Существуют также документы-приложения. Они могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); поясняющие или дополняющие содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации.
В целях сокращения количества применяемых форм документов, министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.
В соответствии с действовавшим ранее Общесоюзным классификатором управленческой документации (ОКУД) управленческие документы по своему назначению и содержанию подразделяются на несколько комплексов документации:
организационно-распорядительную;
плановую;
первично-учетную;
расчетно-денежную;
отчетно-статистическую;
коммерческую (по снабжению, сбыту, торговле, внешней торговле).
Особое место среди них занимает организационно-распорядительная документация, обеспечивающая реализацию организационных функций.
По месту создания управленческие документы подразделяются на внешние (поступившие на предприятие или отправленные за его пределы) и внутренние (созданные на предприятии и не выходящие за его пределы).
По происхождению документы различаются как служебные и официально-личные. К первым относятся документы, созданные на предприятиях (учреждениях, организациях) в процессе их деятельности, ко вторым - касающиеся конкретных лиц (заявления, письма, жалобы, предложения граждан).
Документы могут быть индивидуальными или типовыми.
Создаются подлинные документы и их копии. Разновидности копий - ксерокопии, дубликаты, выписки и др.
По степени гласности на предприятиях функционируют открытые документы и документы, имеющие ограничительные грифы.
По срокам исполнения документы подразделяются на обычные и срочные, по срокам хранения - на две основные категории: постоянного хранения (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет),
Комплекс документов на каждом предприятии должен определяться компетенцией и функциями предприятия, кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей предприятия с вышестоящими органами и другими организациями и предприятиями.
2. Унификация и стандартизация управленческих документов.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Работа по унификации включает:
разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая
осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за
соответствующие системы документации;
внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и
отраслевых УСД;
ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации
(ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего
развития;
разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов,
отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную
регистрацию;
разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации,
отражающих специфику отрасли.
Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
3. Основные виды организационно-распорядительных документов.
Документация организации включает в себя различные по назначению и порядку использования группы документов. Наиболее распространенными документами являются уставы, должностные инструкции, приказы, протоколы, акты, служебные письма и другие документы, которые входят в состав организационно-распорядительных документов (ОРД). Эти документы должны составляться и оформляться в соответствии с ГОСТ 6.38.90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и УСОРД.
В состав организационно-распорядительных документов входят следующие группы управленческих документов: организационные, распорядительные и информационно-справочные документы.
Организационные документы.
Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.
Устав - это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например. Устав добровольного спортивного общества. Устав акционерного общества и т.д.
Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных - соответствующими владельцами, коллективами, регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.
В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения. В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация и ликвидация. После текста ставится подпись руководителя.
Положение - это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение об общем отделе администрации области), либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.
Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.
В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.
Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.
Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом государственного управления, в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования.
Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).
Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.
Распорядительные документы.
Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания; решения; постановления, распоряжения.