Для создания управленческой документации используются форматы А3, А4, А5, А6. Формат А3 применяется для больших таблиц, карт или диаграмм. Основным форматом для других официальных документов является формат А4. Для небольших по объему документов используется формат А5. Формат А6 предназначен для почтовых открыток и почтовых карточек.
Закрепленные в стандарте ИСО 216:1975 нормы ведут свое начало от системы форматов бумаги, установленных в немецком стандарте DIN 476 еще в 1922 г. Принятие международного стандарта в этой области стало возможным благодаря тому, что к 1975 г. большинство стран мира перешло на форматы бумаги по DIN 476. В нашей стране эти форматы были приняты в 1934 г. и в настоящее время они приведены в ГОСТ 9327-60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.
Потребительские форматы по ИСО 216:1975
| ИСО - А ряд | ИСО - В ряд | ИСО длинные форматы | |||
| Обозначение | Формат, мм | Обозначение | Формат, мм | Обозначение | Формат, мм |
| А0 | 841 х 1189 | В0 | 1000 х 1414 | 1/3 А4 | 99 х 210 |
| А1 | 594 х 841 | В1 | 707 х 1000 | 1/4 А4 | 74 х 210 |
| А2 | 420 х 594 | В2 | 500 х 707 | 1/8 А4 | 13 х 74 |
| А3 | 297 х 420 | В3 | 353 х 500 | ||
| А4 | 210 х 297 | В4 | 250 х 353 | ||
| А5 | 148 х 210 | В5 | 176 х 250 | ||
| А6 | 105 х 148 | В6 | 125 х 176 | ||
| А7 | 74 х 105 | В7 | 88 х 125 | ||
| А8 | 52 х 74 | В8 | 62 х 88 | ||
| А9 | 37 х 52 | В9 | 44 х 62 | ||
| А10 | 26 х 37 | В10 | 31 х 44 | ||
Внедрение международных форматов бумаги в ряде стран (США, Канада и др.) столкнулось с определенными трудностями, связанными с затянувшимся переходом этих стран к метрической системе. Например, в США стандартом ANSIX3/151-1987 установлены форматы бумаги, отличающиеся от форматов по ИСО 216:1975 и имеющие следующие неофициальные названия: "Letter" (216 x 279 мм), "Legal" (216 х 356 мм), "Executive"(190 х 254 мм), "Ledger/Tabloid"(279 х 432 мм). Расхождения с форматами ИСО вызывает целый ряд неудобств, особенно в области международных связей. Так, формат ИСО А4 на 6 мм меньше по ширине и на 18 мм больше по длине, чем формат "Letter". Эти несовпадения вызывают затруднения при копировании документов, приводят при автоматизированной обработке текстов к потере информации (например, нумерации страниц), вызывают необходимость проведения переформатирования текста и изменения программного обеспечения для работы с текстами.
Заключение
Несмотря на большую работу по формированию нормативно-правовой и нормативно-методической базы российского делопроизводства в последние годы, еще продолжает оставаться актуальным ее дальнейшее совершенствование.
Так, есть острая необходимость переработки, с учетом новых реалий, Федерального закона "О государственной тайне".
Не случайно, к примеру, Правительство Российской Федерации в конце января 2006 года обсудило проект закона о порядке участия иностранных компаний в инвестировании тех или иных предприятий и отраслей Российской Федерации, являющихся сферами стратегического характера и в которых есть сведения, составляющие государственную тайну.
По признанию многих руководителей, в том числе и руководителей спецслужб "не работает" в полной мере Федеральный закон "О коммерческой тайне", так как многие его положения не согласуются с реальной жизнью.
В определенной степени можно было бы сделать замечания к закону "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (2006). Этот закон более лаконичен, чем его предшественник. В нем дается много отсылок к другим законам, что может затруднять его исполнение.
Критические замечания можно было бы сделать к нормативным актам, затрагивающим другие сферы, в частности, Федеральному закону "О персональных данных", "Об обращениях граждан" и др.
Основной недостаток в том, что эти законы не доходят из-за малотиражированности издания до исполнителей-руководителей всех степеней. Нередко отсутствует и контроль за их претворением в жизнь.
Тем не менее, проведена большая работа по созданию нормативно-методической базы. Принятие постановлением Правительства Новых правил по делопроизводству от 15 июня 2009 г. и принятие новых Методических рекомендаций Росархива по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах государственной власти, утвержденные 2009 г. - являются хорошим подспорьем и руководством к действию для практических работников.
Недостаток в том, что они еще не известны многим работникам делопроизводств, слабо изучаются и медленно внедряются в практику.
Рассмотрение нами ряда ведомственных, региональных инструкций по делопроизводству свидетельствует о том, что их формы и содержание в основном не всегда соответствует главным положениям новых правоустанавливающих и нормативных документов.
Многовековая история российского делопроизводства свидетельствует о том, что еще не было такого периода, в которой на высшем уровне предпринималось столько бы последовательных действий по организации российского делопроизводства и приведению его в соответствие мировым стандартам. Об этом свидетельствует принятие в начале 21 века целого комплекса Федеральных законов, Правительственных регламентов, кодексов, ГОСТов, инструкций, положений и т.д.
Еще раз подчеркнем, что такая тенденция, безусловно, позитивно сказалась на российском делопроизводстве, на повышении его роли в информационном обеспечении государственного управления. Вместе с тем следует отметить, что такая активная законодательная инициатива, как нам кажется, не всегда носила только позитивный характер. Дело в том, что некоторые нормативные акты не в полной мере согласуются друг с другом. Так, например: в главном официальном издании - "Российской газете" публикуются документы, оформленные не всегда в соответствии с имеющимися нормативно-правовыми актами.
Конечно, отчасти это обусловливается самим назначением издания и формой газетной полосы. Существенным недостатком в развитии нормативно-правовой базы делопроизводства является то, что соответствующие акты доходят до регионов, до "глубинки" с большим опозданием. Поэтому разработка местных нормативных актов, с учетом менталитета российского чиновничества: регламентов, инструкций, положений, как правило, начинается с задержкой.
Положительным фактором является то, что в последние годы активизировалось издание научно-методической, учебной литературы по делопроизводству, хотя многие издания основываются, к сожалению, уже на отмененных нормативных актах.
Таким образом, со всей очевидностью следует говорить о необходимости всеобъемлющего похода за новыми знаниями в сфере делопроизводства всеми заинтересованными лицами. В противном случае велика опасность того, что документационное обеспечение управления в организациях может отстать от требований современности со всеми вытекающими из этого негативными последствиями.