3. Для каких документов строится формуляр-образец?
4. Назовите бланки документов, требования, предъявляемые к ним.
5. Основные правила, соблюдаемые при составлении документов.
6. Назовите реквизиты документов, придающие им юридическую силу.
7. Сколько адресов можно максимально поместить на одном документе?
8. Как формируется заголовок текста? В каких документах заголовок согласуется с наименованием вида документа в падеже?
9. Какие элементы входят в реквизит "подпись"?
10. Сколько экземпляров документов подписывает руководитель при отправлении документа нескольким адресатам?
11. Какие реквизиты входят в состав грифа утверждения? Где они располагаются?
12. Из каких элементов состоит гриф согласования?
13. Какие виды внутреннего и внешнего согласования вы знаете?
14. Где располагаются все виды согласования документа?
15. Как оформить приложения к документу?
16.С какими функциями по делопроизводственному обслуживанию связана отметка "об исполнении и направлении документа в дело"?
17. Какие требования предъявляются к тексту документа?
18. Что понимается под языком и стилем служебных документов?
Т е м а 3. Подготовка и оформление
организационно – распорядительных документов
Достижению целей организационного и оперативно-распорядительного воздействия способствует своевременная и правильная подготовка и оформление соответствующих документов.
При изучении данных вопросов необходимо изучить классификацию организационно-распорядительных документов, их структуру, порядок составления, согласования, подписания. Освоение данной темы предполагает изучение устава предприятия, положения о подразделениях, штатного расписания, правил трудового распорядка, приказов, распоряжений, указаний.
Необходимо рассмотреть справочно-информационные документы, протоколы, их виды, способы ведения, структуру их текста, правила оформления выписки из протокола.
В данной теме рассматриваются также особенности оформления докладных и объяснительных записок, актов, справок служебного и личного характера. Особое внимание необходимо уделить правилам ведения деловой корреспонденции по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
Л и т е р а т у р а: [1; 4; 8; 12; 13; 15; 18 - 22].
Вопросы для самопроверки
1. Перечислите реквизиты приказа.
2. Из каких частей состоит текст приказа?
3. Как формируются пункты распорядительной части приказа?
4. Как заверяется выписка из приказа?
5. Какие реквизиты используются при составлении протокола?
6. Из каких частей состоит текст протокола?
7. Кто подписывает протокол?
8. Какие реквизиты используются при составлении акта?
9. Какие виды актов полежат утверждению?
10.Как оформляется подпись в документах, составленных комиссией?
11.Какие реквизиты используются при составлении докладной записки, справки?
12. Какие виды докладных записок Вы знаете?
13. Кем подписываются различные виды докладных записок?
14. В чём заключаются особенности ведения деловой корреспонденции по предложениям, заявлениям и жалобам граждан?
Т е м а 4. Деловая корреспонденция
В современных условиях правильная организация деловой корреспонденции дает возможность коммерсантам расширять связи с покупателями, учитывать мнение потребителей, повышать эффективность своей деятельности. В данной теме необходимо усвоить понятия и классификацию служебных писем, ознакомиться с формуляром-образцом письма, его составными частями.
Следует обратить внимание на особенности оформления делового письма зарубежным партнерам и в этой связи на Международные стандарты на коммерческую переписку (ISO), правила составления, оформления, передачи и хранения телеграмм, факсограмм, телефонограмм.
Л и т е р а т у р а: [4; 8; 13; 15; 20; 22].
Вопросы для самопроверки
1. Какие реквизиты используются при составлении служебного письма?
2. Как классифицируются служебные письма?
3. Что входит в понятие коммерческая корреспонденция?
4. Что такое отпуск служебного письма?
5. В каких случаях, служебное письмо оформляется на бланке формата А4, в каких - на формате А5?
6. Какие требования предъявляются к телеграммам, телефонограммам?
7. Каковы особенности в использовании телефакса при приёме и передачи деловой корреспонденции? Правила хранения факсограмм.
8. Что понимается под унификацией текстов деловых писем?
9. Перечислите составные части текста служебного письма.
Т е м а 5. Документирование трудовых правоотношений
на предприятии
Изучение данной темы необходимо начать с усвоения перечня документов по личному составу, структуры содержания и порядка оформления заявления о приеме на работу, автобиографии, характеристики, контракта, приказа о приеме, переводе, увольнения, приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, о поощрениях и взысканиях.
Документом, содержащим сведения о работнике и работе, является трудовая книжка. Важно освоить правила ее оформления и ведения, внесения изменений в записи. В завершение изучения темы необходимо освоить правила оформления личных дел в соответствии с составом и порядком расположения документов при заведении личного дела, а также порядок оформления и ведения личных карточек.
Л и т е р а т у р а: [1; 4; 8; 12; 15; 16; 22].
Вопросы для самопроверки
1. Какие документы относятся к документам по личному составу?
2. Каков порядок оформления приема, перевода и увольнения работников?
3. Как оформляется заявление о приеме на работу?
4. Как оформляется автобиография?
5. В каких случаях на работника оформляется характеристика?
6. Назовите содержание и условия трудового контракта (договора).
7. Какие приказы издаются по личному составу?
8. Каков порядок оформления и ведения трудовые книжек работников?
9.Как оформляются личные дела?
10.Как оформляются личные карточки?
Т е м а 6. Документирование коммерческой деятельности
Грамотное документирование коммерческой деятельности в настоящее время приобретает особую актуальность. Для его правильного осуществления необходимо иметь четкое представление о нормативных документах, регулирующих порядок установления договорных отношений и содержание договоров, состав и содержание реквизитов договоров купли-продажи, поставки, договора на рекламу продукции, на участие в ярмарке.
Важным условием успешной экономической деятельности предприятия является знание особенностей оформления контрактов на внешнеторговые сделки, правильное применение и оформление спецификации использования компьютерных баз данных по договорам, доверенностей на совершение сделок.
Отдельную группу документов связанных с оформлением хозяйственных операций представляют хозяйственные акты. Необходимо уяснить их значение, виды, область применения, реквизиты и особенности подписания.
Юридические споры оформляются претензионно-исковыми документами. Ими оформляются договорные споры, разрешаемые в хозяйственных судах. Необходимо изучить структуру текста искового заявления и особенности оформления реквизитов.
Л и т е р а т у р а: [3; 8; 12; 15; 22].
Вопросы для самопроверки
1.Какие нормативные документы регулируют порядок установления договорных отношений и содержание договоров?
2. Назовите виды договоров.
3. Какими документами оформляются посреднические сделки ?
4. Назовите сроки хранения коммерческих договоров.
5. Для чего составляется протокол разногласий к договору?
6. Как разрабатываются и используются типовые формы договоров?
7. Какие доверенности используются в коммерческой деятельности?
8. Что понимается под хозяйственными актами, их значение, виды и область применения?
9. В каких случаях оформляются претензионно - исковые документы?
10. Как оформляется исковое заявление в хозяйственный суд ?
Т е м а 7. Организация работы с документами
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации.
Для правильной организации документооборота необходимо знать принципы организации, систему учета, приема обработки и регистрации документов.
Работа с документами включает также рассмотрение документов, определение порядка исполнения, организацию хранения документов в процессе их исполнения.
При изучении вопросов темы необходимо разобраться с порядком обработки входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, задачами и технологией организации контроля исполнения документов.
Работа с документами, содержащими коммерческую тайну, имеет свои особенности. Необходимо знать перечень сведений, содержащих коммерческую тайну, ее сущность, необходимость ее охраны в условиях конкуренции. Работники, имеющие доступ к коммерческой тайне, имеют определенные обязанности по ее охране, должны знать возможные каналы утечки коммерческой тайны и последствия ее разглашения.
Л и т е р а т у р а: [2; 3; 6; 8; 9; 10; 14; 15; 19; 22].
Вопросы для самопроверки
1. В чем заключается цель документооборота?
2. Назовите основные методы совершенствования документооборота.
3. Каким образом последовательность делопроизводственных операций определяет порядок прохождения и исполнения документов?
4. Какие документы позволяют осуществить анализ и совершенствование документооборота?
5. Из каких элементов состоит регистрационный индекс документа?
6. Чем определяется количество заполненных регистрационных карточек?
7. Какие виды справочно-регистрационных карточек создаются в делопроизводстве учреждений?
8 .По каким признакам строятся номенклатуры дел?
9. Какие виды номенклатур дел разрабатываются учреждениями?