б) при передаче товарно-материальных ценностей вновь назначенному должностному лицу, несущему материальную ответственность за вверенные ему ценности;
в) при ликвидации аптеки (аптечного пункта).
Применение норм естественной убыли к товарам, отпускаемым в фабричной упаковке или в виде готовых лекарственных средств, а также к расходу штучных товаров не допускается.
Списание стоимости естественной убыли в расход в пределах установленных норм производится по актам, утвержденным вышестоящей организацией. В аптеках, где управляющий не является материально ответственным лицом, акты и расчеты на списание суммы естественной убыли утверждаются управляющим аптекой.
Установлены также нормы естественной убыли при расфасовке гигроскопической ваты и медицинских пиявок при их транспортировке и хранении.
Виновные в недостаче товарно-материальных ценностей, превышающей предельные нормы естественной, убыли, несут ответственность в установленном порядке.
Всякого рода потери товаров, образующиеся в результате порчи, истечения срока годности, боя и повреждения тары, в норму естественной убыли не включены. Недостача, происшедшая по причинам, не относящимся к понятию «естественная убыль», фиксируется специальной комиссией в отдельных актах и может быть списана только в установленном для этих случаев порядке. Причиненный ущерб взыскивается с виновных лиц в размере стоимости по розничным ценам. Только в тех случаях, когда установлено, что материально ответственные и другие лица не виновны в нанесенном ущербе, убыток может быть списан за счет издержек обращения аптеки. Управляющие аптеками должны внимательно анализировать причины боя, брака и порчи и стремиться к максимальному сокращению этих потерь, а следовательно, к уменьшению издержек обращения.
Акт на списание товарных потерь представляется аптекой в вышестоящую организацию на рассмотрение и утверждение. На основании заключения комиссии, составившей акт, руководитель вышестоящей организации выносит решение, за чей счет должны быть отнесены потери.
Вышестоящим аптечным организациям предоставляется право производить списание с балансов аптек или аптечных управлений недостач ценностей сверх норм убыли, а также потерь от порчи товаров и материалов в случаях, когда конкретные виновники недостач и порчи ценностей не установлены. Если сумма товарных потерь не превышает 50 рублей по каждому случаю, списание с баланса производится с разрешения руководителя вышестоящих организаций. Если товарные потери в аптеках превышают 50 рублей по каждому случаю, списание производится по подчиненности с разрешения начальника главного аптечного управления министерства здравоохранения республики.
УЧЕТ ЛЕКАРСТВЕННОГО СЫРЬЯ
Заготовку лекарственного сырья аптеки производят по плану вышестоящей организации. В плане указывается ассортимент лекарственного сырья и количество по каждому наименованию. Оплата лекарственного сырья производится аптекой по заготовительным ценам в зависимости от наименования и с учетом качества и сортности сырья.
Заготовленное аптекой лекарственное сырье учитывается как товар. Поступление лекарственного сырья, заготовленного аптекой непосредственно у населения, производится по приемным квитанциям. Приемная квитанция служит документом для приема аптекой лекарственного сырья и для выплаты денег за сданное сырье. Бланки приемной квитанции являются документами строгой отчетности. Они выдаются лицу, принимающему лекарственное сырье от сдатчиков. В приемной квитанции указывается по каждому наименованию лекарственного сырья количество, заготовительная и продажная стоимость за 1 кг и сумма.
Сдача аптекой лекарственного сырья на склад оформляется выпиской расходных накладных.
Учет лекарственного сырья ведется по наименованиям, количеству и сумме по заготовительной стоимости. Запись ведется в «Журнале движения материальных ценностей этот журнал предназначен для учета прихода и расхода материальных ценностей (лекарственное сырье, корма и фураж, строительные материалы, топливо и горючее). Журнал составляется в двух экземплярах и представляется вместе с приходными и расходными документами при месячном отчете аптеки о ее хозяйственной деятельности.
В начале месяца по каждому наименованию лекарственного сырья указываются остатки по количеству и сумме. Затем в хронологическом порядке записывается по каждому наименованию приход лекарственного сырья, заготовленного аптекой в отчетном месяце. Основанием для таких записей служат приемные квитанции на лекарственное сырье, а также приемные акты аптеки. В расход списывается количество и сумма стоимости лекарственного сырья, сданного на склад вышестоящей организации, переданного предприятиям аптечного управления для переработки и расфасовки, а также переведенного в товарные запасы аптеки для реализации. В конце месяца по каждому наименованию выводится остаток по количеству и заготовительной стоимости.
В процессе хозяйственной деятельности аптеки с разрешения вышестоящей организации используют часть заготовленного лекарственного сырья для реализации по ручной продаже и при изготовлении лекарств. Для этой цели часть лекарственного сырья переводится в товар. Эта операция оформляется отдельным актом в двух экземплярах, причем каждое наименование лекарственного сырья оценивается помимо заготовительных цен, еще как и всякий товар, в двух ценах — розничных и оптовоотпускных.
Лекарственное сырье, так же как и другие товарно-материальные ценности в аптеке, подвергается в установленные сроки инвентаризации с полным снятием фактических остатков и выявлением отклонений от учетных данных. Излишки приходуются в журнале учета лекарственного сырья; недостачи и порча лекарственного сырья списываются за счет аптеки лишь в том случае, если будет установлено отсутствие виновности в этих убытках материально ответственных и других лиц. Управляющие аптеками обязаны принимать необходимые меры к недопущению порчи заготовленного лекарственного сырья.
УЧЕТ ТАРЫ
В аптечном хозяйстве тара используется для укладки и упаковки товаров с целью предохранения их от загрязнения и порчи при перевозке, хранении и реализации. Аптеки обязаны бережно относиться к таре, возвращать ее поставщикам в установленном порядке либо передавать тарособирающим предприятиям для повторного использования по прямому назначению. Расходы по износу тары, по ее хранению и перевозке после освобождения из-под товаров включаются в состав издержек обращения. Важным условием сокращения потерь по таре является бережное обращение с тарой, правильная организация ее хранения, своевременный возврат в возможно лучшее состоянии. Учет тары производится в соответствии с инструкцией по учету тары в предприятиях аптечной системы Министерства здравоохранения Украины.
По характеру использования тара подразделяется на три вида:
1) инвентарная тара
2) упаковочный материал (или однооборотная тара);
3) многооборотная тара (или оборотная тара).
Инвентарная тара находится в постоянном пользовании аптеки. Она рассчитана на многократный оборот и как инвентарь аптеки не отпускается потребителю при продаже товаров. К этому виду тары относятся баллоны, железные бочки, бидоны и т. п. В зависимости от стоимости и срока службы инвентарная тара учитывается как основные средства и как малоценный инвентарь.
В аптеках с раздельной материальной ответственностью каждому отделению выделяется постоянная (инвентарная) тара для хранения товаров, за которую отвечают материально ответственные лица.
Упаковочный материал, или однооборотная тара, обслуживает товар однократно. К упаковочному материалу относятся бумага, шпагат, ящики и коробки картонные, барабаны картонные и фанерные, корзины из-под посуды, глиняная необлицованная посуда из-под мазей, кули рогожные и др. После использования эту упаковку уничтожают или передают в утиль. Упаковочный материал не подлежит оприходованию и как тара не учитывается.
Многооборотная (оборотная) тара служит для перевозки и хранения товара от склада до места реализации. Этот вид тары подлежит обязательному учету в аптеке.
Оборотная тара, как правило, отпускается аптеке за плату и возвращается аптекой на центральный аптечный склад, на склады других поставщиков или сдается тарособирающим организациям также за плату по ценам прейскуранта. Следует иметь в виду, что оборотная тара, продаваемая потребителю вместе с товаром, как, например, посуда из-под минеральных вод, учитывается как товар.
Вся поступающая в аптеку тара, независимо от того, включена ли ее стоимость в счет-фактуру, должна быть принята материально ответственным лицом как по количеству, так и по качеству.
В аптеках, где имеется отделение запасов, материальная ответственность за всю поступающую в аптеку тару возлагается на заведующего отделением запасов и его заместителя, кроме инвентарной тары, выделенной отделениям аптеки, аптечным пунктам и киоскам.
Оборотная та_ра в аптечных предприятиях в отличие от товаров учитывается в количественно-суммовом выражении на основе действующих цен. Прейскуранты на тару предусматривают оптовые цены для каждого конкретного наименования тары. Кроме того, прейскурант на тару предусматривает цену на тару, бывшую в употреблении. Материально ответственные лица обязаны вести учет оборотной тары в книге учета тары.
В этой книге на каждый вид тары ведется количественно-суммовой учет прихода и расхода. Ежемесячно проводится итог по приходу и расходу и выводится количественно-суммовой остаток на начало следующего месяца.
В аптеках, состоящих на централизованном учете, ежемесячные итоги заносятся соответственно в графы «приход» и «расход» ведомости движения товарно-материальных ценностей месячного отчета аптеки о хозяйственной деятельности.