· Цвет границы Изменение цвета границы элемента управления.
· Ширина границы Установка толщины границы элемента управления от сверхтонкой до 6 пунктов.
· Оформление Позволяет применять специальные эффекты: обычное, приподнятое, утопленное, вдавленное, с тенью и рельефное.
Установка свойств поля
После размещения полей в форме вам, возможно, придется изменить значения некоторых их свойств. Если поле является счетчиком, оно не может быть изменено пользователем, запретите выбор этого элемента в форме, установив для свойства Доступ значение Нет. Поскольку Access затеняет незаблокированный элемент управления, к которому нет доступа, установите свойство Блокировка в значение Да,чтобы показать, что это поле – необновляемое. Элемент управления не будет затенен, но пользователь не сможет перейти к нему или выделить его в режиме формы.
Свойства Формат поля, Число десятичных знаков, Маска ввода, определенные для поля таблицы, Access копирует в соответствующие свойства элементов управления, связанного с этим полем. Однако в форме можно определить более жесткое условие на значение. Свойство Значение по умолчанию наследуется из базовой таблицы. Если вы хотите использовать другое значение по умолчанию, введите его в окне свойств.
Свойство Текст строки состояния устанавливается в значение, совпадающее с установкой свойства Описание. Другие свойства также могут быть настроены в соответствии с вашими требованиями.
Установка свойств надписи
Вы можете отдельно определить свойства надписи, присоединенной к элементу управления. Чтобы увидеть окно свойств, выделите надпись поля. Access копирует значение свойства Подпись, определенное для поля базовой таблицы, в свойство Подпись для присоединенной надписи.
Другой способ изменить надписи: выделите ее в форме и поместите указатель внутри надписи. Щелкните еще раз, чтобы указать точное место вставки символов. Удалите ненужные и введите новый текст. Если размер надписи не соответствует длине нового текста, измените размеры надписи с помощью маркеров или задайте новые размеры в окне свойств.
Чтобы быстро настроить размер надписи по размеру содержащегося в ней текста,выделите надпись и выберите команду Формат->Размер->По размеру данных.
Установка свойств формы
Щелкните в любом месте формы вне области данных или выберите команду Правка->Выделить форму, и в окне свойств будут показаны свойства формы. Значение свойства Подпись будет использоваться в режиме формы и таблицы в качестве заголовка окна формы. Совйства событий, следующие за свойством Дополнительные сведения, могут использоваться для запуска макрокоманд, макросов, процедур VBA для приложений.
Свойства Число делений по Х и Число делений по У, определяющие плотность точек в сетке. Для более точного размещения объектов в форме можно использовать команду Формат->Привязать к сетке или увеличить плотность точек в сетке.
Окончательная настройка формы
Когда вы закончите работу в режиме конструктора, можно установить темно-серый цвет фона, чтобы элементы управления легче было различать. Выделите область данных и установите цвет с помощью кнопки Цвет фона на панели инструментов. Выделите все надписи, протащив указатель мыши по всем надписям, и установите светлый цвет фона. Если вы хотите точно подогнать размер области данных по отношению к размещенным в ней элементам управления, перетащите с помощью мыши границы области данных.
Переключитесь в режим формы, нажав кнопку Представление формы на панели инструментов. Для настройки окна формы точно по размеру макета выберите команду Окно->По размеру формы. Сохраните созданную форму, пользуясь кнопкой сохранить на панели инструментов или командой Файл->Сохранить.
Использование форм для ввода данных
При работе с реляционными БД часто приходится иметь дело с информацией, хранящейся в нескольких таблицах. Это не вызывает затруднений, когда вы используете запрос, но при вводе новых данных возникают некоторые проблемы. Access предоставляет несколько способов представления информации из связанных таблиц, значительно упрощающих процедуру ввода данных.
Списки и поля со списком
Список или поле со списком – удобные способы отображения перечня возможных значений элемента управления. Чтобы задать список, можно ввести все возможные значения прямо в ячейке свойства Источник записей. В качестве источника записей можно определить таблицу или запрос. Access отображает текущее значение в верхней части поля со списком или выделяет его в списке. Для того, чтобы создать поле со списком, выполните следующие действия:
1. На панели инструментов нажмите кнопку Мастера элементов, а затем кнопку Поле со списком и перетащите в форму нужное поле из списка полей исходной таблицы. Вы увидите в форме новый элемент управления, и Access выведет на экран окно диалога Создание полей со списком.
2. Так как в поле со списком будут отображаться значения исходной таблицы, а первый переключатель установлен по умолчанию , просто нажмите кнопку Далее.
3. Во втором окне диалога Access выводит список доступных таблиц и запросов. Выберите таблицу и нажмите кнопку Далее.
4. В третьем окне мастер выводит список полей таблицы и список столбцов для поля со списком. Нажмите кнопку с двойной стрелкой, если хотите включить оба поля таблицы в список столбцов поля со списком.
5. В четвертом окне мастер выводит на экран выбранные вами столбцы с данными из таблицы. Здесь устанавливается ширина столбцов (столбцы с нулевой шириной не выводятся). Чтобы столбец с кодами отображался в раскрывающемся списке, можно снять флажок Скрыть ключевой столбец.
6. В пятом окне диалога мастер спрашивает, какой столбец следует использовать в качестве элемента управления.
7. В шестом окне мастер предлагает выбор: связать элемент управления с полем базовой таблицы или запроса, обновляемым с помощью этой формы, или сохранить выбранное значение только в свободном элементе управления. Мы хотим использовать поле со списком для ввода и обновления, поэтому установите переключатель Сохранить в поле и выберите в раскрывающемся списке полей. Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к последнему окну мастера.
8. В последнем окне можно изменить предлагаемый мастером текст для присоединенной надписи поля со списком. Нажмите кнопку Готово, и мастер закончит создание поля со списком.
Если окно свойств открыто, вы можете изучить свойства поля со списком, установленные мастером. Свойство Данные показывает с каким полем связано поле со списком. Свойство Тип источника строк указывает из какой таблицы или запроса поступают данные. Ячейка свойства Источник строк содержит инструкцию SQL. Для свойства Число столбцов установлено количество используемых столбцов. Свойство Заглавия столбцов установлено в значении Нет (заголовки не выводятся).
Выключатели, флажки и переключатели
Если таблица содержит поле, принимающее значения Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл./Выкл., то помните, что три типа элементов управления позволяют графически представлять и изменять значения таких полей: выключатель, флажок, переключатель. Чтобы изменить тип элемента управления, сначала удалите поле, принимающее указанные значения из формы. Затем нажмите кнопку Флажок на панели элементов и перетащите это поле из списка полей таблицы в правый верхний угол формы. Нажмите кнопку Представление формы на панели инструментов и вы увидите окончательный вид формы. Интересным аспектом использования в форме элементов управления подобного типа является то, что их свойства сохраняются при переходе в режим таблицы. Поэтому во многих случаях вместо создания специальной формы, предназначенной для использования в режиме таблицы, достаточно настроить соответствующим образом существующую форму, заменяя в ней поля другими элементами управления.
Разработка отчетов
Использование отчетов
Отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из БД в виде печатного документа. По сравнению с другими средствами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:
- они предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;
- отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов, материалов для презентаций и др. документов, необходимых для успешного ведения бизнеса.
В отчете каждая группа данных и итоги по ней могут быть представлены отдельно. Вы имеете следующие возможности:
- для обеспечения иерархического представления данных можно определить до 10 условий группировки.
- Для каждой из групп можно задать отдельные заголовки и примечания.
- Вы можете производить сложные вычисления не только внутри некоторой группы или набора записей, но и по нескольким группам одновременно.
- В дополнение к верхнему и нижнему колонтитулу можно записать заголовок и примечание для всего отчета в целом.
Точно так же как в основные формы можно внедрять подчиненные, в основной отчет можно вставить подчиненные отчеты. Иногда удобнее подсчитать в некотором отчете итоговые значения и включить результат в другой отчет, где содержится более подробная информация.
Также как в форме, вы можете вставить в любой раздел отчета рисунки или диаграммы. Они могут быть внедрены как свободные, так и присоединенные объекты OLE.
Создание простого отчета
Построение отчета очень похоже на разработку формы. Выделите в окне БД запрос или таблицу и выберите Новый отчет в раскрывающемся списке кнопки Новый объект на панели инструментов (или выберите команду Вставка->Отчет). Access выведет на экран окно диалога Новый отчет. Access показывает имя выбранного запроса в поле со списком в нижней части окна диалога. Вы можете открыть список и выбрать в нем другую таблицу или запрос. Затем выберите Конструктор и нажмите кнопку ОК. В верхней части окна вы увидите панели инструментов конструктора отчетов и форматирования. Кроме того, конструктор отчетов предоставляет такие средства разработки, как окно свойств, список полей и панель элементов, которые вы можете выводить на экран по мере необходимости с помощью команд Вид->Список полей, Вид->Свойства, Вид->Панели элементов. Пустой макет отчета содержит разделы Верхний колонтитул, Нижний колонтитул, между которыми находится Область данных. Линейки по верхнему и левому краям окна помогают планировать расположение данных на странице. Вы можете изменить размер любого раздела, перетащив его границу. Добавить или удалить верхний или нижний колонтитулы можно с помощью команды Вид->Колонтитулы.