2. Размытость личных ценностей. Отсутствие ясного понимания своих личных ценностей; наличие ценностей, не соответствующих условиям современной частной и деловой жизни.
3. Смутные личные цели. Отсутствие ясности в вопросе о целях своей личной или деловой жизни; наличие целей, несовместимых с условиями современной работы и жизни.
4. Остановленное саморазвитие. Отсутствие настроенности и восприимчивости к новым ситуациям и возможностям
5. Недостаточность навыка решать проблемы. Отсутствие стратегии, необходимой в принятии решений, а также способности решать современные проблемы.
6. Недостаток творческого подхода. Отсутствие способности генерировать достаточно новых идей; неумение использовать новые идеи.
7. Неумение влиять на людей. Недостаточная способность обеспечивать участие и помощь со стороны окружающих или влиять на их решения.
8. Недостаточное понимание особенностей управленческого труда. Недостаток понимания мотивации работников; устаревшие, негуманные или неуместные представления о роли руководителя.
9. Слабые навыки руководства. Отсутствие практических способностей добиваться результата от работы подчиненных
10. Неумение обучать. Отсутствие способности или желания помогать другим развивать и расширять свои возможности
11. Низкая способность формировать коллектив. Неспособность содействовать развитию и повышению эффективности рабочих групп или коллективов.
Тема 7. Этика делового общения
Цель:
- навык подготовки материалов к совещанию
- умение составлять необходимые документы
- умение самостоятельно разрешать проблему
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ
Совещание – совместное обсуждение с кем-либо чего-либо;
заседание, посвященное обсуждению каких-либо вопросов, действий, мер
Синонимы: пятиминутка, летучка, оперативка, планерка.
Так как в принятии решений задействовано много работников, такой вид управленческой деятельности - наиболее дорогостоящий, т.к. стоимость совещания складывается из заработка всех его участников, заработка всех готовящих его и обслуживающих, затрат на аренду (использование) помещения, оргтехнику и др. накладные расходы.
Поэтому совещание должно быть тщательно подготовлено.
Технология организации и проведения делового совещания
| Этапы | Элементы |
| 1.Подготовка 2.Проведение 3. Подведение итогов и принятие решения 4. Контроль за выполнением решения | Определение целесообразности проведения совещания (определяется также тема и цель совещания) Определение повестки дня Определение состава участников (кто и какую подготовительную работу должен вести) Назначение даты и времени совещания Определение места проведения Подготовка участников совещания Продолжительность совещания Регламент (порядок ведения заседания, правила его ведения) Протокол Выводы Определение тех, кто и в какие сроки должен выполнить определенный объем работ Определение формы подведения итогов совещания Способы выработки решения Определение лиц, осуществляющих контроль за выполнением решения |
ФУНКЦИИ СОВЕЩАНИЙ:
1. Планирование является необходимым элементом управления организацией и создает предпосылки для эффективной работы
2. Четкое распределение обязанностей позволяет конкретизировать роль каждого члена организации в работе, экономит время и способствует эффективной деятельности
3. Получение максимально полной информации обусловливается присутствием на совещаниях широкого круга лиц
4. Принятие решений проводится с помощью голосования или полного соглашения всех участников
5. Непременный обмен опытом между представителями руководящего состава и подчиненными
6. Обсуждение текущего производственного процесса, когда оценивается состояние дел на текущий момент, идет поиск путей решения возникших проблем
7. Реагирование на претензии, обсуждение жалоб клиентов и потребителей, нахождение способов удовлетворения претензий и возможностей их не повторения
8. Согласование действий, когда они подчиняются одной цели – повышению результативности труда (согласовывается работа представителей всех звеньев)
ТИПЫ СОВЕЩАНИЙ
1. Планерка. Цель – составление планов текущей работы. Планирование обычно отнимает слишком много времени, поэтому этот тип совещания очень эффективен тем, что встречи проводятся небольшими рабочими группами. Проводятся планерки регулярно, в определенный день недели, либо ежедневно, в начале или середине дня. Планерки носят менее формальный характер, что представляет возможность для общения и участия рядовых сотрудников в управлении организации.
2. Деловое совещание. Цель – принятие решений. Характеризуется четким соблюдением формальных процедур, ролей, правил. На этих встречах происходит обмен информации, обсуждение и принятие какого-либо решения по поставленной проблеме.
3. Инструктаж. Цель – передача информации сотрудникам о характере и цели работы, предупреждение об ответственности. На этих совещаниях не принято обсуждение вопросов – решения уже приняты вышестоящими инстанциями. От руководителей требуется лишь проинструктировать людей, ответить на вопросы и проверить, правильно ли понята всеми участниками совещания их роль.
4. Производственные совещания проводятся с целью коллективного обсуждения проблем, На таких встречах подводятся итоги проделанной работы, обсуждаются ситуации, возникшие в той или иной рабочей группе. Характеризуются ненормируемыми временными рамками и непринужденностью обстановки. Обычно на них не приглашаются посторонние.
5. Консультации собираются на производстве с целью выяснения дополнительной точки зрения и получения информации от специалистов по какому-либо вопросу. На эти встречи приглашаются клиенты, сотрудники, представители общественных организаций – все, кто может дать нужную информацию. Важно создать атмосферу доверия и непринужденности, способствующую раскрепощению людей и возникновению у них чувства сопричастности к процветанию организации.
Основные ошибки при организации совещаний
1. Отсутствует главная тема совещания
2. При наличии нескольких тем совещания нет обеспечения их точного разграничения и соответствующего аналитического обсуждения
3. Участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы
4. В повестку дня включены вопросы разного объема и разнообразного содержания, поэтому есть угроза, что совещание может превратиться в обсуждение или в ссору между отдельными участниками или группами; увеличивается число пассивных участников
5. На совещании обсуждаются проблемы и вопросы, которые можно решить в рабочем порядке
6. Не удается придерживаться повестки дня. Участники отступают от нее и рассматривают стихийно возникшие побочные темы или какую-либо проблему, которая существует на данном предприятии постоянно.
Основные ошибки при проведении совещания
1. Не регламентируется его продолжительность
2. Не соблюдается установленная продолжительность
3. Слишком большая продолжительность
4. Не делаются перерывы
5. Не ограничивается время на доклады и выступления
6. Участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли
Основные ошибки при определении места проведения совещания
1. Слишком много совещаний проводится в кабинете руководителя
2. В ходе совещания ведутся телефонные разговоры и даже принимаются посетители
3. Помещение для совещания плохо оборудовано и недостаточно освещено
ПРОТОКОЛ
ПРОТОКОЛ – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений
на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных
органов;
документ с записью всего происходящего на заседании, собрании.
Ведется, как правило, во время заседания. Может записываться на диктофон или
стенографироваться, а протокол будет составляться после расшифровки записи.
Ведет записи секретарь или специально назначенное лицо.
Формуляр протокола (совокупность реквизитов):
· Наименование организации
· Название вида документа (протокол)
· Дата заседания
· Регистрационный номер документа
· Место проведения заседания (населенный пункт)
· Заголовок к тексту (с указанием коллегиального органа и вида заседания, отвечает на вопрос «чего?»)
· Текст (см. ниже)
· Подписи (председателя и секретаря заседания)
ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА
Тольяттинский
политехнический колледж
ПРОТОКОЛ
06.04.2004 № 32
г.Тольятти
Заседания отделения финансово-
экономических специальностей
Председатель - И.И.Петрова
Секретарь - А.А.Колунова
Присутствовали – (перечисляются фамилии членов отделения в алфавитном порядке без
указания должностей)
Повестка дня:
1. О работе отделения в первом семестре 2003-2004 учебного года.
Доклад зав.отделением В.В.Семеновой
2. Об итогах аттестации работников отделения.
Доклад методиста А.П.Еремина.
1. СЛУШАЛИ:
В.В.Семенову – текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Р.О. Мальцев – напомнил о проведении олимпиады по бухгалтерскому учету и написании статьи в журнал «Бухгалтерский учет»