Для внесения в программу 1С информации, необходимой для начала работы бюджета доходов и расходов, потребовался прежде всего график договора лизинга, ранее состоявший в программе 1С из четырех компонентов (аванс по графику, начисление лизингового платежа, зачет аванса по графику, лизинговый платеж к уплате), трансформировать в график, в котором сумма лизингового платежа разбивалась на составляющие (возмещение стоимости имущества, проценты по привлеченному финансированию, транспортный налог и т.п.). Для ускорения процесса ввода развернутых графиков лизинговых платежей в программу 1С была введена специальная настройка, с помощью которой осуществляется автоматический перенос данных из программы EXCEL, в которой изначально формируются графики лизинговых платежей, в программу 1С. Согласно заданному алгоритму суммы, проходящие в графике лизинговых платежей по конкретному договору, в соответствующем месяце по статьям «Вознаграждение», «Услуги автохозяйства», «Комиссии банка» отражаются за вычетом НДС в доходной части Бюджета вознаграждения. Статьи «Услуги автохозяйства» и «Комиссии банка» не выделены в отдельный бюджет из-за несущественности сумм, проходящих по данным статьям.
Расходная часть Бюджета вознаграждения включает следующие укрупненные статьи:
1. Расходы на персонал.
2. Услуги юридических и физических лиц.
3. Проценты по заемным обязательствам.
4. Расходы автохозяйства.
5. Прочие расходы.
Указанные статьи в свою очередь имеют детализацию по следующим позициям:
1. Расходы на персонал
1.1. Заработная плата.
1.2. Доплаты на основании локальных нормативных актов.
1.3. Доплаты, не указанные в локальных нормативных актах.
1.4. ЕСН Федеральный бюджет.
1.5. ЕСН Федеральный ФОМС.
1.6. ЕСН Территориальный ФОМС.
1.7. ЕСН Фонд социального страхования.
1.8. Пенсионный фонд: страховая часть.
1.9. Пенсионный фонд: накопительная часть.
1.10. Взносы в Фонд социального страхования.
1.11. Добровольное медицинское страхование.
1.12. Фитнес.
1.13. Корпоративные мероприятия.
1.14. Обучение и повышение квалификации.
1.15. Сотовая связь.
2.Услуги юридических и физических лиц
2.1. Аудиторские услуги.
2.2. Юридические услуги.
2.3. Информационные и консультационные услуги.
2.4. Оценочные услуги.
2.5. Обслуживание программ для ПК.
2.6. Обслуживание вычислительной техники.
2.7. Услуги фиксированной связи.
2.8. Услуги Интернета.
2.9. Услуги почты.
2.10. Реклама.
2.11. Услуги банков.
2.12. Аренда.
2.13. Лизинг.
3. Проценты по заемным обязательствам
3.1. Проценты по кредитам.
3.2. Проценты по займам.
3.3. Проценты по векселям.
3.4. Проценты по облигациям.
4. Расходы автохозяйства
4.1. ГСМ и технические жидкости.
4.2. Запчасти.
4.3. Ремонт.
4.4. Техобслуживание.
4.5. Страховые платежи.
4.6. Транспортный налог по собственному автотранспорту (доплата).
4.7. Транспортный налог по собственному автотранспорту (аванс).
4.8. Прочие расходы автохозяйства.
5. Прочие расходы
5.1. Командировочные расходы.
5.2. Канцтовары.
5.3. Прочие материальные расходы.
5.4. Амортизация основных средств.
5.5. Амортизация нематериальных активов.
5.6. Налог на имущество по основным средствам.
5.7. Государственная пошлина.
5.8. Штрафы, пени и неустойки.
5.9. Расходы на благотворительность.
5.10. Прочие расходы по текущей деятельности.
Рассмотрим порядок формирования плановых показателей расходной части Бюджета вознаграждения.
Расходы на персонал. Группы расходов, входящие в данную статью, планируются в отношении каждого конкретного работника в целях формирования информации о полных затратах на соответствующего работника.
Заработная плата. Расходы на заработную плату формируются автоматически исходя из оклада по данным справочника «Сотрудники» программы 1С.
Доплаты на основании локальных нормативных актов и доплаты, не указанные в локальных нормативных актах. Расходы на рассматриваемые нужды планируются с помощью специально созданного в процессе автоматизации бюджетирования документа «План-Бюджет», в который заносится статья расхода (или дохода), планируемая сумма, контрагент или вид расхода (в данном случае это контрагент – работник, которому планируется осуществлять доплату) и дата расхода (или дохода).
ЕСН Федеральный бюджет, ЕСН Федеральный ФОМС, ЕСН Территориальный ФОМС, ЕСН Фонд социального страхования, Пенсионный фонд: страховая часть, Пенсионный фонд: накопительная часть, взносы в Фонд социального страхования. Расходы на указанные цели планируются как произведение суммы заработной платы и доплат по соответствующему работнику в конкретном месяце, учитываемых для целей исчисления обязательных социальных платежей, на действующую ставку отчислений с учетом налоговых льгот и вычетов. Таким образом, суммы, планируемые по рассматриваемым статьям, исчисляются программой 1С автоматически на основании сформированных по предыдущим группам расходов (заработная плата и доплаты) по плановым показателям.
Добровольное медицинское страхование. Планирование расходов по данной статье происходит по каждому застрахованному лицу, причем в случае страхования члена семьи сотрудника сумма страховой премии относится на соответствующего работника. Страховые платежи в ООО «Лизинг-твист» распределяются по трем частным бюджетам (Бюджет страховых платежей по лизинговому имуществу, Бюджет вознаграждения, Бюджет финансовых вложений), а в Бюджете вознаграждения распределяются по двум группам, а именно: ДМС и Страховые платежи в составе расходов автохозяйства. Рассмотрим порядок распределения расходов на страховку в бюджете «Лизинг-твист». Первоначально работник, ответственный за исполнение соответствующего договора страхования, создает в программе 1С заявку на платеж по договору страхования. В указанной заявке есть возможность выбора либо договора (-ов) лизинга, предмет которого подлежит страхованию, либо объекта финансовых вложений, с которым связаны расходы по страховке, либо подлежащего страхованию транспортного средства, либо непосредственно договора ДМС. После осуществления оплаты заявки и проведения ее главным бухгалтером данные расходы попадают в состав расходов будущих периодов для списания в течение срока действия договора для целей бухгалтерского, налогового и управленческого учета. После проведения заявки планируемые расходы по страхованию отражаются по соответствующей статье бюджета. При этом появляется возможность оперативно отслеживать, покрывает ли сумма страховых платежей, заложенная в расчете лизинговых платежей, сумму осуществленных расходов на страхование лизингового имущества (Бюджет страховых платежей по лизинговому имуществу), анализировать доходность финансовых вложений путем сопоставления их рыночной стоимости (стоимости продажи) с первоначальными расходами на их осуществление, а также текущими расходами, связанными с их осуществлением (помимо страховки, сюда включаются и платежи по долговым обязательствам, выданным с целью осуществления финансовых вложений). Суммы ДМС и страховых платежей в составе расходов автохозяйства участвуют в формировании групп расходов – Расходы на персонал и Расходы автохозяйства, соответственно, позволяя оперативно оптимизировать структуру расходов ООО «Лизинг-твист», осуществляемых за счет вознаграждения лизингодателя.
Фитнес, обучение и повышение квалификации. Указанные расходы планируются с помощью документа «План-Бюджет», содержащего перечень работников ООО «Лизинг-твист»», в пользу которых заключен (планируется к заключению) договор с фитнес-центром (образовательным учреждением) с указанием стоимости услуг по каждому работнику. В данном документе, как в любом документе «План-Бюджет», расходы привязаны к предполагаемой дате их отражения в бухгалтерском учете исходя из условий заключенных (планируемых к заключению) договоров.
Корпоративные мероприятия. Рассматриваемые затраты планируются документом «План-Бюджет» на основе фактических данных предыдущих отчетных периодов с учетом предполагаемых изменений в планируемом периоде по количеству, срокам и стоимости корпоративных мероприятий. Затраты на корпоративные мероприятия планируются в разрезе каждого работника ООО «Лизинг-твист» путем деления общей суммы планируемых расходов на количество работников в планируемом периоде.
Сотовая связь. Данный вид расходов планируется по каждому работнику исходя из среднемесячных расходов на указанные услуги по соответствующему работнику за предыдущий отчетный период.
Услуги юридических и физических лиц. Группы расходов, входящие в данную статью, планируются в отношении конкретного контрагента либо в отношении вида расхода, в том случае, когда достоверно определить вероятность соответствия планируемого расхода определенному контрагенту невозможно либо нецелесообразно.
Аудиторские услуги, юридические услуги, информационные и консультационные услуги, обслуживание программ для ПК, обслуживание вычислительной техники, реклама, аренда. Затраты на услуги по указанным группам расходов планируются документом «План-Бюджет» исходя из условий заключенных (планируемых к заключению) договоров с контрагентами.
Оценочные услуги, услуги фиксированной связи, услуги Интернета, услуги почты, услуги банков. Затраты на услуги по указанным группам расходов планируются документом «План-Бюджет» по контрагентам исходя из затрат по соответствующим группам за предшествующий отчетный период.
Лизинг. Затраты на лизинг планируются с помощью внесения лизингового договора в состав финансовых обязательств ООО «Лизинг-твист». В карточке соответствующего договора лизинга формируется в том числе информация о балансодержателе имущества, так как по данной группе расходов учитываются только начисленные лизинговые платежи без НДС в отношении договоров лизинга с условием об учете имущества на балансе лизингодателя. В случае, если в карточке договора лизинга балансодержателем указан лизингополучатель, расходы последнего для целей бухгалтерского учета отражаются по группе затрат «Амортизация основных средств». Для договора лизинга с балансодержанием лизингодателя расходы планируются исходя из сумм начисленных лизинговых платежей без НДС по соответствующим периодам, для чего к договору лизинга формируется график лизинговых платежей, содержащий график начисления лизинговых платежей, график уплаты и зачета авансов и график уплаты лизинговых платежей. В случае балансодержания лизингополучателя указанный график в части уплаты лизинговых платежей участвует в составлении Бюджета движения денежных средств.