- автоматическое преобразование внутренних электронных документов в единый формат электронного документа межведомственного документооборота и наоборот;
- подписание ЭЦП и криптографическое шифрование электронных документов в межведомственной СЭД;
- взаимодействие ведомственной СЭД с Центром межведомствен-ного электронного документооборота.
Процесс межведомственного обмена данными с использованием модулей интеграции, между ведомственными СЭД, представлен на рисунке 2. На данной схеме, условно, в качестве основных участников представлены две организации («Организация 1» и «Организация 2»), которые соответственно используют СЭД1 и СЭД2.
Рисунок 2 – Процесс взаимодействия ведомственных СЭД посредством системы МСЭД.
Взаимодействия двух ведомственных СЭД происходит в следующем порядке:
1) электронный документ созданный в СЭД1 преобразуется посредством модуля интеграции в формат документа используемый в МСЭД соответствующий стандарту XML;
2) преобразованный документ по межведомственной сети поступает в личный кабинет (ЛК) организации-отправителя - «Организация 1»;
3) затем вносится в Базу данных МСЭД;
4) из Базы данных Центра управления поступает в личный кабинет организации-получателя – «Организация 2»;
5) документ из личного кабинета «Организации 2» поступает на сервер организации получателя для преобразования из формата документа используемого в МСЭД в формат используемый в СЭД2;
6) полученный документ регистрируется в СЭД2;
7) квитанция о регистрации поступает в личный кабинет СЭД2;
8) далее квитанция о регистрации поступает в Базу Данных Центра управления МСЭД;
9) готовый ответный документ отправляется на сервер СЭД2 для преобразования в формат используемый в МСЭД;
10) преобразованный ответный документ посредством межведомственной сети поступает в личный кабинет «Организации 2»;
11) поступивший, в личный кабинет «Организации 2», документ записывается в Базе данных Центра управления МСЭД;
12) ответный документ из Базы данных Центра управления поступает в личный кабинет «Организация 1»;
13) ответный документ из личного кабинета «Организации 1» поступает на сервер организации получателя для преобразования из формата документа используемого в МСЭД XML в формат используемый в СЭД1;
14) полученный ответный документ регистрируется в СЭД1;
15) квитанция о регистрации ответного документа поступает в личный кабинет «Организации 1»;
16) далее квитанция о регистрации поступает в Базу данных Центра управления МСЭД.
Контроль исполнительской дисциплины документов контролирующим органом при Кабинете Министров РУз, возможно, осуществлять в режиме реального времени по различным критериям: таким как время и дата записи электронного документа в базу данных МСЭД, наличие квитанций о регистрации в базе данных.
Передача документов, подлежащих сдаче, в государственный архив осуществляется посредством личного кабинета УзАрхива. Из личного кабинета документы поступают в систему архивирования данных УзАрхива.
Межведомственная сеть обеспечивает надежную защищенную передачу данных между подсистемами МСЭД и удаленный телекоммуникационный доступ к вычислительным и информационным ресурсам с использованием протокола TCP/IP.
При взаимодействии с СЭД Кабинета Министров Республики Узбекистан МСЭД должна выполнять следующие задачи:
- вести централизованный учет контрольных документов и поручений Кабинета Министров Республики Узбекистан;
- осуществлять контроль исполнения и отслеживать ход исполнения документов Кабинета Министров Республики Узбекистан;
- осуществлять совместную работу участников Межведомственной СЭД в подготовке документов, их согласование и утверждение в установленном регламентом порядке;
- оперативно получать статистическую и аналитическую отчетность об исполнительской дисциплине;
- осуществлять централизованный мониторинг событий безопасности и анализа защищенности, аутентификацию и идентификацию участников обмена электронными документами.
База данных МСЭД должна обеспечивать безопасное хранение электронных документов и предоставлять доступ к ним в установленном порядке.
Удаленная резервная копия базы данных создается Центром управления МСЭД и предназначена выполнять следующие функции:
- централизованное хранение точной копии базы данных МСЭД;
- замена базы данных МСЭД, в случае необходимости.
В соответствии с действующей нормативно-правовой базой по архивному хранению документов электронные документы государственных ведомств должны из оперативных баз данных ведомств передаваться на постоянное архивное хранение в Систему электронного архива документов.
Центры регистрации ключей ЭЦП, входящие в систему межведомственного документооборота, должны выполнять следующие функции:
- создавать закрытые и открытые ключи электронной цифровой подписи;
- обеспечивать защиту закрытого ключа владельца закрытого ключа электронной цифровой подписи;
- вести реестр сертификатов ключей электронных цифровых подписей;
- выдавать сертификаты ключей электронных цифровых подписей юридическим и физическим лицам;
- приостанавливать и возобновлять действие сертификатов ключей электронных цифровых подписей, а также аннулировать их;
- предоставлять ключи и сертификаты на разные уровни доступа в Межведомственной сети.
Помимо формирования и обеспечения доступа к единой базе данных электронных документов на базе МСЭД должны развиваться следующие услуги:
- обеспечение доступа юридических и физических лиц к опубликованным материалам и официальным документам государственных органов через веб-портал;
- предоставление интерактивных государственных услуг, связанных с выдачей различных разрешительных документов, через «единое окно» - веб-портал;
- прием обращений граждан и юридических лиц в электронной форме;
- сбор государственными ведомствами статистической и иной информации.
6 Порядок функционирования межведомственной системы
электронного документооборота
6.1 Общие функции
МСЭД выполняет следующие функции:
- объединяет разрозненные потоки документов территориально удаленных организаций в единую систему;
- обеспечивает автоматизацию процессов межведомственного документооборота;
- обеспечивает гибкое управление документами с помощью жесткой или свободной маршрутизации документов;
- осуществляет гарантированную доставку электронных документов;
- предоставляет возможность подключения неограниченного количества СЭД заинтересованных организаций и увеличения пропускной способности транспортной среды без внесения существенных изменений в логическую структуру системы и с наименьшими затратами на дополнительное оборудование;
- обладает набором согласованных стандартов и протоколов информационного обмена между государственными ведомствами в электронном виде на межведомственном уровне, что даст возможность существенно снизить уровень расходов на организацию межведомственного взаимодействия;
- жестко разграничивает доступ пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий;
- использует открытое программное обеспечение, что позволяет самостоятельно разрабатывать дополнительный функционал в систему, а так же предоставлять механизмы взаимодействия с программными интерфейсами СЭД, баз данных и других систем, используемых и взаимодействующих с МСЭД;
- обеспечивает надежное централизованное хранение и эффективный поиск документов;
- предоставляет возможность нескольким ведомствам совместно работать над одним документом и использовать общедоступные ресурсы;
- использует механизмы применения ЭЦП для подписания электронных документов в межведомственном документообороте с использованием инфраструктуры открытых ключей в соответствии с действующим законодательством в области применения ЭЦП.
6.2 Условия признания равнозначности ЭЦП и
собственноручной подписи
В соответствии с требованиями Закона «Об электронной цифровой подписи» электронная цифровая подпись при подписании электронного документа в МСЭД равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий, если:
- подтверждена подлинность ЭЦП;
- сертификат ключа ЭЦП действует на момент подтверждения подлинности ЭЦП либо на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
- ЭЦП используется в целях, указанных в сертификате ключа ЭЦП.
6.3 Порядок обеспечения информационной безопасности
МСЭД имеет систему информационной безопасности, которая производит:
- аутентификацию пользователей при их доступе к МСЭД. Аутентификация осуществляется на основе проверки логина, пароля и электронной цифровой подписи пользователей;
- защищенную передачу и хранение электронных документов с применением средств криптографической защиты информации и с созданием электронного страхового фонда;
- обеспечение необходимого уровня безопасности от несанкционированного доступа к аппаратным и программным средствам, а также к электронным документам и информационным ресурсам;
- сохранение конфиденциальности информации с ограниченным доступом, проводит учет и протоколирование всех действий, производимых с данной информацией.
6.4 Надежность МСЭД