Методические указания по выполнению курсовой работы по дисциплине «информатика» (стр. 4 из 5)
Рисунок 13 – Третий этап (шаг 3) Мастера диаграмм
¨ Легенда. В этой вкладке можно указать, нужно ли добавить легенду к диаграмме. (Легенда расшифровывает цвета и узоры, соответствующие определенным данным в диаграмме. Легенду можно поместить вверху, внизу, в правом верхнем углу, справа или слева от диаграммы).
¨ Подписи данных. Вкладка используется, если требуется добавить подписи рядом с графическим представлением значений в диаграмме.
¨ Таблица данных. В этой вкладке имеется возможность показать таблицу данных под диаграммой. В этой таблице используется формат данных, похожий на формат исходного диапазона данных в рабочем листе;
6) щелкнуть на кнопке Далее для перехода к четвертому этапу (шаг 4) Мастера диаграмм, в котором можно определить размещение диаграммы – на отдельном листе либо на имеющемся листе (рис. 14);
7)
 |
последний шаг – щелкнуть по кнопке Готово для вставки диаграммы в рабочий лист (рис. 14).
Рисунок 14 – Четвертый этап (шаг 4) Мастера диаграмм
Аналогично строится диаграмма по результатам выполнения задания 2.5.6.
На этом заканчивается выполнение задания 2, состоящее из экспорта файла своего варианта, оформления таблицы в Excel, вычисления заданных параметров, построения диаграмм по результатам расчетов.
Если предыдущие задания выполнены правильно, то все подготовлено для выполнения задания 3.
Выполнение задания 3 начинается с экспорта файла Excel (полученного после выполнения п. 2.6) в Access. Для корректного экспорта файла Excel необходимо выполнить нижеследующие действия:
1) выделить исходную таблицу (диапазон данных А1:К200);
2) скопировать выделенные данные в буфер обмена;
3) перейти на другой рабочий лист (Лист2);
4) вставить данные из буфера обмена в ячейку А1;
5) присвоить рабочему листу Лист2 новое имя Импорт;
6) сохранить и закрыть файл;
7) запустить систему управления базами данных Microsoft Access (Пуск Þ Программы Þ Microsoft Access);
8)
в открывшемся окне (рис. 15) указать создание новой базы данных (Новая база данных). Пункт Открыть базу данных предназначен для открытия уже существующей (ранее сохраненной базы данных);
Рисунок 15 – Создание новой базы данных
9) сохранить базу данных под именем «Задание 3» (рис. 16). Порядок действий:
¨ 1й этап. В появившемся окне сохранения документа необходимо выбрать место расположения файла. При необходимости создать новую папку;
¨ 2й этап. Присвоить файлу новое имя, например «Задание 3».
¨
 |
3й этап. Сохранить файл (кнопка Создать).
Рисунок 16 – Сохранение (создание) новой базы данных
10) для экспорта данных из Excel в Access необходимо применить команду Файл Þ Внешние данные Þ Импорт. Результат применения этой команды представлен на рис. 17.
11) В окне импорта (рис. 17) необходимо:
¨ 1й этап – определить тип файла (Microsoft Excel);
¨ 2й этап – найти файл с выполненным в Excel заданием 2;
¨ 3й этап – завершить операцию нажатием кнопки Импорт;
 |
Рисунок 17 – Импорт данных из Excel в Access
Рисунок 18 – Первый этап работы мастера импорта
12) после выполнения команды импорта начинает работать мастер импорта данных, в котором выбирается лист, содержащий, данные, подготовленные на предыдущем этапе. Первый этап работы мастера представлен на рис. 18;
13) на втором этапе работы мастера импорта данных происходит преобразование строки, содержащей заголовки в поля таблицы (рис. 19);
 |
Рисунок 19 – Второй этап работы мастера импорта
 |
Рисунок 20 – Третий этап работы мастера импорта
14) третий этап работы мастера импорта данных позволяет пользователю выбрать место сохранения данных: в новой таблице или в существующей. В нашем примере, так как ранее таблица не создавалась, мы создадим новую таблицу (рис 20);
15) на четвертом этапе работы мастера импорта данных пользователь может присвоить новые имена полям таблицы, не импортировать поле, а также изменить тип данных в каждом поле (рис. 21);
Рисунок 21 – Четвертый этап работы мастера импорта
16) пятый этап работы мастера импорта данных позволяет создать или определить ключевое поле. Ключевое поле необходимо для однозначного определения каждой записи таблицы данных и ускорения обработки данных. При выполнении задания 3 рекомендуется создать ключевое поле. Пятый этап работы мастера представлен на рис. 22;
17) на шестом этапе работы мастера импорта данных пользователь присваивает новое имя таблице данных, а также может произвести анализ таблицы на наличие ошибок импорта (рис. 23.).
Рисунок 22 – Пятый этап работы мастера импорта
Рисунок 23 – Заключительный этап работы мастера импорта
Выполнив вышеуказанные процедуры импорта данных, мы получим рабочую таблицу данных. При необходимости ее можно исправить в режиме конструктора. На рис. 24 представлены объекты базы данных, сгруппированные по типам.
Рисунок 24 – Окно базы данных
При выполнении пункта 3.2. задания 3 необходимо в режиме конструктора построить запросы, позволяющие ответить на вопросы пп. 3.2.а – 3.2.д.
Ниже приведен пример построения запроса на выборку данных, позволяющего определить все продажи гречневой крупы:
1) щелкнуть на закладке Запросы в окне базы данных;
2) двойным щелчком левой клавиши мыши по пункту Создание запроса в режиме конструктора перейти в режим конструирования нового запроса. Окно конструирования запроса представлено на рис. 25;
3) добавить таблицу Данные;
4) в строке «Поле:» выбрать – Наименование товаров;
5) в строке «Условие отбора:» ввести *гречневая* (использование знака «*» подробно описано на стр. 17 – 18);
6)
сохранить структуру запроса (команда Файл Þ Сохранить или кнопка );7) присвоить новое имя запросу и закрыть окно конструктора запросов;
Рисунок 25 – Создание запроса в режиме конструктора
 |
8) для того чтобы просмотреть результат действия запроса, нужно выделить необходимый запрос и нажать на кнопку Открыть в окне базы данных.
Аналогично выполняются остальные запросы на выборку данных. При конструировании запросов, выполняющих суммирование данных, необходимо применять Групповые операции (Вид Þ Групповые операции или кнопка на панели инструментов «База данных»). На рис. 26 приведен пример запроса с суммированием данных. Результат действия запроса с суммированием данных представлен на рис. 27.Создание формы и отчетов проще всего осуществить с помощью мастера. Для создания формы ввода информации в таблицу данных необходимо:
1) переключиться на объект базы данных Формы;
2) нажать на кнопку Создать и в появившемся окне выбрать в качестве источника данных исходную таблицу, а затем способ создания автоформы – в столбец, ленточная или табличная;
3) сохранить полученную форму.
 |
Аналогично создаются отчеты по результатам выполнения запросов «в» и «д» п.3.2. Форма отчетов выбирается самостоятельно.
Рисунок 26 – Конструирование запроса с применением групповых операций
Рисунок 27 – Результат действия запроса на суммирование
Построение отчета в виде графика по запросу 3.2.в отличается от обычного построения отчета лишь тем, что в окне создания нового отчета необходимо указать вместо автоотчета – Мастер диаграмм (рис. 28).
Ниже приведены этапы построения отчета в виде графика:
1) определить в качестве источника данных запроса и выбрать способ создания отчета с помощью Мастера диаграмм. Нажатие на кнопку ОК позволяет перейти к первому этапу построения диаграммы (рис. 28);
2)
 |
на первом этапе построения диаграммы пользователь выбирает из доступных полей те, которые он хочет видеть в своей диаграмме. В нашем случае необходимо выбрать все поля (рис. 29);
Рисунок 28 – Окно создания отчета
Рисунок 29 – Первый этап создания диаграммы
3) второй этап построения диаграммы заключается в выборе типа диаграммы (рис. 30);
4)
третий этап построения диаграммы позволяет пользователю определить расположения доступных полей по осям координат, а также просмотреть вид получаемой диаграммы (рис. 31);