§ От проверяющих. Не дай им Бог узнать, чем и как вы действительно занимаетесь! Ведь задача проверок — как раз что-нибудь «откопать».
§ От налоговых и правоохранительных органов. Этот пункт — без комментариев.
§ От конкурентов. «Кто владеет информацией, владеет миром». А приятно ли будет вам, если этим «миром» будет владеть еще и ваш конкурент?
§ От журналистов. Журналист никогда не поймет вас и ваших проблем, а вы — его и его личных проблем. Поэтому даже то, что вам кажется совершенно обыденным делом, может быть воспринято представителями СМИ как сенсация и раздуто до невообразимых размеров. Информация, предоставляемая им, должна быть тщательно отфильтрованной, с минимумом побочных сведений, и отпускать ее можно только весьма небольшими дозами.
§ От собственных родственников. Кое-то добавит — «особенно со стороны жены». Это тоже аксиома — чем лучше идут у вас дела, тем больше появляется у вас «родных и близких».
§ От собственных сотрудников. Они не всегда адекватно воспримут информацию о том, сколько имеете вы, выплачивая им зарплату по 1500 р.
Получается, что информацию нужно защищать почти от всех? Ответ только один — «да».
Что нуждается в защите?
Если воспринять тотальную защиту информации слишком серьезно, можно докатиться до паранойи. Это достаточно опасное психическое нарушение, которое в значительной мере способствует утрате ваших лучших деловых качеств и способно принести ощутимые убытки (не говоря уже о прямом вреде для здоровья). Тем не менее в вашей фирме слишком много сведений, о которых посторонним лучше не знать; перечислить все это весьма проблематично, поэтому мы пойдем «от обратного». Какую же информацию защищать не имеет смысла?
§ Учредительные документы вашей фирмы (учредительный договор, устав, свидетельство о регистрации и т. п.). По закону вы обязаны предоставлять их всем, да и ничего секретного в них на самом деле нет. А закон, хотя бы в основных моментах, все же следует соблюдать. Кроме того, факт знакомства с вашими учредительными документами укрепляет ваш положительный имидж в глазах партнеров и клиентов, убеждает их, что здесь «все чисто».
§ Разрешительные и правоустанавливающие документы (сертификаты, лицензии, документы на право использования помещения и др.). Здесь действуют те же самые причины. Если ваша деятельность хоть сколько-нибудь легальна, это должно подтверждаться соответствующими документами. Да и их наличие придает вам больше веса в сравнении с предпринимателями, для которых представить их затруднительно.
§ Внутринормативные акты (ассортиментные перечни, прейскуранты, штатное расписание, приказы и т. п.). Если вопрос, которого они могут касаться, действительно относится к разряду чего-то особо секретного, вы, скорее всего, и так не станете документировать свои решения по этому поводу, а проведете их в устной форме.
§ Любую другую информацию, облеченную в форму официальных документов, не относящихся к документам повышенной секретности. Как уже говорилось, обычно по-настоящему ценные сведения официально не документируются.
§ Биографические сведения о руководстве фирмы. Лучше заранее предоставить всем желающим официальный вариант сведений о себе, чем они будут эти же сведения придумывать. Праздный интерес к персоне руководителя — явление слишком распространенное, чтобы можно было пренебрегать его существованием.
§ Материалы рекламного характера. Как бы смешно это ни звучало, но некоторые руководители фирм предоставляют даже эти материалы лишь «избранным». Зачем тогда их вообще выпускать?
Коммерческая тайна
Что в вашем случае является «коммерческой тайной», а что нет — решать только вам самому. В некоторых случаях это понятие можно и вообще не использовать в своей работе без всякого ущерба для себя. Обычно сюда может относиться:
§ Информация о клиентах фирмы. Конфиденциальность любой информации о клиентах обычно считается «хорошим тоном», а в отдельных случаях это диктуется элементарным здравым смыслом (например, если ваша фирма оказывает PR-услуги, занимается рекламой, охранным бизнесом и т. п.).
§ Личная информация об учредителях, руководстве и сотрудниках фирмы. Лучше всего «не выносить сор из избы».
§ Сведения о деловых партнерах. Многие партнеры не любят, когда информация о них общедоступна; а в отдельных случаях данные о партнерских отношениях с определенными структурами способны только повредить вам (возьмем случай с различными видами криминальной и полукриминальной «крыши»).
§ Стратегическая документация (планы развития, программы рекламных кампаний, сценарии мероприятий и т. п.). Чем меньше об этом будут знать окружающие, тем лучше. А иногда лучше всего вообще не хранить их в документированной форме.
§ Сведения о применяемых технологиях, изобретениях и других ноу-хау. Их наличие у вашей фирмы дает ей преимущество лишь в том случае, когда они не являются общедоступными.
§ Данные о финансовых расходах и вложениях. Во многих зарубежных компаниях даже зарплата сотрудникам выдается в закрытых конвертах, и что-то в этом есть.
Немного о коммерческом шпионаже
Коммерческий шпионаж — это деятельность по получению закрытой информации, осуществляемая вашими конкурентами; как правило, формы такой деятельности носят откровенно противоправный характер. Главная задача здесь — получение прямой выгоды, обеспечение себе преимуществ в конкурентной борьбе либо нанесение вашей фирме определенного ущерба. Интерес для вашего конкурента представляют любые сведения, которые можно использовать для этих целей, — от документов повышенной конфиденциальности до сведений чисто личного характера. В первую очередь сюда относятся:
§ Сведения о правонарушениях в вашей деятельности (уходе от налогов, нелегальных взаиморасчетах, реализации недоброкачественного товара и т. п.). Они позволяют привлечь вас к различным видам ответственности, наслать налоговые и иные проверки, даже способствовать закрытию предприятия; кроме того, могут быть использованы для самого тривиального шантажа. Вполне могут такие факты лечь и в основу мощной негативной PR-кампании в ваш адрес.
§ Данные о применяемых вами ноу-хау. Получение вашими конкурентами такой информации автоматически лишает вас преимуществ, которыми вы до того располагали. Порой эти ноу-хау конкурент даже не станет использовать самостоятельно, особенно в тех случаях, когда обнародование таких сведений может нанести ущерб репутации вашей фирмы: взять, скажем, случай с широким освещением в СМИ технологии производства вашей колбасы и применяемых для этого видов сырья. Противник не упустит случая воспользоваться шансом.
§ Закрытая информация о клиентах и партнерах. Если такая информация или ее часть по какой-то причине перестанет быть «закрытой», многие просто перестанут с вами работать, а ваш имидж быстро приобретет оттенки несерьезности, ненадежности.
Набор средств, применяемых в коммерческом шпионаже, достаточно традиционен. Сюда входят:
§ Получение информации от сотрудников вашей фирмы. Для этого используются коммерческий и административный подкупы, идеологическое воздействие, различные виды прессинга. Отнюдь не все ваши работники довольны своим положением, зарплатой или тем, как лично вы к ним относитесь.
§ Внедрение своих людей в вашу компанию. Во многих случаях «внедрение» — это даже слишком громко сказано. Человек просто, через обычные каналы, устраивается на работу в вашу фирму, а уж что ждет вас с его стороны дальше — это может быть самым непредсказуемым сюрпризом.
§ Информирование через ваше ближайшее окружение. Вы удивитесь, если узнаете, сколько существует возможностей, чтобы воздействовать на кого-нибудь из ваших самых доверенных заместителей или даже родственников. Иногда такое воздействие даже не требуется, так как человек сам не особенно заботится о сохранности информации, которой располагает, не осознавая до конца ее значения.
§ Доступ к информации с использованием технических средств. Здесь возможно прослушивание телефонных разговоров, скрытая видеозапись, несанкционированный доступ к данным в электронном виде и т. п.
§ Перехват почтовой корреспонденции. Это сделать проще всего, особенно учитывая нынешний низкий уровень работы почты и еще более низкую зарплату почтовых работников. Вы можете так никогда и не узнать, просто не дошли до вас какое-либо письмо или пакет документов или же они были перехвачены кем-либо из недоброжелателей.
Сам по себе коммерческий шпионаж не столь страшен; даже если ваш конкурент и ознакомится с какими-то данными, относящимися к вашей коммерческой тайне, это всего лишь расширит его личный кругозор. Другое дело — как он это использует: эти сведения могут оказаться на страницах прессы, попасть в органы власти, контрольные и налоговые органы и т. п. Мы уже упоминали о том, что для исключения подобных явлений вам потребуется собственная «контрразведка» — то, что это слово взято в кавычки, отнюдь не означает, что данный термин является преувеличением.
Режимы конфиденциальности и их практическое обеспечение
Первое, что желательно сделать, — это официально объявить в своей фирме режим конфиденциальности информации. Если в вашей деятельности нет вообще ничего, что способно вам повредить, вам подойдет режим частичной конфиденциальности, если же есть — тогда применяется режим повышенной конфиденциальности. Помимо своего непосредственного эффекта такие режимы исключают и многие мелкие побочные воздействия на имидж фирмы — например, от регулярных рассказов ваших сотрудников всем своим знакомым о деталях организации вашего бизнеса.
Но для россиянина просто объявить какой-либо режим недостаточно; порой это еще более стимулирует его словесную несдержанность. Если вы хотите, чтобы ваши действия возымели эффект, необходимо выработать у сотрудников прямой условный рефлекс, основанный на зависимости соблюдения конфиденциальности и определенных последствий для сотрудника. Последуйте примеру основоположника рефлексологии академика Павлова.