Сбор и структурирование информации и знаний и управление ими осуществляется при помощи Internet-репозитория образовательных и научных ресурсов ВГУЭС, регистрации аналогов учебных изданий в НПЦ Информрегистр в соответствие с государственным законом об обязательной регистрации электронных документов.
Университет имеет два канала доступа в Интернет (скорость 2+4 Мбит/с, используется ВОЛС), а также подключение к национальной университетской сети RUNNet.
В настоящее время пользователи имеют доступ к следующим сервисам:
- персональный доступ в локальную сеть ВГУЭС, домен empl — для сотрудников и stud — для студентов;
- доступ к файловому серверу сотрудников, позволяющему сотрудникам обмениваться файлами и хранить персональные файлы в защищенном каталоге;
- преподаватели имеют доступ к файловому серверу студентов, студенты — к личным папкам и к папкам преподавателей на файловом сервере студентов;
- возможность получения персональной информации через специализированный портал;
- доступ к материалам сайта Цифровых учебно-методических материалов (http://abc.vvsu.ru);
- доступ к системе тестирования студентов СИТО (http://cito.vvsu.ru);
- доступ к системе раздаточных материалов и формирования учебно-методической поддержки дисциплин (http://study.vvsu.ru);
- автоматическое получение электронного почтового ящика на сервере ВГУЭС (http://abc.vvsu.ru/email.asp);
- доступ к системе анкетирования (http://it.vvsu.ru/ank);
- доступ к системе резервирования места в классе для преподавателей (http://it.vvsu.ru/class);
- доступ к форуму (http://www.vvsu.ru/forum);
- доступ к расписанию — создание (http://reg.vvsu.ru/timetable/timetable.asp) и просмотр (http://it.vvsu.ru/timetable/);
- доступ к внешним учебным полнотекстовым материалам
(http://www.vvsu.ru/infotech/books/emc/site);
- учет учебно-методического обеспечения — редактирование (http://reg.vvsu.ru/study/UMKEdit/), просмотр (http://study.vvsu.ru/umk/), редактирование преподавателя (http://reg.vvsu.ru/study/UMKteacher/);
- система создания паспортов образовательных программ;
- система управления приемной комиссией и учета контингента студентов;
- система планирования учебного процесса, составления планов и графика учебного процесса, расчета нагрузки (http://dream.vvsu.ru:7777/EduLoadWEB/);
- система сопровождения сессии — учет успеваемости и формирование индивидуального плана студента (http://dream.vvsu.ru:7777/EducationalCardsWEB/);
- система учета платной образовательной деятельности;
- система начисления стипендии;
- система учета проживающих в общежитии и учета платежей;
- система управления доступом в помещения на основании идентификационных пластиковых карт — печать, учет оборота ключей на вахте, пропуск в общежитие и на территорию, учет посещаемости лекционных занятий;
- система учета помещений, в том числе с помощью картографической информации;
- сервис формирования расписания;
- система управления справочниками — создание простых учетных систем;
- сервис подготовки информационно-аналитических отчетов;
- система единой регистрации и управления правами пользователей;
- сервис публикации нормативных документов;
- мониторинг использования Интернет-трафика;
- система управления контентом – размещение новостей и объявлений, публикация материала, формирование страниц подразделений;
- управление персональной страницей пользователя;
- телефонный справочник.
Доступная емкость хранения персональных данных на файловых серверах: 500 Мбайт для преподавателей; 100 Мбайт для студентов. Все сотрудники имеют регламентированные права доступа к корпоративным данным. Пользователи (сотрудники и студенты) регистрируются на сайте ВГУЭС и получают доступ к необходимой им информации, ограниченной их ролью в вузе: 92% студентов очного обучения и 91% сотрудников — пользователи КИС.
1.7 Совершенствование процессов на основе нововведений
С 2000г. в университете работа по совершенствованию учебного процесса направлена на:
- оптимизацию учебных планов (исключение из планов дисциплин, не соответствующих целям образовательных программ);
- унификацию дисциплин;
- увеличение доли потоковых дисциплин.
Список базовых дисциплин федерального компонента циклов ГСЭ, ЕН и ОПД является единым для всех специальностей, одобрен Ученым советом ВГУЭС и утвержден ректором университета. Для каждой дисциплины обязательного списка установлены виды и объемы аудиторной нагрузки, формы контроля, базовая кафедра, семестр. Создана единая автоматизированная информационная система управления учебным процессом, которая включает базу данных по учебным дисциплинам и рабочим учебным планам.
С 2003г. работа по оптимизации учебных планов в соответствии с Инструктивным письмом МО РФ от 27.11.2002 №14-55-996ин/15 «Об активизации самостоятельной работы студентов» привела к сокращению аудиторной нагрузки. Исключены из учебных планов дисциплины, чьи дидактические единицы дублировали друг друга.
С 2006г. в связи с переходом на ГОС ВПО третьего поколения ведется работа по введению компетентностного и кредитно-модульного обучения.
С 1998г. в университете введена практика жесткого нормирования всех разделов индивидуального плана в часах, при этом план преподавателя, занимающего одну ставку, должен был быть рассчитан на 1500 часов в год. Такая практика привела к тому, что преподаватель и кафедра научились рассчитывать свои ресурсы при составлении планов. Основным недостатком этой системы явилась высокая степень формализма. В 2003-2004уч.г. руководством принято решение отойти от жесткого нормирования времени и учета трудозатрат, в связи с чем часть разделов плана была выведена из системы нормирования в часах, например, разделы «Подготовка к занятиям» и «Организационная работа».
С 2006г. общий годовой бюджет рабочего времени одной штатной единицы ППС делится на две части. Первая часть (общий объем 1200 часов) включается в индивидуальный план работы преподавателя, ее выполнение контролируется заведующим кафедрой, директором института и Департаментом академической политики и организации учебного процесса. Вторая часть (общий объем до 300 часов) отдана на контроль заведующему кафедрой и директора института.
С 2006г. в университете идет работа по реформированию системы организации и управления НИР. В целях совершенствования организации и форм контроля НИД ППС разработано Положение о научной работе преподавателей в рамках индивидуальных планов, определён порядок (процесс) планирования, организации и отчетности по научной работе, выполняемой ППС (http://it.vvsu.ru/doc/). Информационная система поддержки и сопровождения планов и отчетов кафедр, учебно-методического обеспечения дисциплин приведена в п.1.6.
Ежегодно приказом ректора утверждается перечень учебно-методических разработок, выполняемых ППС на грантовой основе, и нормативы оплаты из средств Фонда поддержки. Данные по результативности приведены в составляющих 7б, 9б.
За последние два года в целях оптимизации существующих процессов внедрено 11 новых СТП и внесены изменения в 3 существующих СТП, описывающих процессы проектирования и реализации образовательных программ. Применение новых СТП, таких как «Обучение в сокращенные сроки», «Порядок открытия образовательных программ» (приказ от 20.07.06 №500/2), способствует оптимизации процесса проектирования и разработки образовательных программ. Обучении сотрудников ВГУЭС новым СТП осуществляется в сентябре месяце каждого года.
Эти нововведения послужили основой для:
- разработки сетевой модели методического обеспечения образовательного процесса и системы управления базой данных учебно-методического и библиотечно-информационного обеспечения учебного процесса в рамках создания образовательного сервера ВГУЭС. Основой модели является положение о Учебно-методическом комплекте (УМК) и Дополнительном учебно-методическом комплекте образовательной программы специальности (СТП 1.201-2002);
- разработки нормативной документации, регулирующей создание элементов учебно-методического обеспечения учебного процесса;
- создания организационных структур: редакционно-издательского совета (РИСО), учебно-методического совета (УМСО) университета и положений, регулирующих их деятельность;
- разработки плана-проспекта рукописи учебного издания;
- выделения критериев формирования тематического плана подготовки рукописей – заказа университета на разработку полнообъемных учебных изданий и отбора при комплектовании библиотечного фонда основной учебной литературы.
1.8 Внесение изменений в процессы и оценка их эффективности
Для всех организаций, независимо от их возраста, отраслевой принадлежности и сложившейся системы управления, самым сложным является преодоление сопротивления рядовых сотрудников. Именно этот аспект жизнедеятельности организации считается наиболее актуальным и трудно решаемым в процессе осуществления организационных изменений вообще и внесения изменений в процессы, в частности.
Во ВГУЭС используется смешанный подход вовлечения сотрудников в процесс проведения изменений, сочетающий в себе как силовые методы внедрения принятых решений об изменениях, сверху вниз, на основе жесткого контроля за исполнением, так и стремление наиболее полно задействовать основные мотивы сотрудников университета на постоянное совершенствование, так как высокая готовность сотрудников к изменению стереотипов своего поведения и повышению уровня профессионализма и компетентности являются значительным ресурсом процесса проведения преобразований.
В процессе преобразований возникает проблема определения критериев его эффективности. При использовании ССП эффективность преобразований оценивается при помощи ключевых показателей.
Достаточность качества обучения в университете подтверждается следующими результатами:
- итоговой государственной аттестации выпускников;
- участием студентов университета во всероссийских конкурсах дипломных работ,