Были определены следующие основные вопросы, на которые требовалось получить ответ в результате оценки:
а) относительно организационного механизма конкурса:
- соблюдена ли последовательность этапов подготовки и проведения конкурса;
- достаточно ли нормативное обеспечение конкурса;
- достаточно ли организационное и методическое обеспечение конкурса;
- достаточно ли экспертное сопровождение конкурса;
- достаточны ли требования к содержанию проектов;
б) относительно эффективности выполнения проектов:
- эффективно ли расходуются выделенные средства, если нет, то в чем причины;
- достигнуты ли цели и задачи проектов;
- являются ли проекты устойчивыми и долгосрочными.
2.5. МЕТОДЫ И ИНСТРУМЕНТЫ
ДЛЯ СБОРА ДАННЫХ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПО ПРОГРАММЕ
Экспертами применялись такие методы исследования:
1) структурированное интервью, сочетающее элементы анкетирования и свободного опроса и применяемое к руководителям проектов и членам экспертного совета. Для каждой группы интервьюируемых были разработаны отдельные группы вопросов (см.приложение). Вопросы были сформулированы таким образом, что позволили формализовать мнения интервьюируемых и получить по ним точные количественные данные. Кроме этого, в анкетах была заложена определенная степень свободы, когда опрашиваемые могли высказать свое мнение в произвольной форме. В результате были получены как точные количественные данные, так и набор произвольных высказываний – мнений, предложений и идей, из которых каждое имеет собственную ценность.
2) Анкетирование благополучателей и участников исполнения проектов
Следует отметить, что не существует типовых анкет для проведения подобного опроса, поэтому для каждой целевой группы эксперты самостоятельно разработали перечень вопросов (образцы анкет представлены в приложении к отчету).
3) контекстный анализ проектных заявок и отчетов об их исполнении.
2.6. ПРОЦЕДУРА ВЫБОРА ИСТОЧНИКОВ ИНФОРМАЦИИ.
2.6.1. ХАРАКТЕРИСТИКА ЦЕЛЕВЫХ ГРУПП. ВЫБОРКА ДЛЯ ОПРОСА.
Эффективность проекта предполагает, что, будучи выполненным, проект должен в полной или частичной мере удовлетворить интересы следующих категорий лиц с учетом того или иного их отношения к проекту:
1. Организаторы конкурса заинтересованы в том, чтобы проект органично дополнил городское поле культуры, средства были потрачены эффективно, а деятельность, начатая в рамках проекта, получила свое продолжение после его завершения.
2. Руководители проекта и члены (сотрудники) организаций, разрабатывавших проект, заинтересованы в том, чтобы проект получил должную оценку как от лиц, принимающих управленческие решения в отношении проекта, так и от населения - получателей услуг по проекту.
3. Благополучатели - жители города, интересы которых в той или иной степени удовлетворены через реализацию проекта.
Основанием для такого разделения на группы целевой аудитории послужило понимание того, что представители каждой из этих групп имеют разные функции, разную информированность относительно проектов и преследуют различные цели.
Учитывая разноплановость целевой аудитории, эксперты опросили представителей каждой из перечисленных групп.
2.6.2. СПОСОБЫ ПОЛУЧЕНИЯ И АНАЛИЗА ИНФОРМАЦИИ
Эксперты определили, что при проведении оценки будет целесообразно использовать такие источники информации, как:
1) документы: основополагающие документы конкурса, пакеты конкурсной документации (заявки, проекты, отчеты и др.);
2) мнения различных групп людей, имеющих то или иное отношение к конкурсу и исполнению проектов.
Способ анализа для каждого информационного блока избирался в соответствии с характером информации.
2.6.3. ВЫБОР ПРОЕКТОВ ДЛЯ ОЦЕНКИ.
Следуя рекомендации выбрать по одному проекту на каждое из восьми направлений, нами был проведено предварительное рассмотрение тех 16-ти проектов, которые были представлены департаментом культуры (Приложение № 1 - Сводка). Затем все проекты были отнесены к какому-либо направлению из числа предложенных, и затем уже методом случайной выборки было отобрано по одному проекту на каждое направление. Многоплановость ряда проектов не позволила отнести их только к одному направлению, поэтому в нижеследующем списке встречаются повторы.
1) создание видеофильма, аудиофонда, электронной базы данных
· № 4 - Проект “Эксклюзивный фонд библиотеки искусств. Коллекция диско- и видеографии мировой классики.”
2) заработная плата
· № 10 - Проект “Заводной апельсин”
3) проведение одного мероприятия, конкурса, фестиваля
· № 6 - Проект “V Международный конкурс молодых исполнителей на духовых и ударных инструментах”.”
· № 13 - Проект “Городской конкурс концертмейстеров”
· № 15 - Проект “Детский духовой оркестр инвалидов с детства по слуху”
4) создание творческого клуба или центра
· № 5 - Проект “”Детский театр танца” - “Легенда о каменной чаше Жигулей”.
· № 7 - Проект “Культуротворческая образовательная модель”
· № 8 - Проект “STREET NATION” - молодежный творческий и досуговый центр”
· № 16 - Проект “Создание Творческого центра на базе МУИ ТЮЗ”
5) приобретение непроизводственного оборудования (компьютер, световая и звуковая аппаратура, автомашина) или программного обеспечения
· № 1 - Проект “Компьютерный класс в Тольяттинском музыкальном училище”
· № 2 - Проект “Спасательный круг чтения” (библиотеки детям-инвалидам)
· № 8 - Проект “STREET NATION” - молодежный творческий и досуговый центр”
· № 9 - Проект “От сердца к сердцу”
· № 11 - Проект “Создание городского музейного информационного фонда”
6) приобретение расходных материалов для осуществления мероприятий проекта (декорации, костюмы) и создание фонограмм
· № 5 - Проект “”Детский театр танца” - “Легенда о каменной чаше Жигулей”.
7) создание методического пособия
· № 3 - Проект “Место встречи – “Белые ночи” (грант переориентирован на приобретение методической литературы)
· № 12 - Проект “ Книга стихотворений “Преломление”
8) финансирование поездки, командировки
· № 3 - Проект “Место встречи – “Белые ночи” (грант переориентирован на приобретение методической литературы)
· № 14 - Проект “Студенческий хор Тольяттинского лицея искусств “Гармония”
К детальному изучению приняты проекты №№ 2,3,4,5,6,10,14,16
3. ИНФОРМАЦИЯ О КОНКУРСЕ.
3.1. ГРАФИК КОНКУРСА.
Для того, чтобы детально проанализировать причины успеха либо неудачи проектов, необходимо проанализировать все этапы подготовки и проведения конкурса, начиная с выработки идеи и утверждения правоустанавливающей документации до стадии полного выполнения проектов. Таких этапов - девять.
Этап 1 - Постановлением городской Думы № 666 от 17.11.1999г. утверждена Программа развития культуры г.Тольятти на 2000-2004 гг., в которой одним из мероприятий указано проведение конкурса творческих проектов.
Этап 2 - В целях реализации указанной Программы мэр города Н.Д.Уткин своим постановлением № 2625-1/10-00 от 03.10.2000 г. утвердил Положение "О порядке и условиях проведения конкурса творческих проектов на соискание бюджетного гранта в сфере культуры в 2001 году" (далее - Положение о конкурсе). В постановлении содержались поручения:
а) опубликовать настоящее положение (без указания срока публикации);
б) департаменту культуры в течение 1 месяца со дня подписания постановления создать экспертный совет, утвердить Положение об экспертизе;
в) в сроки, указанные в Положении, провести сбор и рассмотрение заявок на получение финансовой поддержки;
г) финансовому управлению мэрии предусмотреть средства для выплаты бюджетных грантов в размере 3 млн.руб. в проекте бюджета на 2001 год по отрасли "Культура".
Этап 3 - во исполнение Постановления мэра приказом № 116/0 от 29.11.2000г. по департаменту культуры утверждено Положение "Об экспертизе конкурса творческих проектов на соискание бюджетного гранта мэрии в сфере культуры в 2001 году", создан экспертный совет, утверждена рабочая группа департамента культуры для подготовки проектных заявок к рассмотрению их экспертным советом.
Этап 4 - опубликовано Положение о конкурсе;
Этап 5 - осуществлен сбор заявок;
Этап 6- проведена независимая экспертиза;
Этап 7 - выявлены победители конкурса;
Этап 8- заключены грантовые соглашения, произведено финансирование;
Этап 9 - проекты начаты и завершены, об этом предоставлены отчеты.
Таким образом, схема подготовки и проведения конкурса выглядит следующим образом:
| Дата или сроки | Мероприятие | Источник информации | Примечание |
| 03.10.2000 г. | утверждение Положения о конкурсе | Положение о конкурсе постановление мэра № 2625-1/10-00 | до 3.11 создать экспертный совет и положение об экспертизе |
| дата не известна | публикация Положения о конкурсе | ||
| 29.11.2000 г. | утверждение Положения об экспертизе | Приказ по департаменту № 116/0 | приказ издан с задержкой срока |
| 1.10.2000г.-1.11.2000 | установленный период сбора заявок | Положение о конкурсе | постановление мэра подписано позже, чем объявлено начало сбора заявок |
| 1.11.2000 - 1.12.2000г. | период проведения независимой экспертизы | Положение о конкурсе | Положение об экспертизе утверждено за 2 дня до окончания срока проведения экспертизы |
| 27.10 - 16.11 | реальный срок предоставления проектов | грантовые заявки | произведен с нарушением Положения о конкурсе |
| дата не установлена | реальный период проведения экспертизы установить не удалось, т.к. данные отсутствуют | экспертные заключения | |
| 01.2001 - 04.2001 | период проведения заседаний экспертного совета | протоколы | |
| 15.08.2001 - 17.12.2001 | период подписания грантовых соглашений | грантовые соглашения по принятым к оценке проектам | финансовый год заканчивается 31.12.2001 г. |
| по 12.2002 | исполнение проектов | проектные отчеты |
3.2. ПРАВИЛА ПРОВЕДЕНИЯ КОНКУРСА.