«Приходный ордер» выписывается в одном экземпляре кладовщиком склада на основе транспортных документов и «Счета поставщика» в присутствии экспедитора, который затем ставит свою подпись в данном документе.
Если фактический вес материала или число мест расходится с указанным в транспортных документах, то вместо «Приходного ордера» составляется «Акт о приеме материалов», который выписывается в двух экземплярах, один из которых направляется поставщику.
Если материал прибыл на склад без «Счета поставщика», то на «Приходном ордере» ставится штамп "неотфактурованные поставки".
На склад могут поступать материалы собственного изготовления, материалы оставшиеся неиспользованными в производстве (возврат материалов из производства), материалы, оставшиеся от ликвидации основных средств, отходы производства и т.п. Все они приходуются на основе «Приемо-сдаточных накладных», содержащих следующие реквизиты: номер документа, дата его выписки, цех-отправитель, склад-получатель, вид хозяйственной операции, через кого передается, сведения о материале (наименование, номенклатурный номер, единицы измерения, количество отправлено, принято, цена, сумма), подписи лица сдавшего и принявшего материал.
«Приемно-сдаточные накладные» выписываются цехом-сдатчиком в двух экземплярах, один из которых остается на складе, а второй у цеха сдатчика.
Переброска материалов со склада на склад также оформляется «Приемо-сдаточной накладной», однако, в графе "цех-отправитель" ставится номер склада-отправителя.
2.2.3.2. Содержание потоков информации,
отражающих отпуск материалов со склада
Отпуск материалов в производство, требующихся цеху постоянно изодня в день, оформляется с помощью «Лимитных карт». «Лимитная карта» выписывается на каждое наименование материала сроком действия не более одного месяца, подписывается начальником цеха, начальником отдела снабжения и планово-экономического отдела. В ней указывается номер документа; дата его выписки; номер цеха-получателя, наименование материала, его номенклатурный номер, единица измерения, цена, лимит на месяц.
Лимит исчисляется исходя из производственной программы цеха и нормы расхода материала.
«Лимитная карта» выписывается в двух экземплярах, один из которых передается цеху- получателю, другой на склад.
Каждый случай отпуска материалов в цех отмечается на карте. Для получения материала представитель (кладовщик) цеха получателя предоставляет свой экземпляр «Лимитной карты» кладовщику склада, проставив в ней предварительно требуемое количество материала. Кладовщик склада записывает фактический отпуск материала в обоих экземплярах карты и выводит в них остаток неиспользованного лимита. Завершение хозяйственной операции подтверждается подписями представителя цеха-получателя и склада.
Возврат цехам неиспользованного лимитируемого материала на склад также фиксируется в «Лимитной карте».
Отпуск материалов в производство, потребляемых в течение месяца не систематически, производятся по разовым «Требованиям», в которых указывается номер документа, дата его выписки, склад, вид хозяйственной операции, цех-получатель, направление расходов (наименование материала, номенклатурный номер, единица измерения, количество затребованного и отпущенного материала, цена, сумма).
«Требование» выписывается в двух экземплярах цехом-получателем, подписывается начальником цеха, а также кладовщиком цеха и склада при отпуске материала. Один экземпляр «Требования» остается в цехе, а второй на складе.
«Требованием» оформляется также отпуск материала сверх лимита, указанного в «Лимитной карте», а также при замене материалов.
Отпуск материалов на сторону или в переработку производится в строгом соответствии с заключенными договорами по «Приказам», которые в обязательном порядке подписываются директором предприятия и главным бухгалтером.
«Приказ на отпуск материалов на сторону» (в переработку) содержит следующие реквизиты: номер приказа, дата его выписки, на основании чего производится отпуск материалов, склад- отправитель, вид хозяйственной операции, наименование материала, номенклатурный номер, единица измерения, цена количество, сумма, подпись лица, отпустившего материал и получившего его.
2.2.3.3. Документальное оформление аналитического учета материалов на складе
Аналитический учет материальных ценностей на складе ведется в разрезе наименований материалов с помощью «Карточек складского учета» типовой формы. «Карточка» содержит подробное наименование материала и его номенклатурный номер.
На основании приходно-расходных документов (см.1.3.1.-1.3.2.) кладовщик склада ежедневно производит записи в «Карточки складского учета». Каждая новая запись нумеруется по порядку. В конце дня выводятся остатки материалов по каждой карточке.
По мере оформления хозяйственных операций в «Карточках складского учета» все приходно-расходные первичные документы передаются со склада в материальный отдел бухгалтерии, где производится контроль правильности заполнения первичных документов. Поступившие в отдел первичные документы визируются ст. бухгалтером отдела.
2.2.3.4. Документальное оформление данных инвентаризации.
Для проверки сохранности материальных запасов на складах и соответствия их наличия данным текущего года не реже одного раза в год
производится инвентаризация материальных ценностей на складах.
Инвентаризация производится специальной комиссией, организованной по приказу директора предприятия. В результате инвентаризации выявляются фактические остатки материалов на складах и фиксируются в «Инвентаризационных ведомостях (описях)». «Ведомости» составляются по каждому складу и материально-ответственному лицу (кладовщику). «Инвентаризационные ведомости» подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии.
2.2.3. 5. Документальное оформление учета заготовления
материальных ценностей и расчетов с поставщиками
Фактически себестоимость заготовления материальных ценностей определяется на основании «Счет - платежное требование». В этом документе указывается: дата выписки документа, номер документа, наименование поставщика, место его нахождения, сведения о поставляемых материалах: наименование материала, единица измерения, номенклатурный номер, количество, цена, стоимость материала, общая стоимость поставляемых материалов, расходы по упаковке и транспортировке, стоимость тары, расходы по упаковке и транспортировке, стоимость тары, расходы по погрузке, расходы по доставке, всего по счету.
Сведения об открытии «Счет - платежное требование» оформляются «Выписками из банка», в которых указывается: дата оплаты, номер счета платежного требования, код поставщика, сумма оплаты по счету.
2.2.4.Параметры потоков информации
Параметры потоков информации представлены в таб. 2 и 3.
Таблица 2. Объемно-временные параметры потоков информации
| № п/п | Наименование документа | Количество документо-строк | Количество док/ месяц |
| 1 | «Приходный ордер» | 10 | 12.000 |
| 2 | «Акт» | 3 | 3.000 |
| 3 | «Приемо-сдаточная накладная» | 5 | 10.000 |
| 4 | «Лимитная карта» | 30 | 500 |
| 5 | «Требование» | 10 | 1000 |
| 6 | «Инвентаризационная ведомость» | 500 | 10 |
| 7 | «Выписка из банка» | 15 | 1.000 |
| 8 | «Счет-платежное требование» | 15 | 5.000 |
| 9 | «Карточка складского учета» | 20 | 10.000 |
Таблица 3. Реквизитный состав информационного потока
| № п/п | Наименование документа | Длина в знаках | Формат |
| 1. | Наименование материала | 20 | алфавитный |
| 2. | Номенклатурный номер | 6 | цифровой |
| 3. | Единица измерения | 3 | алфавитный |
| 4. | Количество | 4 | цифровой |
| 5. | Цена | 5 | цифровой |
| 6. | Сумма | 6 | цифровой |
| 7. | Номер документа | 3 | цифровой |
| 8. | Склад | 2 | цифровой |
| 9. | Цех | 2 | цифровой |
| 10. | Вид хозяйственной операции | 2 | цифровой |
| 11. | Направление расхода | 6 | алф-цифр |
| 12. | Лимит | 7 | цифровой |
| 13. | Фактический остаток | 6 | цифровой |
| 14. | Номер"Счет-платежное требование" | 4 | цифровой |
| 15. | Наименование поставщика | 20 | алфавитный. |
| 16. | Место нахождения поставщика | 20 | алфавитный |
| 17. | Стоимостные элементы счета поставщика | 5 | цифровой |
2.3. Содержание отчета по Деловой игре
Результаты выполнения Деловой игры должны быть оформлены в виде трех лабораторных работ:
Лабораторная работа № 2 Функциональный анализ предметной области
Требуется разработать:
2.1.Состав параметров предметной области.