Закон определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, порядок финансирования работ по стандартизации и др.
Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.
Закон Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» от 25 октября 1991 г. № 1807-1 (с изменениями от 24 июля 1998 г.) регулирует вопросы использования государственного языка в документах. В соответствии с этим законом официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации - русском, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик. Официальная переписка между государственными органами, организациями, учреждениями и предприятиями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведется на русском языке.
Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан, направленные в государственные органы Российской Федерации, даются на языке обращения и только в случае невозможности дать ответ на языке обращения - на русском языке.
В промышленности, связи, на транспорте и в энергетике на всей территории России применяется русский язык. Другие языки могут применяться только при наличии соответствующего международного или межреспубликанского договора. Закон устанавливает также нормы использования языка в судебной, внешнеполитической, внешнеэкономической и других сферах деятельности.
Одним из реквизитов документа является эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Использование товарных знаков, в том числе и в официальной документации, определяется законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товара» от 23 сентября 1992г. № 3520-1[27].
Ряд законодательных актов Российской Федерации регулирует вопросы использования информации, относимой к государственной тайне, и иной конфиденциальной информации. В частности, закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.
К государственной тайне Закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.
Закон устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведении, составляющих государственную тайну, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носителей, распоряжения сведениями, составляющими государственную тайну, порядок защиты государственной тайны, контроль и надзор за обеспечением государственной тайны и др. Законом установлены три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну: "секретно", "совершенно секретно", "особой важности", - а также порядок проставления на документах грифа секретности.
Наряду с законодательными актами существенное значение в процессе деятельности Правительства РФ и иных государственных органов занимают акты Президента РФ и самого Правительства РФ.
Правовые акты, принимаемые Президентом и Правительством Российской Федерации, развивают положения, зафиксированные в законодательных актах по вопросам информации и документации.
27 декабря 1995 г. Правительство Российской Федерации приняло Постановление № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации"[28].
Ряд указов Президента Российской Федерации направлен на обеспечение защиты информации:
Указы Президента и постановления Правительства Российской Федерации регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации и введения в действие указов Президента и нормативных правовых актов, издаваемых органами государственного управления.
Порядок опубликования и вступления в силу актов Правительства РФ устанавливается Указом Президента РФ № 763 от 23.05.1996г. "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти"[29].
Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004г. "Об архивном деле в РФ" регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Нормативные правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти (министерствами, комитетами, управлениями, службами, агентствами), являются ведомственными нормативными актами и в зависимости от сферы действия могут быть общими, отраслевыми и межотраслевыми. Нормативные правовые акты общего характера рассчитаны на многократное применение ко всем предусмотренным ими случаям, акты отраслевого характера действуют в рамках одной отрасли, межотраслевые — нескольких или всех отраслей.
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций № 536 от 08.11.2005г. утверждена Инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[30]. Указанная инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах.
Типовой инструкцией установлены правила подготовки и оформления документов в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти. В частности широко рассмотрена процедура подготовки и оформления проектов законодательных актов, вносимых федеральными органами исполнительной власти на рассмотрение Правительства РФ и Президента РФ. Устанавливаются конкретные требования к подготовке и оформлению проектов законодательных актов: органы, уполномоченные на разработку проектов, технические требования к оформлению, реквизиты, требования к оформлению пояснительной записки к проекту законодательного акта.
Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452[31], индивидуальных инструкций по делопроизводству, регламентов федеральных органов исполнительной власти, других нормативно-методических документов и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования с Федеральным архивным агентством.
Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.
Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233[32].
Существенное значение в процессе законопроектной деятельности Правительства РФ и иных федеральных органов исполнительной власти РФ занимают государственные стандарты на документацию.
В соответствии с ГОСТ 1.0-92 стандарт — это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный признанным органом (или предприятием), устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.
В соответствии со ст. 2 Федерального закона "О техническом регулировании" стандарт – это документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.
Все государственные стандарты, действующие на территории России, объединены в единую Национальную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.