Работники отдела оказывали консультативную помощь комитетам в рассмотрении поступивших в их адрес обращений граждан.
Велся учет изменений в составах комитетов Государственного Совета Чувашской Республики.
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ И КОНТРОЛЯ
В соответствии с Положением об Аппарате Государственного Совета Чувашской Республики общий отдел обеспечивал: организационное, документационное и хозяйственное обслуживание депутатов Государственного Совета, комитетов и работников Аппарата; учет и хранение печатей и бланков, своевременное уничтожение актом испорченных бланков; документами и материалами, подготовленными для рассмотрения на сессиях Государственного Совета, заседаниях его Президиума, на публичных слушаниях, "круглых столах" депутатов Государственного Совета и работников Аппарата; осуществлял публикацию распоряжений о созыве сессий Государственного Совета, извещений об их открытии; составлял порядок ведения сессий; своевременно оформлял протоколы сессий Государственного Совета и заседаний его Президиума; вел перечень документов, принятых Государственным Советом и его Президиумом; систематически обновлял перечень действующих законов Чувашской Республики; обеспечивал своевременную рассылку нормативных правовых актов и иных документов, принятых на сессиях Государственного Совета и заседаниях Президиума, их публикацию в средствах массовой информации.
За 2010 год оформлены протоколы десяти сессий Государственного Совета Чувашской Республики четвертого созыва, составлены протоколы девяти заседаний его Президиума.
Сотрудники отдела работали над редактированием стенограмм сессий, их вычиткой после правок, составлением содержания и комплектовкой принятыми Государственным Советом законами и постановлениями, редактированием стенограмм "круглых столов", проведенных комитетами Государственного Совета, публичных слушаний, осуществляли выпуск брошюр, сборников нормативных правовых актов.
Отделом своевременно обеспечивались прием, регистрация, учет поступившей в Государственный Совет корреспонденции; проводилась проверка соответствия количества фактически полученных документов количеству документов, зарегистрированных в электронной базе, а также правильности их регистрации; передавались документы в секретариат Руководства Государственного Совета, исполнителям; велись учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и отправка; велся реестр (в виде баз данных) всей поступающей в Государственный Совет корреспонденции и всех исходящих документов; составлялась информация о ходе и результатах исполнения документов; обеспечивалось прохождение документов внутри Государственного Совета; осуществлялось ознакомление с документами депутатов Государственного Совета и работников Аппарата.
За отчетный период показатели документооборота в Государственном Совете следующие:
количество зарегистрированных документов, поступивших в Государственный Совет, – 4882;
количество документов, не подлежащих регистрации, – около 3000;
количество отправленных документов – 5117 единиц (без учета копий).
Кроме того, направлено 240 телеграмм от имени Руководства Государственного Совета.
В 2010 году количество поступивших в Государственный Совет документов увеличилось на 2,8 процента (7882 единицы против 7667 в 2009 году), число отправленных документов возросло на 22,2 процента.
В течение периода стабильно функционировала система контроля за исполнением распоряжений и поручений Руководства Государственного Совета и Аппарата, велся реестр поступающих в Государственный Совет проектов федеральных законов, законодательных инициатив законодательных (представительных) органов государственной власти субъектов Российской Федерации, проектов законов Чувашской Республики, проводился еженедельный анализ работы с ними в комитетах Государственного Совета.
Количественные показатели по рассмотрению отдельных видов контрольных документов комитетами Государственного Совета Чувашской Республики характеризуются следующим образом:
| № п/п | Наименование комитетов | Федеральные законопроекты | Законодательные инициативы субъектов РФ | Обращения субъектов РФ |
| 1. | Комитет по государственному строительству и местному самоуправлению | 281/256* | 44/44 | 8/8 |
| 2. | Комитет по бюджету, налогам, предпринимательству и собственности | 142/131 | 18/17 | 2/1 |
| 3. | Комитет по экономической политике, агропромышленному комплексу и экологии | 182/166 | 32/32 | 18/17 |
| 4. | Комитет по социальной политике, здравоохранению, физической культуре и спорту | 128/118 | 10/9 | 15/13 |
| 5. | Комитет по культуре, образованию, науке, национальной и молодежной политике | 65/49 | 1/0 | 4/4 |
| Итого документов: | 720 | 102 | 43 |
* Через дробь приведены показатели: с учетом соисполнения документов и по первому исполнителю соответственно.
Общим отделом ежедневно оформлялись проекты распоряжений, резолюций с поручениями Председателя Государственного Совета Чувашской Республики, его заместителей по правовым актам Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, по проектам федеральных законов, по проектам законов, вносимых субъектами Российской Федерации в Госдуму, законопроектам Чувашской Республики, вносимым в Государственный Совет субъектами права законодательной инициативы. Велся систематический контроль над исполнением документов, итоги контроля еженедельно доводились до Руководства Госсовета и работников Аппарата.
В текущем году велась постоянная работа по отбору и подготовке документов Государственного Совета к архивному хранению и уничтожению. От комитетов Государственного Совета и структурных подразделений Аппарата приняты на обработку документы за 2008 год, которые сформированы в дела в соответствии со сводной номенклатурой, подшиты и пронумерованы. Всего на учет принято 471 дело от комитетов и отделов Аппарата Государственного Совета. Подготовлены соответствующие разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу.
В течение года была проведена экспертиза ценности документов за 2004 год. Документы, сроки хранения которых истекли, были подготовлены к списанию. Всего списано 104 дела. Соответствующий акт согласован с Экспертно-методической комиссией РГУ "Государственный архив современной истории Чувашской Республики" Минкультуры Чувашии и утвержден Руководителем Аппарата Государственного Совета Чувашской Республики.
Во втором квартале отчетного периода были разработаны проекты положения об экспертной комиссии и архиве Государственного Совета, которые своевременно согласованы с экспертно-методической комиссией госархива (протокол от 19.05.2010 № 7) и утверждены распоряжениями Руководителя Аппарата Государственного Совета (от 20.05.2010 № 1 и 2 соответственно). Также утвержден новый состав экспертной комиссии.
В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558) подготовлена сводная номенклатура дел Государственного Совета на 2011 год. Изменены номера статей, виды документов (заголовки дел) и сроки их хранения.
Отдел проводил профилактические работы и текущий ремонт копировально-множительной и компьютерной техники, готовил и подключал технику к работе, обслуживал звукозаписывающую, аудио- и видеотехнику, радиотрансляционную сеть и приемники, телефонную сеть, старался содержать всю технику в исправном состоянии. Вел звукозаписи сессий Государственного Совета, заседаний его Президиума, комитетов Государственного Совета, парламентских слушаний, "круглых столов" и других мероприятий, проводимых Государственным Советом, осуществлял расшифровку стенограмм этих мероприятий. Проводил инвентаризацию имущества Государственного Совета Чувашской Республики.
В 2011 году перед работниками отдела стоят следующие основные задачи:
продолжить работу над повышением грамотности при распечатке на ПЭВМ документов Государственного Совета Чувашской Республики, его Президиума и комитетов, стенограмм сессий, "круглых столов", других мероприятий, проводимых Государственным Советом;
постоянно изучать новые методические рекомендации по оформлению служебной документации и всего делопроизводства и вносить предложения по их применению в Государственном Совете;