2. 4 Научный инструментарий системного анализа Вопросы для самотестирования (стр. 8 из 13)

Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения целей организации и личных целей.

В теории мотивации доказывается, что все потребности можно условно разделить на первичные (физиологические, безопасности и защищенности) и вторичные (социальные, уважения, самовыражения).

Не останавливаясь на первичных потребностях мотивации, рассмотрим направления мотивации вторичных потребностей.

Для мотивации социальных потребностей необходимо.

1. Давать сотрудникам такую работу, которая позволяла бы им общаться.
2.Создавайть на рабочих местах дух единой команды.

3. Проводить с подчиненными периодические совещания.

4. Не разрушать возникшие неформальные группы, если они не наносят организации реального ущерба.

5. Создавать условия для социальной активности членов организации вне ее рамок.

Для мотивации потребностей в уважении.

1.Предлагать подчиненным более содержательную работу.

2. Обеспечивать подчиненным положительную обратную связь с достиг-
нутыми результатами.

3. Высоко оценивать и поощрять достигнутые подчиненными результаты.
4.Привлекать подчиненных к формулировке целей и выработке решений.

5. Делегировать подчиненным дополнительные права и полномочия.

6. Продвигайте подчиненных по служебной лестнице. Для мотивации потребностей в самовыражении.

1.Обеспечивать подчиненным возможности для обучения и развития, ко-торые позволили бы полностью использовать их потенциал.

2.Давайть подчиненным сложную и важную работу, требующую полной отдачи.

3.Поощряйть и развивать у подчиненных творческие способности.

3.6 Формализация и документирование управленческого решения

Существует значительное число форм подготовки УР: акт, бюллетень, декларация, закон, инструкция, контракт, норма, норматив, план, положение и другие формы.

31

К формам реализации УР относятся: выписка, деловая беседа, информа-ционное письмо, методика, отчет и другие формы

При формировании данных документов необходимо отразить следующие положения.

1. Комплексность документа, т.е. рассмотрение в нем технических, эколо-гических, эргономических, экономических, правовых, организационных и дру-гих вопросов в их взаимосвязи.

2. Степень соответствия документа международным требованиям по эко-логичности, безопасности, взаимозаменяемости, патентной чистоте, правовой защите и другим вопросам.

3. Степень использования мировых достижений и гармонизации докумен-та с мировыми системами.

4. Количество примененных при разработке документа современных мето-дов (функционально-стоимостный анализ, моделирование, прогнозирование, оптимизация и др.).

5. Экономическая обоснованность управленческих решений.

6. Повторяемость документа, его перспективность, масштаб применения.

7. Степень апробированности документа в научных кругах, федеральных и региональных органах управления, на практике;

9. Имидж организации и квалификация разработчиков решения.

10. Органы, согласовавшие и утвердившие документ;

11. Степень соблюдения стандартов на оформление документа, однознач-ность понятий, четкость, доступность изложения, наглядность.

Одним из условий качественного оформления управленческого решения в соответствующем документе является строгое соблюдения государственных стандартов Российской Федерации.

Документы, отражающие УР, изготавливаются на бумаге или в электрон-ном виде. Обычно используется книжный формат А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) и редко - A3 (297х420 мм), а также альбомный формат (297х210 мм). Поля документов: верхнее - 25 мм, нижнее - 25 мм, левое – 25-30 мм, пра-вое – 10 - 15 мм.

Текст большинства документов, как правило, должен состоять из двух основных частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части содержится обоснование, причины, цели и задачи, которые инициировали разработку документа. Констатирующая часть завершается словами: «приказываю», «постановляю», «довожу до сведения» и т.д.

Распорядительная часть текста документа содержит перечень кон-кретных мероприятий, направленных на разрешение соответствующих про-блем.

При составлении документов необходимо:

• вводить элементы эмоционального воздействия на пользователя;

• обеспечивать краткость изложения;

32

• рационально сочетать текст и иллюстративный материал - графики, таб-лицы и формулы;

• указывать срок жизненного цикла документа.

• идентифицировать документ.

• обеспечивать соответствие документа организационной структуре, в ко-торой он обрабатывается.

• обеспечивать доходчивость излагаемого материала.

3.7 Понятие информационного обеспечения управленческого ре-шения

Информационное обеспечение - одно из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы менедж-мента.

Основные требования к качеству информации:

-своевременность; -достоверность ; -достаточность; -надежность ;

- адресность;

- правовая корректность;

- многократность использования;

- высокая скорость сбора, обработки и передачи;

- возможность кодирования;

- актуальность.

Информация классифицируется по следующим признакам:

1. По объекту - показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.

2. По принадлежности к подсистеме системы менеджмента -информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме.

3. По форме передачи - вербальная (словесная) информация и невербальная;

4. По способу передачи - спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.

5. По режиму передачи - в не регламентируемые сроки, по запросу и прину-дительно в определенные сроки.

6. По назначению - экономическая, техническая, социальная, организацион-ная и др.

В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие коммуникация.

Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руково-

33

дство получает информацию, необходимую для принятия эффективных реше-ний и доводит принятые решения до работников.

Основными функциями коммуникаций в организации являются:

- координация действий;

- распространение информации;

- выражение чувств и эмоций, нередко сопутствующих процессу разработки решения.

В системе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемен-та:

1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью сим-волов.

3. Канал — средство передачи информации.

4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ин-терпретирует ее.

При обмене информацией существуют так называемые коммуникаци-онные барьеры, т.е. препятствия, мешающие правильной передаче и получе-нию нужной информации (таблица 5)

Таблица 5 - Коммуникационные барьеры

Барьер

Отправитель послания

Получатель сообщения

Барьеры при от-

со-

правлении общения.

Барьеры воспри-ятия.

пони-

Барьеры мания.

Барьеры приёма информации.

Барьеры дейст-вий.

Неожиданность сообщения Неадекватная информация Предубеждение относительно послания и принимающего.

Семантика и жаргон. Комму-никативные навыки. Длина сообщения. Коммуникатив-ный канал.

Личностные характеристики. Ценностные ориентации. Ус-тановки и мнения.

Память. Уровень переработки информации.

По потребности и желания. Ценно-

стные ориентации. Установки мнения. Ожидания. Внимание стимулы.