Для распределения проектов во времени используется ленточная диаграмма Гантта, имеющая форму таблицы (Рисунок 4.1.).
| Единичные проекты | Годы и месяцы | ||||||||||||||
| 2008 год | 2009год | ||||||||||||||
| 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | … | ||
| 1.......................... | |||||||||||||||
| 2.......................... | |||||||||||||||
| 3.......................... | |||||||||||||||
| 4.......................... | |||||||||||||||
| 5.......................... | |||||||||||||||
| 6.......................... | |||||||||||||||
| 7.......................... | |||||||||||||||
| 8.......................... | |||||||||||||||
| Продолжительность работы | Резерв времени |
Рисунок 4.1. Ленточная диаграмма Гантта
В левом столбце таблицы перечислены единичные проекты, а по горизонтали дана временная шкала. Напротив каждого проекта наносится лента, длина которой соответствует продолжительности его реализации, а ее начало совпадает с соответствующей точкой на временной шкале.
Составление графика начинается с определения проектов, которые могут быть начаты сразу, то есть для их начала не требуются результаты других проектов. Предположим, что это проекты 1 и 3. На график наносятся ленты, соответствующие их длительности. Проект 2 может быть начат только по окончании проекта 1. Поэтому момент его начала совпадает с моментом окончания проекта 1. От этой точки откладывается лента, соответствующая продолжительности проекта 2. Проект 4 начинается после завершения проектов 2 и 3. Как видно из рисунка, проект 2 может быть выполнен раньше, чем проект 3, поэтому реально его результат потребуется позже. Это означает, что по проекту 2 имеется резерв и момент его начала может быть сдвинут на величину резерва.
Процедура составления графика в дальнейшем аналогична описанной выше. Из рисунка видно, что проект 7 начинается после завершения проекта 4; проект 6 – после проекта 5; проект 8 - после окончания проектов 6 и 7, причем по проекту 6 имеется резерв времени.
График Гантта наглядно показывает, что сбои в сроках реализации одного проекта отражаются на всей "цепочке" и неминуемо ведут к другим сбоям. Таким образом, четкое представление о связях между действиями позволяет заранее предвидеть проблемы, которые могут возникнуть вследствие возникающих отклонений от плана, и принять необходимые меры, то есть сделать управление прогностичным. Для единичного проекта при необходимости ленточная диаграмма разрабатывается аналогичным образом, только для действий по его реализации.
Одним из существенных ограничений в реализации данного комплексного проекта является то, что он должен быть привязан к учебному году. Поэтому планирование этого нововведения должно отталкиваться от срока начала обучения по новой образовательной программе. Если после составления ленточной диаграммы окажется, что к требуемому сроку все подготовительные работы не могут быть закончены, тогда нужно решать, как можно сократить время разработки и реализации каких-то подготовительных работ или же увеличить число участников проектов, находящихся на критическом пути, обеспечив выполнение ряда работ в рамках их реализации параллельно.
Когда укрупненный план-график в виде ленточной диаграммы будет составлен, его можно преобразовать его в табличную форму (Таблица 4.2). В строки столбца «Проекты» вписываются наименования всех единичных проектов изменений, входящих в структуру комплексного проекта, сроки их начала и окончания, ответственные исполнители и ожидаемые результаты.
Проект и план-график введения ФГОС нового поколения на начальной ступени общеобразовательного учреждения принимается Советом по введению новых ФГОС и утверждается Приказом директора школы (Приложение 1. Проекты локальных актов, необходимых при введении ФГОС в школе).
Результаты этапа. Результаты разработки плана внедрения комплексного новшества включают:
· состав единичных проектов, необходимых и достаточных для достижения поставленных целей их введения (что должно быть сделано);
· ожидаемые результаты единичных проектов (что будет получено в результате их реализации);
· сроки начала и окончания реализации единичных проектов и сроки реализации действий в рамках каждого из них (когда должны быть выполнены действия);
· ответственных за реализацию единичных проектов (кто исполнитель).
Этап 5. Реализация запланированных изменений в образовательной системе образовательного учреждения
Для эффективной реализации программы модернизации образовательной системы начальной ступени школы необходимо создать систему организационных механизмов управления его реализацией, способную контролировать соответствие фактического хода работ запланированному и вырабатывать решения по корректировке в случае возникновения несоответствия между ними.
Эта система должна четко определять кто, что и когда должен делать при осуществлении контроля хода реализации проекта, координации усилий ее участников и выработке необходимых управленческих решений.
Система должна вырабатывать решения, устанавливающие следующие типы изменений:
· в составе работ по реализации единичных проектов;
· в запланированных результатах работ;
· в сроках их начала и окончания;
· в составе ответственных исполнителей;
· в конечных целях проекта.
Для своевременного обнаружения необходимости выработки решений должны осуществляться сбор информации о состоянии работ по проекту, ее обработка и анализ. Кроме этого, система управления реализацией проекта должна обеспечивать информирование о состоянии работ ее участников, Совет по введению новых ФГОС, Педагогический совет и администрацию школы.
Задачи этапа. Для реализации запланированных изменений необходимо разработать и ввести в действие организационный механизм управления реализацией единичных проектов, включающий:
· организационный механизм контроля хода разработки и реализации системы единичных проектов;
· организационный механизм анализа состояния работ по комплексному проекту;
· организационный механизм выработки решений по корректировке планов.
Содержание этапа. На первом шаге проектирования организационного механизма управления реализацией системы единичных проектов должен быть построен организационный механизм контроля, элементами которого являются: цели (какая информация собирается в процессе контроля), субъекты (кто контролирует), объекты (что контролируется), процедуры (каким образом осуществляется контроль), периодичность (как часто).
Прежде всего, требуется определить цели контроля. В результате контроля должна быть получена информация о том, насколько ход реализации единичных проектов и их результаты соответствуют плану.
Для эффективной реализации плана работ необходимо, чтобы система контроля предоставляла информацию, позволяющую предвосхищать возможные сбои (отклонения реального хода работ от запланированного) и вовремя их предотвращать. Это достигается путем построения системы контроля на основе принципа опережающего контроля, который дает возможность прогнозировать дальнейший ход процесса и требует реагирования на то, что еще не произошло, но со значительной долей вероятности может случиться.
При осуществлении контроля требуется получить следующую информацию:
· какие работы должны были быть завершены к установленному моменту времени и какие из них завершены реально;
· в какие сроки предполагается выполнить своевременно не завершенные работы;
· какие решения и от кого требуются, чтобы ускорить выполнение работ;
· ожидается ли завершение ведущихся работ в сроки, установленные в единичных проектах, или по каким-то работам уже возникло напряженное положение.
Затем необходимо определить, что будет объектом контроля. При выборе объектов контроля следует руководствоваться следующими принципами:
1. Принцип минимума причин – только небольшое число факторов процесса реализации проектов оказывает существенное влияние на конечный результат.
2. Принцип точки контроля – наиболее эффективен контроль, осуществляемый в точке приложения усилия.
Необходимо выявить относительно небольшое число существенных факторов, которые в наибольшей степени сказываются на результатах работы по реализации проекта, и состояние которых необходимо контролировать, поскольку они представляют зоны наибольшего риска. Такими факторами являются изменения, вносимые в учебные планы, учебные программы по предметам, систему оценки результатов образования, программы внеучебной деятельности, а также ресурсное обеспечение образовательного процесса.
До начала реализации проекта руководителю рабочей группы (самостоятельно или с привлечением ответственных за реализацию единичных проектов и экспертов) необходимо определить показатели и способы контроля качества осуществления всех изменений в образовательной системе и довести их до сведения исполнителей.
Далее требуется определить субъектов контроля или тех, кто непосредственно будет его осуществлять. Поскольку общий проект введения ФГОС нового поколения разрабатывался рабочей группой, то логично поручить контроль этого процесса ее руководителю. Если коллектив разработчиков достаточно большой, то для выполнения отдельных задач ему может быть выделен помощник.
Для проведения контроля необходимо также определить, каким способом будет получаться необходимая информация: посредством изучения документации, в процессе собеседования с исполнителями, с помощью наблюдения за деятельностью, из отчетного доклада педагогов. Необходимо разработать и утвердить на заседании рабочей группы определенную форму отчета исполнителей о ходе реализации инновационных проектов, в которой должны быть отражены: отчетный период, мероприятия, запланированные на этот период, отметки о проведении, причины сбоев, ожидаемые сроки окончания работ при запаздывании, потребность в ресурсах, предложения по совершенствованию плана и др.