Концепция создания межведомственной системЫ электронного документооборота республики узбекистан (стр. 4 из 7)

- установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных, находящихся на головном узле межведомственного электронного документооборота, а также порядка обновления антивирусных баз;

- установление порядка допуска для проведения ремонтно-восстановительных работ программно-технических средств и др.

4.4 В Республике Беларусь Министерством связи и информатизации принят Концептуальный подход к созданию Общегосударственной автоматизированной информационной системы. В основу концепции положено внедрение единого требования к формату конверта сообщения в Общегосударственной системе, которое позволит стандартизировать все требования по программному взаимодействию, как между государственными органами, так и с внешними пользователями – гражданами и бизнесом. Также был принят стандарт СТБ 1221-2000 «Электронные документы. Правила выполнения, обращения и хранения».

В рамках реализации государственной программы «Электронная Беларусь» в опытную эксплуатацию сдана система межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь. Целью разработки стала необходимость более оперативного и эффективного решения задач государственного управления. Реализовано интегрированное информационное пространство, объединившее 75 государственных органов и организаций, среди которых Администрация Президента Республики Беларусь, аппарат Совета Министров, все министерства Республики Беларусь, Минский городской и все областные исполнительные комитеты, ведущие республиканские учреждения и предприятия, Национальный банк Республики Беларусь и ведущие коммерческие организации банковской системы.

4.5 В Республике Казахстан для успешного создания и развития межведомственной системы электронного документооборота был принят ряд нормативных документов: «Регламент Правительства Республики Казахстан», «Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан», «Концепция системы электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан», а также «Техническая документация к Единой межведомственной системе электронного документооборота», включающая требования к структуре, использованию единых форматов обмена информацией и унифицированного программного обеспечения, применению ЭЦП и т.д.

Существующий в Казахстане межведомственный электронный документооборот кардинально отличается от аналогичных систем, используемых в странах Европы и СНГ. Основное отличие состоит в том, что казахстанская единая система электронного документооборота позволяет объединить и унифицировать ведомственные системы документооборота всех центральных государственных органов. Интранет-портал государственных органов представляет собой внутреннюю корпоративную информационную систему, предназначенную для обеспечения госслужащих средствами коллективной работы, необходимыми информационными ресурсами, а также для решения организационных задач и информационного обмена.

4.6 Государственные ведомства Украины налаживают межведомственное информационное взаимодействие, используя технологии электронного документооборота. В качестве государственного стандарта призвана выступить функциональная спецификация по управлению электронными документами – MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records). MoReq, разработанная в 2002 году в Европе, является универсальным стандартом, не содержит национальной специфики и легко адаптируется для применения в любой стране. Для реализации начального этапа создания межведомственной СЭД принято решение о создании web-ресурса для обсуждения стандарта MOREQ-UA. Ресурс начал свою работу с 18 мая 2009 года.

5 Основные положения создания межведомственной системы

электронного документооборота

Межведомственная система электронного документооборота (МСЭД) обеспечивает взаимодействие СЭД государственных ведомств Республики Узбекистан и должна представлять собой автоматизированную информационно-справочную систему, предназначенную для автоматизации следующих технологических процессов на межведомственном уровне:

- обеспечение механизмов рассылки и контроля исполнения электронных документов Кабинета Министров Республики Узбекистан;

- обмен между СЭД ведомств и обработка электронных документов, создаваемых и используемых в делопроизводстве государственных органов Республики Узбекистан;

- преобразование документов различного формата, созданных в разноплатформенных СЭД, в документы единого стандарта XML внутри межведомственной СЭД и обратно;

- уведомление об изменении состояния используемых документов;

- организация единых информационных ресурсов в виде баз данных электронных документов для доступа к ним ведомств;

- авторизация доступа к электронным документам государственных ведомств;

- предоставление регламентированного доступа к опубликованным электронным документам;

- ведение централизованной нормативно-справочной информации, используемой при межведомственном обмене;

- обеспечение информационной безопасности и юридической значимости документов в системе межведомственного документооборота;

- архивация и поиск документов в системе электронного архива документов государственных ведомств.

Архитектура МСЭД (рисунок 1) включает следующие подсистемы:

- СЭД Кабинета Министров Республики Узбекистан;

- Контролирующие органы при Кабинете Министров. В режиме реального времени имеют возможность получать из базы данных МСЭД сводную аналитическую информацию об исполнении документов;

- Центр межведомственного электронного документооборота - предназначен для предоставления сервисных функций ведомственным СЭД, ведения единой нормативно-справочной информации, диспетчеризации ЭД;

- Система личных кабинетов. Личные кабинеты предназначены для осуществления доступа ведомственных СЭД к документам предназначенным для данной организации;

- База данных МСЭД - предназначена для учета, хранения и доступа к электронным документам;

- Удаленная резервная копия базы данных – территориально удаленная площадка, хранящая в себе копию базы данных межведомственной СЭД;

- СЭД ведомств. Как основные участниками межведомственного электронного документооборота и потребители функционала межведомственной СЭД, содержат в своем составе модули, обеспечивающие интеграцию с межведомственной СЭД;

- Межведомственная сеть - является защищенной виртуальной сетью передачи данных в зоне TAS-IX (сеть предназначенная для обмена трафиком между провайдерами Узбекистана), с собственной адресной системой, процедурами и правилами передачи данных;

- Система электронного архива документов. Агентство «Узархив» посредством данной системы принимает на хранение электронные документы ведомств;

- Центры регистрации ключей ЭЦП - предназначены для генерации ключей и выдачи сертификатов открытых ключей ЭЦП, используемых пользователями в СЭД ведомств и МСЭД для подписания электронных документов и проверки ЭЦП, ведения реестра сертификатов открытых ключей ЭЦП;

- Межсетевые экраны. Обеспечивают защиту на всех уровнях структуры МСЭД и предотвращают вторжения к сетевым, аппаратным и программным средствам.

- Доверенная третья сторона (ДТС) – технология оказания доверенных электронных услуг различного назначения.

Рисунок 1 – Архитектура МСЭД

Центральный узел Центра межведомственного электронного документооборота обеспечивает функции управления метаданными, используемыми при межведомственном обмене, и собственно диспетчеризацией документов.

Управление метаданными (управление типами документов и шаблонами маршрутов) осуществляется с использованием приложения управления Центра межведомственного электронного документооборота. Диспетчеризация документов осуществляется по предопределенному в Центре межведомственного электронного документооборота маршруту рассылки. Данный маршрут обеспечивает все необходимые функции для рассылки документов и контроль над их прохождением. Все операции, которые происходили над документом при его движении по маршруту, записываются в протокол маршрута и доступны в дальнейшем для анализа.

Сервис нормативно-справочной информации обеспечивает функции централизованного, надежного ведения справочников и классификаторов межведомственного электронного документооборота, а также библиотеки «стандартных» реквизитов и реестра перечня электронных документов, используемых в межведомственном электронном документообороте. Участники межведомственной СЭД используют единый механизм доступа к нормативно-справочной информации, при этом хранение всей актуальной информации и истории ее изменений происходит в Центре межведомственного электронного документооборота.

Основная задача СЭД государственных ведомств – автоматизация документационного обеспечения управления государственных ведомств. Для этого необходимо обеспечить:

- регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

- маршрутизацию документов для организации внутриведомственного документооборота;

- полный контроль над исполнением документов организации;

- поддержку каталога и информационно–справочного фонда, находящихся в государственном органе документов;

- связь с Центром межведомственного электронного документооборота, для обмена документами с другими государственными органами и актуализации нормативно-справочной информации, хранение которой осуществляется централизованно;

- разработку, согласование и подписание (утверждение) документов государственных органов.

Для взаимодействия с МСЭД ведомственным СЭД понадобятся модули интеграции, содержащие программный интерфейс взаимодействия СЭД.