………9
1.1. Правила организации документооборота………….........................9
1.2. Факторы роста документооборота…............................................13
1.3.Регламентация документооборота в организации…………………17
СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА...............................................21
2.1.Характеристика современных типовых программ электронного документооборота.......................................................................................21
2.2. Мероприятия по переходу от бумажного к электронному документообороту…………………………………….……………………27
2.3. Роль службы ДОУ в организации электронного документооборота......................................................................................30
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………..32
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРА-
ТУРЫ……………………………………………………………………….34
ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………….……………36