· все члены группы документируют результаты своей работы в заранее установленном Исполнителем формате представления.
Функции членов рабочей группы Проекта приведены в Таблице 3.
Таблица 3
| № п/п | Наименование роли сотрудника в проекте | Выполняемые функции |
| 1 | Генеральный спонсор | · принятие окончательного решения при возникновении спорной ситуации; · утверждение изменений основных параметров проекта, обеспечение при необходимости дополнительного финансирования и привлечения дополнительных людских ресурсов; · участие в управлении проектом и своевременное принятие решений, обеспечивающих успешное завершение проекта · утверждение подходов к выполнению проекта и прием результатов проекта в соответствии с утвержденными подходами; · утверждение документов, завершающих этапы работ по Проекту и Акта сдачи-приемки работ по Договору. |
| 2 | Руководитель проекта со стороны Исполнителя | · участие в планировании проекта (структурирование работ, определение ответственных за выполнение мероприятий и требуемых ресурсов со стороны Исполнителя); · участие в управлении стоимостью проекта (контроль затрат по проекту со стороны Исполнителя); · участие в управлении качеством проекта (разработка либо согласование методик определения соответствия полученных результатов ожидаемым); · управление ресурсами проекта со стороны Исполнителя (контроль над проектными ресурсами, инициирование необходимых изменений ресурсов, выделенных на проект, мотивация сотрудников Исполнителя); · контроль над ходом выполнения работ проекта, выполняемых сотрудниками Исполнителя и Заказчика; · участие в управлении рисками проекта (участие в разработке планов мероприятий по снижению рисков проекта); · управление коммуникациями проекта (планирование системы коммуникаций, мониторинг коммуникаций проекта, инициирование необходимых изменений в системе коммуникации); · управление процессом решения проблем; · участие в альфа-тестировании конфигурации; · участие в сдаче этапов работ и Проекта в целом. |
| 3 | Руководитель Проекта со стороны Заказчика | · участие в планировании проекта (структурирование работ, определение ответственных за выполнение мероприятий и требуемых ресурсов со стороны Заказчика); · участие в управлении стоимостью проекта (контроль затрат по проекту со стороны Заказчика); · участие в управлении качеством проекта (организация экспертизы проектных решений); · управление ресурсами проекта со стороны Заказчика (контроль над проектными ресурсами, инициирование необходимых изменений ресурсов, выделенных на проект, мотивация сотрудников Заказчика). Полномочия Руководителя проекта со стороны Заказчика в отношении сотрудников Заказчика определяются нормативными документами Заказчика по организации проектных работ; · контроль над ходом выполнения работ проекта, выполняемых сотрудниками Заказчика; · участие в управлении рисками проекта (участие в разработке планов мероприятий по снижению рисков проекта); · управление коммуникациями проекта (планирование системы коммуникаций, мониторинг коммуникаций проекта, инициирование необходимых изменений в системе коммуникации); · участие в альфа-тестировании конфигурации; · участие в приемке этапов работ и Проекта в целом |
| 4 | Администратор проекта со стороны Исполнителя | · планирование проекта (разработка и поддержание в актуальном состоянии сетевого графика работ проекта); · управление коммуникациями проекта (планирование системы коммуникаций, сбор и распределение информации, включая формирование и администрирование файловой структуры хранилища данных по Проекту, подготовка отчетности о ходе выполнения проекта, документирование хода работ); · подготовка материалов для заседаний Группы управления проектом; · подготовка запросов и материалов на проведение интервью с сотрудниками Заказчика; · участие в совещаниях группы управления Проектом; · контроль над выполнением принятых решений Группы управления Проектом. |
| 5 | Администратор Проекта со стороны Заказчика | · планирование проекта (планирование ресурсов Заказчика для выполнения рабочих заданий); · управление коммуникациями проекта (организация обмена рабочими и официальными материалами по Проекту между Заказчиком и Исполнителем, организация доступа сотрудников Исполнителя и третьих лиц офис Заказчика, ведение протоколов совещаний и заседаний Управления проекта, Группы управления Проектом и доведение протоколов до участников совещаний, документирование проекта со стороны Заказчика) · организация проведения коллективных мероприятий с участием членов рабочей группы Проекта на территории офиса Заказчика; · обеспечение сотрудников Заказчика, Исполнителя и третьих лиц необходимой мебелью, компьютерным и офисным оборудованием; |
| 6 | Бизнес-аналитик | · участие в анализе бизнес - процессов и выявлении проблем текущего состояния бизнес – процессов; · написание Отчета об обследовании бизнес-процессов «как есть»; · описание бизнес – процессов в состоянии «как будет»; · описание Постановки задач по изменению конфигурации; · описание Инструкций работы пользователей; · участие в бета и альфа-тестированиеях; |
| 7 | Программист | Программист должен быть специалистом в конфигурировании и администрировании информационной системы, а также компьютерной техники и работе с локальными сетями и Интернетом. · обсуждение, коррективы Постановки задач по изменению конфигурации; · выявление «узких мест» и проблемных точек в связи с изменением конфигурации; · конфигурирование информационной системы по утвержденной Постановке задач; · установка и тестирование работоспособности информационной системы на сервер и компьютеры Заказчика; · участие в бета и альфа-тестированиеях; · участие в описании Инструкций пользователей и их обучении. |
| 8 | Бизнес-эксперт должен хорошо знать цели и задачи предприятия, бизнес - процессы своих подразделений, обладать авторитетом в подразделениях. · участие в работе Проектной группы, выполнение задач, поставленных руководителем проекта; · участие в анализе бизнес – процессов «как есть» и разработке моделей бизнес – процессов в состоянии «как будет»; · предоставление данных, затребованных Исполнителем · экспертиза описания текущего состояния бизнес – процессов; · обеспечение функциональной группы информацией по бизнес – процессам; · экспертиза и согласование проектных решений, разработанных проектной группой; · привлечение, при необходимости, других компетентных специалистов Заказчика для предоставления требуемой информации проектной группе; · обеспечение обмена знаниями в условиях работы проектной группы. | |
| 9 | ИТ - специалист | · участие в работе группы, выполнение задач, поставленных руководителем проекта; · обучение основ администрирования и проведения регламентных работ в информационной системе; · поддержание компьютерной техники, серверного и сетевого оборудования в состоянии, необходимом для производительной работы информационной системы. |
В случае необходимости внесения изменений в состав рабочей группы (включая изменение роли сотрудника в Проекте, введение в Проект нового сотрудника) Сторона извещает об этом другую Сторону Извещение осуществляется в форме служебной записки на имя руководителя Проекта с соответствующей стороны с указанием:
Извещение рассматривается руководителем Проекта.
В случае согласия Стороны с предлагаемым изменением руководитель Проекта письменно указывает на согласие в резолюции на служебной записке и передает ее другой Стороне. Администратор Проекта готовит, обеспечивает согласование и утверждение соответствующего дополнения / изменения Устава Проекта в течение одного рабочего дня от даты получения служебной записки с согласующей резолюцией.
В случае несогласия Стороны с предлагаемыми изменениями руководитель Проекта письменно указывает на это в резолюции на служебной записке с кратким указанием причин несогласия. В случае отсутствия письменного согласия Стороны на замену работы по Проекту должны продолжать выполняться сотрудниками, указанными в данном Уставе.
Руководитель проекта со Стороны, желающей провести изменение состава рабочей группы и не получивший на это согласие другой Стороны, инициирует установленную процедуру решения проблем Проекта.
3.4. Управление рисками проекта
- выявление и идентификация предполагаемых рисков;