Наряду с государственными ведомствами, СЭД активно внедряются в ряде крупных компаний, которые стремятся создать единую систему документооборота, охватывающую все уровни пользователей и региональные подразделения.
На современном этапе СЭД должна предоставлять расширенный спектр возможностей, включающий в себя:
- обеспечение регистрации всей корреспонденции и быстрый поиск необходимого документа;
- обеспечение эффективного управления за счет полного автоматического контроля исполнения документов и системного анализа хода исполнения принятых решений;
- поддержку системы контроля качества, соответствующую международным нормам;
- обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
- исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии;
- исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
В Узбекистане применяются следующие категории систем электронного документооборота и их комбинации:
a) системы с развитыми средствами хранения и поиска информации - электронные архивы;
b) системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Базовым понятием в данных системах может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах;
c) системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Задача данных систем - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы и предоставлять сервисы хранения и публикации документов, поиска информации, обсуждения.
На рынке Республики Узбекистан представлены следующие решения различных производителей, реализующие функции СЭД, модификации СЭД: E-hujjat (InSoftServis Узбекистан), Germes (BAIK Technologies Узбекистан), DocFlow (Program Solution Узбекистан), Евфрат (Cognitive Technologies Россия), Дело (ЭОС Россия), Fido-docflow (Fido Biznes Узбекистан), SharePoint server 2007 (MOSS) (Microsoft США), Lotus Notes (IBM США) и другие.
В настоящее время внедряются и применяются СЭД в следующих государственных органах Республики Узбекистан: Министерство финансов, Министерство экономики, Министерство иностранных дел, Министерство внешних экономических связей, инвестиций и торговли, Государственный таможенный комитет, Узбекское агентство связи и информатизации, Торгово-промышленная палата, Академия наук Республики Узбекистан.
СЭД уже применяется в НАК «Узбекистон Хаво Йуллари», АК «Трансгаз», ОАО «Узметкомбинат», ОАО «Навоиазот», СП «УзБАТ», АК «Узбекнефтегаз», Шуртунском газово-химическом комплексе, в ряде банков и коммерческих организаций.
Для правового регулирования отношений в области электронного документооборота Олий Мажлисом Республики Узбекистан 29 апреля 2004 года был принят Закон Республики Узбекистан «Об электронном документообороте».
Согласно требованиям данного Закона в части обеспечения применения электронной цифровой подписи (ЭЦП), как основного реквизита электронного документа, в соответствии с постановлением Кабинета Министров от 26 сентября 2005 года № 215 создан Орган регистрации центров регистрации ключей ЭЦП, а также созданы и зарегистрированы Центры регистрации ключей ЭЦП в Центре научно-технических и маркетинговых исследований – «UNICON.UZ», Научно-информационном центре новых технологий Государственного налогового комитета Республики Узбекистан, OOO «Multisoft Solutions», Государственном таможенном комитете Республики Узбекистан, ОАО «Navoiyazot», ГУП «O¢zbekiston Respublikasi Moliya vazirligi Axborot-hisoblash markazi», Департамент безопасности и защиты информации Центрального банка Республики Узбекистан, ОАКБ «Алокабанк».
В целях нормативно-правового регулирования развития и осуществления электронного документооборота были разработаны нормативные документы: O‘z T 51-169 [1], утвержденный Узбекским агентством стандартизации, метрологии и сертификации, K 024 [2] и Q 051 [3], утвержденные Узбекским агентством связи и информатизации.
3 Проблемные вопросы создания межведомственной системы
электронного документооборота и пути их решения
В настоящее время в Республике Узбекистан различные ведомства применяют СЭД, выполненные разными производителями программного обеспечения и реализованные на разных платформах. Разноплатформенность СЭД является основным сдерживающим фактором организации эффективного межведомственного электронного документооборота. Документооборот между двумя разными организациями сегодня осуществляется в основном в бумажном виде, что сильно усложняет оперативный обмен служебной информацией. Этот процесс выглядит следующим образом: документ, созданный в СЭД одной организации, распечатывается на бумажный носитель, доставляется курьером или обычной почтой в другую организацию, где он сканируется и вводится в новую СЭД. С учетом того, что внутри каждой из этих организаций действует своя система автоматизации документооборота, каждое изменение документа, предназначенного для внешнего обращения, подвергается вышеописанной процедуре неоднократно.
Принятие Закона «Об электронной цифровой подписи» отчасти решило эту проблему, законодательно разрешив безбумажный обмен документами между независимыми организациями.
Сегодня существует множество инструментов, позволяющих с помощью настроек обеспечить корректное взаимодействие разноплатформенных решений. Одним из выходов из данной ситуации является применение единого стандарта взаимодействия различных СЭД государственных структур в Республике Узбекистан, что позволяет объединить СЭД разных государственных ведомств в единую межведомственную систему документооборота. В Республике Узбекистан разработан государственный стандарт O‘z DSt 1270 [4], содержащий описание форматов и зон электронных документов, применяемых в СЭД. Применение стандарта структурированного описания данных расширяемого языка разметки – стандарт XML (eXtended Markup Language), описанного в стандарте O‘z DSt 1270, позволяет существенно повысить эффективность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, и другими внешними организациями.
На территории Республики Узбекистан стандарт O‘z DSt 1270 является обязательным для обмена электронными документами в системе межведомственого электронного документооборота и разработан на базе уже существующих международных общепризнанных стандартов. Если данный стандарт не поддерживается существующей в организации СЭД, то рекомендуется привести ее к общему стандарту или внедрить другую СЭД, которая бы соответствовала данному стандарту.
В дальнейшем с помощью разрабатываемого государственного стандарта «Электронный документ. Требования к формированию, применению и хранению» должны быть организованы хранение и поиск различных электронных документов.
В СЭД электронный документ обычно представляется в виде регистрационно-контрольной карточки, которая содержит в себе информацию о реквизитах документа, информацию о заданиях, исполнителях, об исполнении, о сроках исполнения и другие. Реквизиты и регистрационно-контрольная форма документа определяются в зависимости от принятого внутри организации делопроизводства и от функций, выполняемых СЭД. На современном этапе существует острая необходимость совершенствования установленных требований и стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации, формирование нормативной базы электронного документоведения и делопроизводства в республике. В настоящее время действует «Порядок организации работ с документами и мониторингом состояния исполнительской дисциплины в министерствах, государственных комитетах, ведомствах, хозяйственных объединениях, их структурных и территориальных подразделениях»[5].
В межведомственном электронном документообороте должны быть определены требования не только к формату и структуре документа, но и требования по применению единых реквизитов документа, применяемых как в межведомственной СЭД, так и в СЭД, подключаемых к межведомственной СЭД. Эти требования будут учтены в разрабатываемом государственном стандарте Электронный документ. Требования к формированию, применению и хранению».
Применение единых реквизитов электронного документа позволяет ставить вопрос о возможности создания единой библиотеки описания реквизитов. Наличие библиотеки, содержащей описание «стандартных» реквизитов, позволит формировать различные документы с определенным набором реквизитов. На основе «стандартных» реквизитов этой библиотеки создается перечень электронных документов, которые вносятся в единый реестр. Это позволяет обеспечить сквозную обработку электронных документов.
В любой СЭД присутствуют справочники, содержащие различную информацию для настройки системы на структуру организации, технологию работы с документами и другие вспомогательные данные, обеспечивающие оптимизацию ввода. Данные справочники имеют различную структуру и формат, что затрудняет процесс их синхронизации. При межведомственном документообороте должны быть созданы «совместимые» справочники организаций, определен организатор по их поддержке в актуальном состоянии, что позволит оптимизировать процесс взаимодействия при организации межведомственной СЭД.
Параллельно со стандартизацией межведомственного электронного документооборота должны быть приняты нормативные документы:
- регламентирующие порядок и определяющие правила межведомственного электронного документооборота для пользователей межведомственной СЭД;