Методика внедрения корпоративных информационных систем Москва 200 8 ООО «Система корпоративных решений» содержание (стр. 1 из 4)

Компания принимает решение автоматизировать область деятельности своего предприятия. С чего начать? Любой деятельностью необходимо управлять. Без эффективного управления невозможно достичь поставленных целей. Для начала дадим ряд определений.

СИСТЕМА – это целое, составленное из частей, или множество элементов, находящихся в отношениях или связях друг с другом, образующих определенную целостность и единство.

УПРАВЛЕНИЕ – воздействие на систему для достижения поставленных целей.

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ЦИКЛ: ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ – ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЙСТВИЙ – ИСПОЛНЕНИЕ – КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ – АНАЛИЗ – ФОРМИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ВОЗДЕЙСТВИЯ – КОРРЕКТИРОВКА – ПРОВЕРКА ДОСТИЖЕНИЯ ПОСТАВЛЕННЫХ ЦЕЛЕЙ.

Классическим примером внедрения систем автоматизации управления является создание Устава проекта. Устав необходим для описания взаимодействия сторон в проекте для эффективного достижения целей. В данной методике описан вариант Устава по внедрению информационных систем.С небольшими корректировками он может быть использован в других проектах.

2 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛЕЙ ПРОЕКТА.

Целью данного документа является определение порядка и правил управления проектом по автоматизации основных бизнес-процессов Заказчика.

Устав содержит общее описание работ и обеспечивает основу для общего понимания Проекта, включая определение того, что входит в рамки Проекта, а что оставлено за его рамками. Документ описывает основные особенности организации Проекта, порядок взаимодействия Сторон в ходе выполнения Проекта, порядок решения возникающих проблем и внесения изменений в Проект.

Ключевыми задачами Устава Проекта являются:

определение целей и задач проекта;
регламентация процесса управления проектом и взаимодействия сотрудников в ходе выполнения проекта;
оказание помощи руководству проекта в управлении проектом;
обеспечение требуемого уровня качества, в соответствии с которым должен выполняться проект.

Применяемый подход разработан в соответствии с методологией «встроенного в процесс» управления качеством работ проекта в противоположность концепции «инспекции после» случившегося события.

Юридический статус документа

Настоящий Устав Проекта является рабочим документом Проекта и обязателен для выполнения всеми членами рабочей группы Проекта. Документ вступает в силу после его подписания Руководителями Проекта со стороны Заказчика и Исполнителя. Все изменения и дополнения к данному Уставу согласуются Руководителями проекта со стороны Заказчика.

3. Описание проекта

3.1. Наименование, цели и задачи проекта

Любой проект должен иметь наименование, которое будет в дальнейшем использоваться для идентификации проекта с целью отличия его от других проектов предприятия.

Цель проекта. Формулировка конечной цели проекта и происходящих перемен. Цель проекта считается достигнутой, когда все относящиеся к ней Задачи выполнены.

Задачи проекта. Формулировки промежуточных результатов проекта, которые можно измерить и который оказывает свое влияние на ход выполнения проекта. Иногда в проектах задачи именуются этапами.

3.2. Необходимые условия ведения проекта

Исходные условия для ведения проекта отражают ключевые потребности, непосредственно влияющие на сроки и бюджет проекта. Разработка данного документа велась исходя из предположения, что указанные ниже условия будут выполнены. В случае если то или иное исходное условие окажется неверным, возможно, потребуется пересмотреть бюджет, сроки или объем проекта. Предполагаемые условия для ведения проекта состоят в следующем:

активная поддержка проекта со стороны руководства;
создание адекватных рабочих условий для членов проектной группы: выделенное помещение для работы проектной группы, оборудованное рабочими местами и необходимыми средствами связи;
своевременное поступление необходимой для реализации проекта информации от соответствующих должностных лиц, информация должна быть максимально полной, достоверной и адекватной запросам;
своевременная организация встреч со специалистами, хорошо разбирающимися в предмете (бизнес - экспертами), включенными в состав проектной группы; данные специалисты должны иметь возможность уделять достаточное время для работы с проектной группой по согласованному графику;
сотрудники, выделенные в проектную группу от Заказчика, будут работать на проекте достаточную часть своего рабочего времени (вплоть до 100%) с приоритетом №1 перед другими работами для своевременного и качественного выполнения своих задач и предоставления требуемых материалов;
своевременное финансирование работ.

3.3. Организация проекта

3.3.1. Структура рабочей группы Проекта

Работы по проекту будут выполняться объединенной рабочей группой, в состав которой входят сотрудники предприятия. В состав рабочей группы могут быть приглашены внешние специалисты (консультанты) Организационно-штатная структура группы приведена на Рис.1.

3.3.2. Функции структурных подразделений объединенной рабочей группы

Функции структурных подразделений объединенной рабочей группы приведены в Таблице 2.

Таблица 2

№ п/п	Наименование структурного подразделения	Выполняемые функции
1	Руководители Проекта	· принятие решений по изменению основных параметров Проекта (логистических, организационных, временных, финансовых, качества проектных решений); · участие в анализе и оценке рисков проекта; · принятие решений об изменении состава Управления проектом.
2	Группа управления Проектом	· планирование проекта (разработка рабочих заданий в рамках выполнения проекта, разработка и поддержание в актуальном состоянии сетевого графика работ проекта); · управление стоимостью проекта (оценка стоимости проекта, бюджетирование проекта, контроль затрат по проекту); · контроль над ходом выполнения работ проекта; · управлением качеством работ проекта (организация экспертизы проектных решений); · управление ресурсами проекта (контроль и управление загрузкой участников проекта, инициирование изменений ресурсного обеспечения проекта); · управление рисками проекта (анализ рисков проекта, разработка защитных стратегий, разработка планов мероприятий по снижению рисков, осуществление мероприятий по снижению рисков); · управление коммуникациями проекта (планирование системы коммуникаций, сбор и распределение информации, подготовка отчетности о ходе выполнения проекта, документирование хода работ); · экспертиза и утверждение результатов работ; · принятие решения о подписании акта сдачи-приемки работ по Уставу
3	Проектная группа	· анализ состояния бизнес-процессов по своему направлению в состоянии «как есть»; · уточнение (при необходимости – разработка) моделей бизнес-процессов по своему направлению в состоянии «как есть»; · согласование моделей бизнес-процессов по своему направлению в состоянии «как есть»; · разработка и согласование моделей бизнес – процессов по «своему» направлению в состоянии «как будет»; · решение проблем, возникающих при поддержке бизнес - процессов программным обеспечением, планируемым к внедрению; · документирование моделей бизнес – процессов и обеспечение доступности знаний для всей рабочей группы проекта.

В случае привлечения внешних консультантов, проектная группа состоит из специалистов Заказчика и Исполнителя. Специалисты Заказчика подчиняются Руководителю проекта от Заказчика, специалисты Исполнителя – Руководителю проекта со стороны Исполнителя. Каждый член группы выполняет конкретные задачи по подготовке рабочих продуктов проекта. Все члены проектной группы, работая в тесном сотрудничестве и обмениваясь полученными знаниями, обеспечивают достижение целей проекта. Работа проектной группы базируется на следующих принципах:

· вся работа выполняется группой, каждый член которой несет персональную ответственность за выполнение порученного ему задания;