5. Задание. Почему необходимо провести собеседование при увольнении сотрудника? Какие условия необходимо соблюдать? Предложите план собеседования при увольнении с работы сотрудника.
6. Предложите план проведения проблемной или дисциплинарной беседы.
7. Разыгрывание ситуации в учебной группе, «Поручение задания подчиненному» методом исполнения ролей. Цель задания -- провести деловую беседу с подчиненным по поводу поручения производственного задания:
а) задание традиционное, плановое;
б) задание экстремальное, внеплановое.
Подготовка к игре. В игре участвуют руководитель и подчиненный.Группа выступает в качестве наблюдателя. Исполняющему роль руководителя необходимо продумать возможное задание и выбрать должностное лицо (например, маркетолога, рекламиста, экономиста и пр.), которому оно будет поручено.
Затем следует подготовиться по содержанию деловой беседы:
1) объяснить задание и проинструктировать подчиненного;
2) довести задачу до стадии понимания подчиненным ее сути;
3) мотивировать подчиненного к добросовестному и качественному выполнению задания.
При доведении задачи до сознания подчиненного руководитель должен добиться, чтобы подчиненный четко себе представлял, что, когда, каким образом, в каких условиях, какими силами и какими средствами, к какому сроку, с какими конечными результатами нужно сделать порученное задание.
В ходе деловой беседы руководитель должен получить ответы на следующие вопросы (чтобы принять правильное решение).
1. Сможет ли данный подчиненный выполнить предлагаемое задание?
2. Желает ли он выполнять данное задание?
3. В каком инструктировании и в какой степени он нуждается?
Исполняющему роль подчиненного (из числа обучаемых) дается установка на отказ от выполнения задания. В качестве аргументов отказа используется недостаточная профессиональная компетентность. Такая установка позволит исполняющему роль руководителя применить психолого-педагогические и коммуникативные приемы воздействия на подчиненного, формируя у него психологическую готовность к выполнению задания. Кроме того, признание подчиненного в некомпетентности, спровоцирует руководителя на инструктаж. Организация игрового занятия.
Исполняющий роль руководителя проводит деловую беседу с подчиненным в двух вариантах: сначала плановое задание, затем – экстремальное, т. е. внеплановое. Каждая беседа длится от 15 до 20 минут. Роли исполнителей могут разыграть желающие из числа обучаемых.
Остальные участники выступают в роли компетентных судей. Их цель – анализ результатов проведения деловой беседы, инструктажа и использованных коммуникативных приемов. После разыгрывания проводится дискуссия, в которой задействованы все участники.
Предварительная подготовка к деловой беседе – поручение задания.
1. Придумайте и сформулируйте в виде управленческого решения задание, а также условия, необходимые для его реализации.
2. Поставьте перед собой цели предстоящего разговора.
3. Заранее составьте план беседы, продумайте время, место и организационные условия ее проведения.
4. Продумайте начало беседы, ввод собеседника в разговор, условия создания атмосферы полного доверия.
5. Подготовьте вопросы к подчиненному, выяснение которых поможет достичь поставленной цели.
Примечание: для выполнения этого задания исполняющему роль руководителя отводится 10 минут.
Ход:
Пригласите к себе подчиненного и объявите ему причину вызова. Объясните смысл работы, которую необходимо выполнить подчиненному, и спросите его, сможет ли он справиться с ней. Ответьте на все вопросы подчиненного относительно предстоящей работы; если необходимо, покажите ему, как он это может сделать. Объясните требования в отношении сроков выполнения данной работы и информирования вас о ходе ее выполнения. Попросите подчиненного повторить задание или спросите, с чего он собирается начать. Проявите доверие к способностям подчиненного, используйте прием «авансированная похвала». Используйте коммуникативные приемы с учетом психотипа подчиненного. В случае отказа подчиненного от выполнения задания выясните причины отказа, попытайтесь их устранить, мотивируйте специалиста с учетом его личных ожиданий, доведите беседу до конца.
Завершите беседу конкретным решением и действиями.
Наблюдатели оценивают качество проведенной беседы:
| Вопросы для оценки качества беседы | Правильно | Частично правильно | Неправильно |
| Четко ли сформулировал вопросы руководитель? | |||
| Удалось ли руководителю сообщить подчиненному всю важную и необходимую информацию? | |||
| Правильно ли задавал руководитель наводящие вопросы, не подсказывал ли он ими готовые ответы? | |||
| Правильно ли провел руководитель инструктаж по заданию? | |||
| Ясно ли руководитель представлял себе цель и задачи данной беседы? | |||
| Правильно ли вел себя руководитель во время беседы, используя вербальные и невербальные сигналы? | |||
| Проходила ли беседа в форме диалога, дослушивал ли руководитель аргументы и ответы подчиненного? | |||
| Удалось ли руководителю создать непринужденную атмосферу? Правильно ли он использовал с этой целью психологические приемы? | |||
| Грамотно ли руководитель реагировал на психотип подчиненного, использовал ли его особенности в коммуникативной стратегии? | |||
| Правильно ли выбрал руководитель модель общения? | |||
| Эффективно ли прошла деловая беседа? |
8. Упражнение «Деловые совещания»
Совещание – одна из форм коллективного принятия решений. Проверьте правильность ваших действий при его организации и проведении с учетом следующих ситуаций.
1. Вам предстоит провести совещание, предусмотренное календарным планом или в связи с возникновением непредвиденной ситуации. Какую подготовительную работу вы должны выполнить, чтобы обеспечить эффективность совещания?
2. Какие приемы следует применять для контроля дискуссии в ходе совещания: сохранение единства участников совещания, их мобилизация, фокусирование внимания на обсуждаемой задаче?
3. Вы заметили, что участники совещаний часто стремятся к обсуждению возможности проведения в жизнь первого же предложения по проблеме, даже если оно не очень рационально. Вам же кажется, что не мешало бы поискать и другие варианты. Подумайте:
а) что может заставить сотрудников искать решения типа «как делать», а не «что делать»?
б) как следует поступить, чтобы подтолкнуть собравшихся на расширение круга предложений?
4.Часто на совещаниях люди не слушают друг друга. Один говорит: «А – это В». Другой вступает в диалог так, как если бы первый сказал: «А – это С». Словом, обсуждение проблемы превращается в обсуждение личных позиций участников совещания, и конкретные доводы того или иного из них игнорируются присутствующими.
Как вам следует вести себя в данной ситуации?
5. Вам трудно перед аудиторией говорить. Вы не можете собраться, даже перед небольшой группой. Каковы методы подготовки к выступлению? Как приобрести уверенность в себе?
О чем надо помнить в процессе выступления, какие соблюдать правила?
6. Один из работников на совещаниях персонала обычно занимает позицию противостояния. При этом все вынуждены выслушивать длинные и туманные объяснения причин его несогласия, в силу чего впустую тратится масса времени. Стоит ли прервать выступающего и предложить ему связать сказанное с предметом обсуждения? Стоит ли повторять этот прием в том случае, если он не подействовал сразу?
Какие еще способы воздействия на этого подчиненного вы могли бы предложить?
9. Ролевая игра «Выкиньте свои проблемы» может проводиться во время обычных совещаний по отделениям, общих собраний или других деловых встреч.
Цель: помочь людям уйти от своих проблем и огорчений, в то же время обеспечивая остальную группу материалом для обсуждения этих проблем и выдвижения предложений по их решению.
Процедура:
Расскажите суть этой игры, отметив, что большинство людей постоянно сталкиваются с различными проблемами производственного или личного характера. Участникам игры предлагается решить проблемы сегодня. Попросите каждого участника сформулировать такие проблемы. Будьте осторожны в отношении личностных черт, фраза «видеть щепку в чужом глазу, а в своем и бревна не заметить» – не слишком удачный юмор.
Каждый участник записывает свои проблемы на листке бумаги. Затем они комкают листки и выкидывают их в корзину для мусора. После того как все бумажки окажутся в корзине, образуйте группы из трех человек, попросите выделить по одному человеку от группы, которые будут вынимать записки из корзины. Теперь у «тройки» есть «вытянутая» проблема, и рабочей группе дается 3--5 минут, чтобы записать и обсудить все возможные решения, которые они успеют выработать за это время.
Затем каждая группа излагает свою проблему и оглашает решения. Остальные участники игры могут сделать добавления по поводу новых предложения.
Повторяйте этот процесс столько раз, сколько позволяет время, или до тех пор, пока все проблемы не будут обсуждены.
10. Ролевая игра «Управление изменениями»
Цель: дать группе возможность изучить процесс изменений и показать, как можно уменьшить сопротивление.
Ход игры:
Разделите группу на подгруппы по 4--5 человек, затем попросите обсудить внутри команд следующие вопросы:
· Вспомните последний случай, когда в деятельность вашей организации были внесены какие-либо изменения.