После получения материалов, требования копятся у кладовщика, а затем передаются в бухгалтерию. Бухгалтер расценивает требования, т.е. указывает стоимость единицы материала и производит таксировку.
Списание запасных частей и материалов производится актам списания в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», и пообъектно по отчетам формы М-29, в дебет счета 20/01. Отчеты по форме М-29 составляют прорабы, начальники строительных участков и цехов (т.е. все материально-ответственные лица) в соответствие сметам. Отчеты должны быть подписаны начальником ПТО, а также главным инженером, после чего отчеты сдаются бухгалтеру – материалисту. К отчету прорабы обычно прикладывают реестры прихода и расхода материалов за месяц (понедельно), акты списания хозяйственного инвентаря и т.п.
На конец каждого месяца бухгалтер по материалам формирует остатки строительных материалов и хозяйственного инвентаря в разрезе субсчетов и материально ответственных лиц. Данные за месяц сверяются с остатками по данным у прорабов, а затем сшиваются в книгу. По данным расхода материалов в конце каждого месяца формируется оборотная ведомость по счету 10 «Материалы». По итогам анализов счетов оформляется сводный журнал по счету 10 «Материалы», который проверяется главным бухгалтером и подшивается в отчет.
В ходе проведенного исследования документального оформления движения материалов на ЗАО “Декафом”, можно отметить, что все документы составляются в соответствии с порядком и требованиями по документальному оформлению.
2.2. Организация учета производственных запасов для целей контроля и анализа
Основными объектами внутреннего контроля в ЗАО «Декафом» являются:
- заказ запасов;
- получение запасов;
- регистрация запасов;
- хранение запасов;
- отпуск запасов.
1. На стадии поступления заказа главной операцией является учет всех необходимых потребностей для более эффективной работы предприятия. Заказ поступает в отдел снабжения. Снабженцы формируют портфель заказов, и совершаю следующие действия:
1. Поступивший заказ регистрирует в книге учета заказов из производства.
2.Просматривают договора с поставщиками, с которыми заключены договора на длительный срок на поставку материалов. Учитывают количество материалов, которое поступит от этих поставщиков, на недостающее количество ищут новые каналы.
3.Ищутся каналы перечисления денежных средств поставщикам или способы расчета сними.
4. В случае предварительной оплаты материалов необходимо перечислить соответствующую сумму на счет поставщика.
Должностные лица предприятия участвующие на стадии формирования заказа:
1. Главный экономист
2. Главный инженер
3. Начальник цеха
4. Начальник отдела снабжения
5. Снабженец
Документы, формируемые на стадии формирования заказа:
1. План производства продукции
2. Заказ материалов
3. Книга учета заказов
4. Договора с поставщиками
5. Производственно-технические нормы
2. Поступление материалов может происходить либо по железной дороге, либо автомобильным транспортом поставщика, либо само вывоз. В любом из этих случаев работник отдела снабжения должен иметь доверенность, которую предварительно получает в бухгалтерии. Каждая доверенность регистрируется в книге выданных доверенностей.
У поставщика доверенность обменивается на товар, к которому прилагается соответствующие документы (накладная на отпуск, товарно-транспортная накладная, акт и др.).
На заводе работник снабжения сдает документы и материалы кладовщику, который принимает их по количеству.
Должностные лица предприятия участвующие на стадии получения запасов:
1. Кладовщик
2. Снабженец
3. Бухгалтер материальной группы
Документы, формируемые на стадии получения запаса:
1. Доверенность
2. Накладная
3. Счет фактура
4. Книга регистрации счетов фактур
4. После принятия материалов на склад кладовщик выписывает приходный ордер и передает его в бухгалтерию. Снабжение передает в бухгалтерию счет фактуру, на основании которой закрывается доверенность. Бухгалтер проверяет соответствие данных приходного ордера со счет фактурой. Регистрация счетов фактур происходит в реестре за соответствующий месяц по поступившим материалам. Затем бухгалтер вносит данные счета и приходного ордера в компьютер для регистрации поступления материалов.
Должностные лица предприятия участвующие на стадии регистрации запасов:
1. Снабженец
2. Кладовщик
3. Бухгалтер материальной группы
Документы, формируемые на стадии регистрации запасов:
1. Приходный ордер
2. Счет фактура
3. Реестр
5. Все запасы хранятся в специально отведенных местах. Одной из главных целей общей системы внутреннего контроля, организованной администрацией, является предупреждение уменьшения средств в результате каких-либо причин.
Эффективные способы борьбы с неэкономным расходованием или небрежным хранением запасов состоят в следующем:
- требуемое количество материалов определяется точно, а не приблизительно;
- подобран квалифицированный персонал, отвечающий за отпуск материалов, квалифицированный производственный персонал;
- на складе только точное измерительное оборудование.
Для предотвращения случаев потерь запасов по причине устаревания, порчи, случайной гибели проводятся следующие меры:
- создана система пожарной сигнализации и приобретено пожарное оборудование;
- создана специальная температура для хранения цемента и песка;
- проверяется срок годности материалов и готовой продукции;
- регулярно подсчитываются израсходованные материалы для выявления устаревших, ненужных или излишних ТМЦ;
- регулярно проводится проверка наличия ценностей, т.е. инвентаризация.
Должностные лица предприятия участвующие на стадии хранения запасов:
1. Кладовщик
2. Начальник цеха
3. Охранник
Документы, формируемые на стадии хранения запасов:
1. Инвентаризационные описи
2. Сличительная ведомость
3. Ведомость по счету 10
6. Отпуск материалов со склада осуществляется на основании требования на отпуск материалов. Для получения требования начальник цеха пишет заявку, утверждает ее у главного инженера. С требованием начальник цеха идет к кладовщику, который отпускает ему материалы, забирает при этом требование. В конце месяца кладовщик составляет отчет и прикладывает к нему приходные ордера и требования, а начальник цеха тоже составляет отчет, прикладывая требования и акт на списание материалов.
После того, как материалы кладовщик отпустил со склада, они поступают в цех, откуда непосредственно в производство. На расход материалов из цеха составляется акт на списание материалов, который утверждается главным инженером и членами постоянно действующей комиссии.
В случае продажи материалов на сторону кладовщик отпускает их на основе расходной накладной.
Расход ГСМ происходит по специальным заявкам которые подписывает генеральный директор.
Должностные лица предприятия участвующие на стадии отпуска запасов:
1. Бухгалтер материальной группы
2. Кладовщик
3. Начальник цеха
4. Главный инженер
Документы, формируемые на стадии отпуска запасов:
1. требование
2. Заявка на получение материалов
3. Материальный отчет
4. Акт на списание материалов
5. Заявка на получение ГСМ
6. Акт на списание ГСМ
7. Производственно технический отчет
Преимущественные направления внутреннего контроля хранения запасов заключаются в следующем:
- применяются меры снижающие вероятность потерь, хищений и неэффективного использования запасов;
- существуют гарантии, что запасы не могут использоваться или не могут быть перемещены без должного отражения в учете;
- обеспечено правильное формирование себестоимости запасов;
- в бухгалтерской отчетности имеющиеся запасы отражены в правильной оценке;
- достигнуто соответствие учетных остатков, показанных в регистрах аналитического учета, результатам инвентаризации.
Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью запасов являются:
1. наличие должностным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для материалов открытого хранения), проведение надлежащей специализации складов;
2. размещение материалов по секциям складов, а внутри них – по отдельным группам таким образом, чтобы обеспечить возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида материала следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся здесь материале;
3. оснащение мест хранения материалов необходимым весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой, обеспечивая их периодическое переосвидетельствование и клеймение;
4. внедрение централизованной доставки материалов с базисных складов в производственные помещения (цехи) по согласованным графикам;
5. сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;
6. организация, там где это необходимо и целесообразно, участков централизованного раскроя материалов;
7. установление круга лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером предприятия;