Министерство образования Республики Саха (Якутия)
Республиканский центр дополнительного образования
Отдел информационных технологий и редакционно-издательской работы
НЕКОТОРЫЕ ВОПРОСЫ
ПРОТОКОЛЬНОЙ ПРАКТИКИ
И ДЕЛОВОГО ЭТИКЕТА
Якутск 2006
Содержание
Введение............................................................................................................................................. 3
Протокол............................................................................................................................................ 4
Переговоры........................................................................................................................................ 5
Стратегия и тактика ведения дискуссии...................................................................................... 8
Рассадка по автомобилям............................................................................................................... 9
Пунктуальность................................................................................................................................ 9
Приемы............................................................................................................................................... 10
Этикет поведения за столом.......................................................................................................... 12
Образцы рассадки............................................................................................................................ 16
О правилах переписки..................................................................................................................... 19
Визитная карточка............................................................................................................................ 20
Как вести беседу............................................................................................................................... 22
Об одежде.......................................................................................................................................... 24
Этикет для мужчин.......................................................................................................................... 26
Приложение 1. Государственные символы Российской Федерации.................................... 29
Приложение №2 к Указу Президента Российской Федерации от 22 февраля 1997 г. №114 42
Приложение 2. Государственный гимн Российской Федерации........................................... 44
Приложение 3. Государственные символы Республики Саха (Якутия).............................. 45
Список использованной литературы........................................................................................... 58
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время, когда большое количество министерств и организаций
Республики Саха (Якутия) занимается внешнеэкономической деятельностью и выходит на международную арену, возникает целый ряд вопросов протокольного характера. В процессе своей деятельности они участвуют в различных мероприятиях, связанных со встречами, общением с представителями иностранных государств. В этой книге рассматриваются некоторые практические вопросы протокольного характера, возникающие при работе с делегациями иностранных государств, представителями иностранных фирм и организаций. Она будет полезной всем, кто интересуется международной жизнью, а также тем, кто направляется за границу в служебные и частные командировки.
ПРОТОКОЛ
Дипломатический протокол является формой, в которую облекается та или иная внешнеполитическая акция государства, его представительства или представителя. Его правила основываются на так называемом принципе “международной вежливости”, в понятие которого входит соблюдение почтительности и уважения всего, что символизирует и представляет государство. Из этого принципа взаимного уважения и вежливости в международном общении возник и развился дипломатический протокол. С соблюдением его правил назначаются главы дипломатических представительств, происходит вручение верительных грамот, осуществляются дипломатические визиты и ведутся беседы, проводятся различные дипломатические приемы, организуются прием и проводы официальных делегаций, ведутся переговоры, созываются международные конференции и совещания, осуществляется реагирование на разного рода праздничные, а также траурные события, соблюдается этикет гимна и государственного флага.
Сложившиеся к настоящему времени правила и нормы протокола регулируют практически все внешние формы дипломатической практики. Важно иметь в виду, что при применении правил протокола, в зависимости от состояния политических отношений с той или иной страной, этим формам придается бóльшая или меньшая торжественность, увеличивается или уменьшается количество официальных лиц и т.п.
Одной из важных форм контактов между государствами являются встречи и беседы руководителей государственных служб с дипломатическими представителями. Подобные встречи и беседы имеют целью поддержание и развитие политических, экономических, торговых, культурных, научно-технических или иных отношений. Члены делегаций стремятся развить двусторонние дружественные отношения и выяснить позиции страны по всем интересующим вопросам.
Стороны договариваются заранее о дне, времени и месте проведения встречи или беседы. Перед переговорами определяются основные темы для обсуждения, а также состав делегации. Инициатором беседы может быть любая сторона.
Дипломатическая беседа — это диалог, дающий возможность обеим сторонам максимально обоснованно изложить свою позицию. Убедительность сказанного значительно повышается, если при этом используется справочный материал. В особенности полезно использовать сведения об основных моментах истории страны собеседника, факты, относящиеся к развитию двусторонних связей: базу правовых отношений, основные договоры и соглашения этой страны с третьими странами.
Ведется запись беседы. В случае необходимости обеспечивается перевод на иностранный язык. Как правило, беседы проводятся не в рабочем кабинете, а в специальном помещении. Беседа начинается с приветствия принимающего лица. Хозяин знакомит иностранцев с присутствующими с российской стороны. Затем такая же возможность предоставляется гостям.
Беседа ведется в спокойном тоне, даже если тема беседы является неприятной. В любой беседе говорить негативно о внутренней и внешней политике страны собеседника, неодобрительно отзываться об отдельных лицах не принято. Не рекомендуется критиковать правительства третьих стран, с которыми правительство страны собеседника поддерживает дипломатические отношения.
Продолжительность беседы планируется принимающей стороной. Наличие у собеседников противоположных позиций и точек зрения не может служить поводом для изменения тональности беседы. Если во время беседы предлагаются чай и кофе, желательно спросить гостя, что он предпочитает. Если беседа непродолжительная, то от курения лучше воздержаться. Курить во время беседы не возбраняется при наличии согласия собеседника. Инициатива окончания беседы принадлежит принимающей стороне.
ПЕРЕГОВОРЫ
Проведение переговоров
Переговоры можно проводить тремя способами:
— путем личных встреч;
— путем переписки;
— по телефону, телеграфной связи и электронной почте.
Переговоры путем личных встреч
Переговоры начинаются с подготовки к ним. Следует составить план проведения переговоров:
1. Место, дата, время, регламент переговоров.
2. Состав участников, включая иностранную делегацию, фамилии и должности и, если возможно, отношение партнеров к ведению переговоров, а именно: сможет принять решение или нет, возможно, он резок в высказываниях, имеет вредные привычки и т.д.
3. Подготовить вопросы для собеседника. Вопросы рекомендуется ставить в проблемном ключе и сочетать в определенной последовательности, чтобы уложиться по времени в регламент.
4. Подготовить ваши альтернативы на случай контрпредложений собеседника, то есть примерно представить реакцию вашего партнера.
Принято готовить три альтернативы:
а) решение, наиболее подходящее и эффективное с точки зрения экономической и политической выгоды;
б) менее оптимальное, но вполне вас устраивающее;
в) наименее интересное для вас, но все же возможный вариант.
Перед проведением переговоров делегации рекомендуется разделиться на две половины и проиграть по определенному сценарию ход будущих переговоров для того, чтобы избежать ошибок и упущений во время ведения беседы.
5. Расписать список обязанностей: кто провожает, кто встречает, кто выполняет протокольное дело, то есть рассмотреть все организационные вопросы.
6. Кто готовит справочно-информационный материал и какой именно? Кто готовит рекламно-каталожный материал? Иногда издается яркий цветной рекламный проспект, в котором есть вся необходимая информация для ведения переговоров.
7. Составить культурную программу (зрелищные мероприятия, отдых на природе, рыбалка, пикник). От ее реализации во многом зависит продолжение и успех переговоров.
8. Решить вопрос с угощением и сувенирами.
Начало переговоров
Регламентируется весь ход ведения переговоров. Принимающая сторона должна занять места первыми в зале или отдельной комнате и ждать там гостей. Указывается, как занимать места: спиной к окну и лицом к двери садится принимающая сторона, ваш будущий партнер должен занять место напротив вас. При переговорах не допускается никаких посторонних разговоров. Если что-то случилось, то секретарь должен молча зайти, передать записку и удалиться.
Переговоры начинаются с представления сторон. Первыми представляются члены делегации принимающей стороны. Глава делегации обычно представляет членов своей делегации, называя их фамилии и должности, затем представляется сам так, как он считает нужным. В таком же порядке представляются гости. Все, кто находится в зале переговоров, должны быть представлены (стороны обмениваются рукопожатиями). Иногда представление происходит стоя. В этом случае ваш партнер тоже представляется стоя. Важно, чтобы вы запомнили фамилии членов делегации. Можно заглядывать в визитку собеседника, переспрашивать, но нельзя путать фамилии: тем самым вы можете нанести “ущерб” себе в ходе дальнейших переговоров.
Переговоры с той и другой стороны от начала и до конца ведут одни и те же лица. Если переговоры ведут два лица из одной делегации, то кому-то из них руководство должно поручить ведение переговоров. В действия лидера нельзя вмешиваться, его нельзя прерывать и т.д. Он должен нести всю ответственность. Если у ведущего переговоры что-то прозвучало не так, то рекомендуется написать записку и сделать замечание в корректной форме. Другое дело, когда глава делегации дает право выступить отдельным ее представителям по некоторым аспектам (проблемам) и сам подводит итоги. Иногда вызывается консультант. Его приглашают, консультант дает разъяснение и затем покидает помещение. Если кто-то опоздал на переговоры, тогда глава делегации должен извиниться перед присутствующими, объяснив причину опоздания, представить его как члена делегации, участвующего в переговорах, коротко объяснить суть дела, а затем продолжить переговоры. Переговоры не принято начинать сразу с дела. Не более 3-4 минут рекомендуется вести разговоры на общие темы (как доехали, разместились, поговорить о погоде и т.д.). Эти фразы, включая приветственные, помогают установить атмосферу, необходимую для ведения переговоров.