| № п\п | Ф.И.О. | Год рождения | Занимаемая должность | Подразделение | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1. | Сергеев Петр Валентинович | 1956 | Зам. начальника отдела отдела | Отдел кадров | |
| 2. | Титов Иван Иванович | 1959 | Зам. начальника отдела | Финансовый отдел |
При описании документа обязательно указывается периодичность и сроки его обработки, а также максимальное и минимальное количество документострок в нем.
Организация оперативной и нормативно-справочной входной информации включает представление макетов массивов с указанием методов их организации.
Для каждого документа должен быть разработан макет для формирования информационного массива с указанием машинного носителя. По каждому реквизиту информационного массива в специальной форме проводится описание. Возможно следующее описание реквизитов массива (табл. 2).
Таблица 2
| № п\п | Наименование реквизита информационного массива | Идентификатор | Количество цифр | Длина реквизита в знаках | Примечания | |
| Целая часть | Дробная часть | |||||
| 1 | 2 | 3 0 | 4 | 5 | 6 | 7 |
При выполнении задачи “Служебно-профессиональное продвижение сотрудника” на данном этапе определяется круг информационных массивов (в данном примере перечень ключевых бизнес-функций). Например, для руководителя отдела кадров ключевыми бизнес-функциями будут:
· делопроизводство;
· НОТ;
· управление производством;
· перспективы развития организации;
· психология;
· законодательство;
· технология производства;
· персонал;
· компьютерное обеспечение;
· техника безопасности;
· экономика труда.
Каждый информационный массив определенным образом кодируется. Информационному массиву присваивается системный цифровой идентификатор (код), состоящий из семи знаков. Исходная информация для определения ключевых бизнес-функций находится в таблицах БД, сформированных при составлении должностной инструкции.
Если в расчетах используется нормативно-справочная информация, то следует разработать "Перечень используемой нормативно-справочной информации" (табл. 3).
Таблица 3
| № п\п | Наименование используемого информационного массива | Шифр массива | Наименование используемого реквизита | Идентификатор реквизита | Длина реквизита в знаках | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Для используемой при решении задачи нормативно-справочной информации следует разработать систему и порядок внесения изменений и дополнений в соответствующий массив, а также указать сроки хранения всех используемых массивов.
Информация по внесению изменений включает:
- описание схемы внесения изменений;
-перечень информации, подвергающейся изменению;
- описание возможных вариантов внесения изменений;
- формы документов, содержащих информацию об изменениях.
При описании массивов промежуточной информации обязательно указываются их коды и перечень тех реквизитов, которые подлежат хранению с целью использования в дальнейших расчетах.
Описание информации, хранимой для связи с другими задачами, предполагает указание форм и шифра документа либо массива информации, содержание и характеристики реквизитов.
Схема информационных потоков отражает процесс движения информации от источника ее возникновения до получения и использования конечных результатов. Она может быть выполнена либо в графической форме, либо представлена в описательном виде, хотя первая форма (как более наглядная) предпочтительнее, к тому же она сопровождается необходимыми пояснениями. Все документы и файлы, присутствующие в схеме, должны соответствовать документам и файлам, которые будут описаны во входной и выходной информации. В такой схеме отражаются: подразделения, участвующие в информационном потоке, отдел службы управления персоналом, в котором собственно и решается задача, формы информационного взаимодействия между участниками, методы передачи информации, особенности информационного обеспечения, используемые в процессе решения технические средства
Описание выходной информации содержит: формы выходных документов или макеты выходных массивов, указание носителя информации, "адреса" получателей (пользователей) и количество экземпляров каждой формы выходных документов. В рассматриваемом примере можно построить схему информационных потоков оценки сотрудников, претендующих на вакантную должность.
Для описания форм выходных документов и макетов выходных массивов могут использоваться формы, предложенные при описании входной информации.
Кроме этого, следует учесть, что такой реквизит документа, как “Текст документа”, в котором сосредоточен его содержательный смысл, для всех форм (как входных, так и выходных) можно разделить на следующие виды:
1) документ линейной формы (рис.1):
Документ линейной формы
| Название документа * * * * * * * | а) |
| Показатель 1 ________________ | |
| Показатель 2 ________________ | |
| ….. | |
| Показатель n ________________ | |
| ОАО “*****” | б) |
| ПРИКАЗ | |
| “____”__________200___ г. № _____ | |
| Об аттестации Сергеева П.В. | |
| Табельный № | 425 |
| Фамилия | Сергеев |
| Имя | Петр |
| Отчество | Валентинович |
| Вид оценки | тестирование |
| Должность | зам. начальника отдела кадров |
| Структурное подразделение | отдел кадров |
| Оклад | 4000 руб. |
| Надбавка к зарплате | 10% |
| Дата аттестации | 14.01.2002 |
| Основание | Трудовой контракт от 08.01.2002 № 55 |
| Директор | М.И.Бойнов |
| Менеджер по персоналу 09.01.2002 | И.Н.Ошерова |
Рис. 1. Документ линейной формы: а) – общая структура; б) – пример формализованного вида приказа о проведении аттестации
2) документ табличной (матричной) формы (табл.4):
Таблица 4
Документ табличной (матричной) формы
Название документа ******
а)
| Показатель 1 | Показатели 2 - n | |||
| Показатель 2 | Показатель 3 | …. | Показатель n | |
IY. Повышение квалификации
б)
| Дата | Вид повышения квалификации | Наименование образовательного учреждения, место его нахождения | Документ, номер, дата | |
| начала | окончания | |||
__________________
а) – общая структура документа табличной (матричной) формы
б) – пример: раздел IY документа “Личная карточка”
3) документ смешанной формы. Примером документа смешанной формы может служить “Личная карточка”. На ее лицевой стороне информация располагается в линейной форме, а на обратной – в табличной. К документам смешанной формы относятся: докладная записка, деловое письме, приказ, распоряжение и т.д.
В выходной информации должны быть представлены, как правило, результаты решения задачи, которые в дальнейшем будут анализироваться и затем приниматься управленческие решения. Поэтому, в выходной информации очень важна не только форма размещения информации, но и ее качественный состав. Например, результаты тестирования, которые помогают установить формальную пригодность претендента на занятие более высокой должности на иерархической лестнице.
3.Постановка задачи для решения в автоматизированном режиме
3.1. Разработка алгоритма решения автоматизированной задачи управления персоналом
После того, как сформулирована цель задачи управления персоналом и ее содержание, определена входная и выходная информация и разработана схема информационного потока переходят к построению алгоритма решения задачи, который представляет собой точное и полное предписание, однозначно задающее процесс преобразования исходной информации в виде последовательности элементарных дискретных шагов (арифметических и логических операций), приводящих за конечное число их применений к результату.
Алгоритмы бывают трех видов:
- формализованные, выполненные только с помощью расчетных формул;
- словесные, в которых последовательность выполнения операций и процедур описана без использования расчетных формул;
- словесно-формализованные, представляющие собой синтез двух первых видов алгоритмов.
При выполнении курсового проекта рекомендуется при разработке алгоритма решения задачи управления использовать словесно-формализованную форму его представления.
Задачи, решаемые с помощью построения алгоритма, можно разделить на два класса:
1. Задачи, решение которых может быть однозначным. Например, учет персональных сведений о работнике или расчет коэффициента текучести кадров.
2. Задачи, в которых возможно несколько вариантов решения. Их количество зависит от варьирования начальных условий и налагаемых ограничений, например, планирование карьеры или отбор претендентов на вакантную должность при одинаковых результатах тестирования.