Содержание повестки. Повестка совещания должна быть конкретной. Короткая или расплывчатая повестка может существенно снизить его эффективность, поскольку не позволит членам сформировать собственное мнение и заранее подготовиться, например, ознакомиться с необходимыми документами, фактами и цифрами.
Определение участников совещания. Полезность и успех совещания становятся весьма сомнительными, если на нем присутствует слишком много людей или не присутствуют люди, которых непосредственно касается обсуждаемый вопрос. В соответствии с этим выбирается оптимальное число участников. Следует учитывать, что для организации конструктивной дискуссии оптимальным числом считается от 5 до 9 человек.
Если в повестке дня несколько вопросов, на каждый из которых необходимо приглашение дополнительных сотрудников, то эффективным является применение метода раздельного обсуждения. Суть метода заключается в приглашении на конкретный вопрос дополнительных специалистов, которые по окончании рассмотрения вопроса покидают совещание. Это позволяет уменьшить число участников и избежать присутствия статистов, то есть тех участников, которые присутствуют на совещании, ожидая, пока дойдет очередь до обсуждения их вопроса. При этом постоянные члены совещания присутствуют на всем его протяжении.
Подготовка раздаточного материала. Распространение вместе с повесткой дня соответствующего раздаточного материала (в виде проекта решения, описания предложений, а также различных вспомогательных материалов) не только экономит время, но и позволяет участникам заранее сформулировать полезные вопросы и конструктивные замечания. Однако эта идея теряет всякий смысл, если бумаги, которые раздаются непосредственно на совещании, слишком объемны.
Время проведения. Время проведения совещания определяется в зависимости от специфики рассматриваемых вопросов и решаемых на совещании задач. Срочные, но краткие совещания, связанные с краткосрочным планированием, обычно проводятся в начале дня; они часто называются планеркой.
Расположение участников. В этом вопросе не все однозначно, но можно признать следующее: а) если участники сидят через стол лицом друг к другу, это стимулирует оппозицию, конфликты и несогласие, хотя, конечно же, не превращает союзников во врагов; б) как правило, близость к председателю свидетельствует о его уважении и благосклонности. Это хорошо заметно, когда тот сидит во главе длинного узкого стола. Чем больше расстояние от председателя, тем ниже ранг [1].
Для того чтобы совещание было продуктивным, следует соблюдать ряд правил.
Во-первых, заранее продумайте повестку дня и заранее доведите ее до сведения предполагаемых участников совещания.
Во-вторых, важно правильно определить состав участников.
В-третьих: если возможно, придите в комнату совещания первым. Это даст вам возможность по отдельности встретить каждого входящего человека и убедиться в том, что у него наготове все ресурсы, какими он располагает.
В-четвертых, предоставьте каждому выступающему возможность выговориться до конца (естественно, в рамках регламента, если таковой определен). При этом тщательно следите за конкретностью высказываний и точным их соответствием обсуждаемому пункту повестки дня. Пресекайте личные нападки участников совещания друг на друга, замаскированные под деловые выступления.
В-пятых: суммируйте каждое важное решение по ходу обсуждения любого пункта повестки. Тогда участникам будет понятно, «где вы находитесь» по сравнению с «пунктом старта». У вас будет возможность проследить за реакциями окружающих и принять решение по поводу возможных несогласий: разобраться ли с ними на месте или дать себе время на подготовку в ожидании момента, когда они проявятся сами собой.
В-шестых, встреча завершается не формулированием окончательного решения, а определением ближайшего следующего шага (действия) каждого участника [4].
В ходе совещания придерживайтесь следующих рекомендаций.
Начинайте минута в минуту. Пунктуальность - это знак уважения к людям и их рабочему графику, а также проявление авторитета председателя.
Не забудьте назвать время, тем самым подтвердив готовность не выходить за оговоренные временные рамки. Начиная совещание точно в срок, вы создаете позитивный настрой и добавляете веса своему обязательству закончить тоже вовремя. Если среди участников есть гости, такая пунктуальность создаст благоприятное впечатление о вашей фирме. Дожидаться кого-то из вежливости не так выгодно, как начать строго в установленное время.
Если опаздывает кто-нибудь из руководства, причина наверняка уважительная, однако это все же не основание для того, чтобы оттягивать начало. В случае если опаздывающий должен произнести приветственную речь, время до его появления стоит использовать на обсуждение какого-либо из пунктов повестки дня. Если опаздывающее начальство не входит в число докладчиков и его отсутствие не отразится на ходе встречи, то проще всего объявить о начале и ничего не менять в распорядке. Итак, ровно в назначенное время председательствующий объявляет о начале совещания, а затем:
• представляет участникам ответственного за регламент и секретаря;
• сообщает о том, когда будет сделан перерыв;
• сообщает о том, когда подадут напитки и закуски;
• просит всех собравшихся отключить мобильные телефоны [8].
Основной элемент собрания или совещания - дискуссия по решаемым вопросам, главная цель которой - поиск истины. Дискуссия эффективна только в том случае, если она проводится с соблюдением этически ориентированных норм поведения людей в процессе делового общения. В дискуссии необходимо уважительное отношение к чужому мнению, даже если оно на первый взгляд кажется абсурдным. Для того чтобы понять чужое мнение, в первую очередь, необходимо набраться терпения, мобилизовать внимание и выслушать его - необходимо придерживаться одного предмета спора. Не допускать ситуации, выраженной в поговорке: «Один про Фому, другой про Ерему» - нельзя превращать дискуссию в конфликт. В споре нужно искать точки сближения мнений и суждений, стремиться к поиску общих решений. Это не означает отказа от своего мнения при уверенности в своей правоте, однако, подвергать сомнению правоту своей позиции полезно [10].
Формальным результатом совещания является его протокол и решение. Протокол совещания. Протокол совещания может вести секретарь, но ответственность за протоколы лежит на председателе. Протоколы могут быть объемными или очень короткими и обычно содержат следующую информацию:
• время, дату и место проведения совещания, имя председателя;
• имена присутствующих и причины отсутствия постоянных членов совещания;
• все пункты повестки дня, а также дополнительные обсуждаемые вопросы и принятые решения;
• время, когда закончилось совещание (это необходимо, поскольку впоследствии может оказаться важным, длилась ли дискуссия пятнадцать
минут или шесть часов);
• дату, время и место следующего заседания.
Решение совещания высокого уровня обязательно оформляется отдельным документом. В нем отмечается наименование обсуждаемых вопросов и принятые по ним решения. Если договорились о каком-либо действии, то указывается имя ответственного за выполнение поручения человека и сроки исполнения. С решением необходимо ознакомить всех участников и заинтересованных лиц. Обычно ответственным за поручения исполнителям представляется письменный вариант решения «под роспись» [1].
Делая вывод, можно отметить, что совещание – это служебная форма деловой беседы. Участников совещания может быть много или мало – в зависимости от сложности рассматриваемой проблемы. Как правило, совещания проводятся руководителям внутри организации с целью прийти к соглашению по какому либо вопросу.
2.3 Публичные выступления
Очень часто руководителю организации приходится выступать на публике. Это могут быть совещания в организации, различного рода конференции, интервью. Публичные выступления позволяют руководителю достигать определенные цели. Если руководитель умеет хорошо говорить, то он многого сможет добиться.
Говорят, что боязнь публичного выступления сильнее страха смерти. Для того, чтобы победить свой страх перед аудиторией, необходимо сформировать особые защитные психологические установки.
Страх 1. «Я не умею говорить». Защита: Учитесь, лучше всего - произнося тосты в знакомой компании, постепенно навык появится и страх исчезнет.
Страх 2. «Я не сумею». Защита: Подготовьтесь и, главное, убеждайте себя, что вы хорошо подготовились.
Страх 3. «Я боюсь, что им будет неинтересно». Защита: Выбирайте подходящие темы для выступления и поверьте – то, что Вы говорите, важно и Вы хорошо разобрались в вопросе.
Страх 4. «Им не понравится». Защита: На самом деле, как правило, никто не хочет Вашего провала, и слушатели настроены на то, чтобы сохранить Ваше лицо.
Страх 5. «Я опять провалился». Защита: Это бывает со всеми. В другой раз получится, но нужно проанализировать причины. Хорошо, если вам сможет помочь доброжелательно настроенный слушатель [10].
Существует несколько способов подготовиться к выступлению:
· написать текст и читать его;
· написать, выучить и рассказать;
· иметь записи.
Успех публичного выступления определяется не только мастерством оратора, но и качеством подготовки к этому выступлению. Подготовка к выступлению включает три взаимодополняющих этапа: 1) ориентационный - формирование представления о целях выступления, особенностях слушателей, условиях его проведения и т. п.; 2) содержательный - проработка содержания самого выступления; 3) психологический - формирование эмоционально-психологической готовности к выступлению (если есть необходимость) [1].