Следующим результатом проведенной работы стал перечень процессов, подлежащих документированию.
Основой для принятия решений стал анализ соответствия процессов типовой модели реестру процессов университета (таблица 8).
Таблица 8 — Соответствие процессов ВГУЭС процессам инвариантного ядра типовой модели СК ОУ
| Инвариантное ядро | Код | Вид документа | Название процесса | |
| 1.3.2(4.2.3) | Управление документацией | |||
| 1.3.2.3(4.2.4) | Управление записями | |||
| 4.2.1(8.3) | Управление несоответствиями | |||
| 4.2.2(8.5.2(3)) | КД и ПД | |||
| 4.3(8.2.2) | Внутренний аудит | |||
| 2.1 Маркетинг | 2.1.1 | ИК | ДП | Изучение рынка труда |
| 2.1.2 | ДП | Анализ и оценка конкурентоспособности университета на рынке образовательных услуг | ||
| 2.1.3 | ДП | Оценка удовлетворенности персонала и обучающихся | ||
| 2.2.1 | ИК | ДП | Профориентационная работа | |
| 2.2.2 | ИК | ДП | Проектирование и реализация дополнительных довузовских образовательных программ | |
| 2.4 Приём студентов | 2.2.3 | ИК | ДП | Прием абитуриентов |
| 2.4 | ИК | Управление учебно-организационной деятельностью | ||
| 2.2 Проектирование и разработка образовательных программ | 2.4.1 | ДП | Формирование структуры подготовки | |
| 2.5 Реализация основных образовательных программ | 2.4.2 | ДП | Реализация образовательных программ | |
| 2.5 | ИК | ДП | Содействие трудоустройству выпускников | |
| 2.6 Воспитательная и внеучебная работа с обучающимися | 2.6.1 | ИК | ДП | Воспитательная и внеучебная работа с обучающимися. Внеучебная воспитательная деятельность |
| 2.6 Воспитательная и внеучебная работа с обучающимися | 2.6.2 | ИК | ДП | Воспитательная и внеучебная работа с обучающимися. Реализация воспитательных и социальных программ для обучающихся |
| 2.7 | ИК | ДП | Управление системой дополнительного образования | |
| 2.8.1 | ИК | ДП | Подготовка кадров высшей квалификации | |
| 2.10 Научные исследования и разработки | 2.9.1 | ИК | ДП | Научно-исследовательская деятельность |
| ИК | Инновационная деятельность | |||
Продолжение таблицы 8
| Инвариантное ядро | Код | Вид документа | Название процесса | |
| 3.1 Управление персоналом | 3.1.3 | ИК | ДП | Управление персоналом. Конкурсный отбор на замещение вакансий должности профессорско-преподавательского состава |
| 3.2 | ИК | ДП | Управление финансами. Бухгалтерский учет | |
| 3.2.4 | ИК | ДП | Управление финансами. Бюджетирование | |
| 3.4 Библиотечное и информационное обслуживание | 3.4 | ИК | ДП | Библиотечное и информационное обслуживание |
| 3.5.1 | ИК | ДП | Развитие корпоративной информационной вычислительной сети вуза | |
| 3.5.2 | ИК | ДП | Развитие и внедрение корпоративных приложений информационной среды, поддерживающих все направления деятельности вуза | |
| 3.5.3 | ИК | ДП | Обеспечение открытости корпоративной информационной среды для внешнего мира | |
| 3.6 Управление закупками | 3.6 | ИК | ДП | Управление закупками |
Анализ существующей документации показал, что в СТП/СТО, положениях и т.д. регламентированы функции. Степень документированности процессов — внутреннее дело университета. В имеющихся СТП отсутствует анализ проведения корректирующих мероприятий, показатели результативности и эффективности процессов и т.д.
В ходе внедрения был проведен анализ существующей документации в соответствии с установленной иерархией документации, а также имеющихся разработок определен общий перечень документации ВГУЭС в соответствии с п.4.2.3. «Управление документацией» и с п.4.2.4 «Управление записями» ГОСТ Р ИСО 9000-2001 (таблица). Цель данной работы — исключение дублирующей информации и определение ответственности за её актуальность. Пример закрепления документации за определенным уровнем управления дан в таблице 9.
Таблица 9 — Определение принадлежности документации относящейся к подготовке специалистов
| № | Наименование | Ответственный | Срок | Уровень |
| Уровень ВГУЭС | ||||
| 1 | Основные направления стратегического развития | Ректор | 3-5 лет | Стратегический |
| 1.1 Развитие инфраструктуры и совершенствование управления вузом | Первый проректор | 3 года | Стратегический | |
Продолжение таблицы 9