Начальная Фаза Проекта
Начальная фаза проекта началась в сентябре 2008, а предварительный семинар проекта состоялось 11 июня в Душанбе. Стратегия проекта была пересмотрена, также как любые изменения с момента разработки проекта. Кроме того, были пересмотрены показатели и риски. Начальная фаза будет завершена этим Первоначальным отчетом, который будет представлен на первом заседании РКП, запланированном на август / сентябрь 2009 года.
Основной целью начальной фазы является содействие команде проекта понять и взять на себя ответственность за цели и задачи проекта, а также завершить подготовку первого ежегодного плана работы проекта на базе логической структуры проекта. Основной целью предварительного семинара является:
(i) Представить команду проекта, команду КООС и команду ПРООН-ГЭФ, которые будут поддерживать проект в ходе реализации, включая команду Регионального Координационного Отдела (РКО);
(ii) Детализация ролей, вспомогательных служб и дополнительных функций сотрудников ПРООН-СО и РКО в противовес команде проекта;
(iii) Детализация ролей, ответственности и дополнительных функций соответствующих заинтересованных сторон в рамках структуры и механизмов процесса принятия решений в проекте;
(iv) Предоставление детального обзора требований ПРООН-ГЭФ по отчетности, мониторингу и, с акцентом на Годовой Обзор Реализации Проекта (ОРП), заседания руководящего комитета проекта, а также промежуточной и окончательной оценки
Детальный график проведения заседаний по обзору проекта различного вида будет разработан командой управления проектом, при консультации с партнерами по реализации проекта и представителями заинтересованных сторон и вовлеченных в первоначальный отчет. Этот график будет включать в себя: (I), предварительные сроки Заседаний Руководящего Комитета (II), деятельность по мониторингу и оценке относящуюся к проекту.
Измерение Прогресса
Пересмотренная логическая структура проекта представила набор из 15 показателей эффективности для измерения прогресса проекта в достижении намеченных целей (см. Раздел 6 и Приложение 5). Логическая структура также включает исходную информацию и целевое значение на конец проекта для каждого показателя, а также его соответствующие источники подтверждения. Прогресс также будет измеряться с помощью Протокола Показателей Мониторинга Развития Потенциала (см. Приложение 4), который будет обновлен как минимум в середине проекта (приурочено к промежуточной оценке), и в конце проекта. Эти показатели послужат в основу, на которой будет внедрена система мониторинга и оценки проекта.
Мониторинг и Отчетность
Руководитель проекта при консультации с командами ИКЦ и ПРООН-ГЭФ будет отвечать за подготовку и представление следующих отчетов, которые являются частью процесса мониторинга.
Первоначальный Отчет (ПО)
Первоначальный Отчет проекта будет подготовлен в середине 2009 и будет представлен на первое заседание РКП на их рассмотрение и одобрение. В отчет будет включено:
После завершения работы над Рабочей версией отчета он будет рассмотрен СО ПРООН и ИКЦ, а затем он будет направлен партнерам проекта, которым будет предоставлен двухнедельный срок для подачи комментариев или запросов.
Квартальный Промежуточный Отчет
Краткие отчеты с изложением основных корректировок в ходе реализации проекта, план работы на следующий квартал и возможные управленческие вопросы и методы их решения будут предоставляться РП ежеквартально СО ПРООН, РКО ПРООН / ГЭФ и ИКЦ. Формат этих отчетов будет представлен CO ПРООН.
Обзор Реализации Проекта (ОРП)
ОРП это общепринятый ПРООН / ГЭФ инструмент для ежегодного мониторинга проекта и Отдел по Мониторингу и Оценке ГЭФ предоставляет рамки и содержание ОРП. Он является важным средством управления и контроля для руководителей проекта и является механизмом для извлечения уроков из осуществляемых проектов. После годовой стадии реализации проекта, ОРП должен быть завершен РП. ОРП должен быть подготовлен до начала ежегодного Заседания Руководящего Комитета и должен быть обсужден Руководящим Комитетом, и результатом будет ОРП, который был согласован с ЦУП, КООС и CO ПРООН.
Риски проекта (см. Раздел 7) будут рассмотрены в ходе ежегодных обзоров и ответные действия руководства будут обновлены и введены в систему "Атлас" ПРООН.
ОРП будут собраны, рассмотрены и проанализированы РКО ПРООН / ГЭФ перед отправкой их в координационные региональные отделы штаб-квартиры ПРООН / ГЭФ. Координационные региональные отделы при поддержке Отдела по Мониторингу и Оценке ПРООН / ГЭФ анализируют ОРП по тематическим областям, темам и зонам общих вопросов / результатов и уроков.
Периодические Тематические/Технические Отчеты
Как только и когда потребует CO ПРООН, РКО ПРООН / ГЭФ или КООС, РП подготовит конкретные тематические отчеты по конкретным вопросам или областям деятельности. Запрос о тематическом отчете будет представлен РП в письменном виде и будет четко указать темы или деятельность, о которых необходимо отчитаться. Эти отчеты могут быть использованы в качестве формы примеров усвоенных уроков, конкретных упущений в ключевых областях, или как пример для оценки устранения упущений и преодоления появившихся препятствий и трудностей.
ПРООН просит минимизировать запрашиваемые им тематические отчеты, и когда это необходимо предоставит разумные сроки для их подготовки РП.
Заключительный Отчет Проекта
В течение последних трех месяцев реализации проекта PП подготовит Заключительный Отчет Проекта. Этот всеобъемлющий отчет подведет итог всем видам деятельности, достижениям и результатам проекта, достигнутым или не достигнутым целям, использования средств ГЭФ и средств совместного финансирования, усвоенным урокам, реализованным структурам и системам, и т.д., и станет окончательным документом всей деятельности проекта. В нем также будут изложены рекомендации в отношении дальнейших шагов, которые, возможно, потребуется принять для обеспечения устойчивости и дублирования деятельности проекта. РП несет ответственность за подготовку Заключительного Отчета и представления его в ИКЦ, СО ПРООН и РКО ПРООН / ГЭФ. Как только работа над отчетом завершиться, Заключительный Отчет Проекта будет рассмотрен во время заключительного обзора Руководящего Комитета, который будет проведен в течение последнего месяца работы проекта.
Публикации Проекта
Публикации Проекта являются ключевым методом обобщения и распространения результатов и достижений проекта. Эти публикации могут быть научными или информационными на тему деятельности и достижений проекта. Они могут быть в виде журнальных статей, брошюр, докладов, мультимедийных изданий и т.д. РП (при консультации с CO ПРООН, РКО ПРООН / ГЭФ, ИКЦ и других соответствующих заинтересованных групп) планирует и производит эти публикации в последовательном и легко узнаваемом формате. На эти цели Проект распределил ресурсы в бюджете
Оценка
Проект подвергнется двум оценкам, таким как:
Промежуточная Оценка
Промежуточная оценка (ПО), может быть проведена в середине осуществления проекта. Решение о проведении внутренней или внешней ПО, будет принято ближе к этому моменту; все зависит от того, насколько хорошо идет процесс реализации. Промежуточная Оценка определит достигнутый прогресс в достижении результатов и определит коррекционный курс в случае необходимости. Она будет сосредоточена на эффективности, результативности и своевременности реализации проекта; поднимет вопросы, требующие решения и действий, а также представит предварительные усвоенные уроки, о разработке, реализации и управлении проектом. Результаты этого обзора будут являться частью рекомендаций для более эффективного выполнения проекта в ходе второй половины срока. Формирование, полномочия и сроки проведения промежуточной оценки будут определены после консультации между сторонами. Условия проведения этой ПО будут подготовлены СО ПРООН при консультации с ИКЦ и на основе указаний со стороны РКО ПРООН / ГЭФ. ИКЦ примет участие в процессе выбора группы, которая будет проводить оценку, будет давать консультации в ходе процесса оценки и получит рабочую версию отчет по оценке для комментариев.