К основным общегосударственным нормативно-методическим по организации делопроизводства относится Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Прежде всего, изменилась правовая база, пересмотрены многие стандарты на документы, кроме того, кардинальные изменения произошли в области технического оснащения организаций. Средства обработки документов, а также современные средства связи получили повсеместное распространение и повлияли на оформление документов и на делопроизводство в целом. [25]
В 1990-е годы дважды издавался нормативный документ локального действия – типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств. В настоящее время действует инструкция, разработанная в 2005 году.[26] Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола и др. в инструкции изложены требования к процедуре регистрации документов, построению информационно-поисковых систем по документам, организация и технология контроля за сроками исполнения документов, требования к организации оперативного хранения дел, порядок составления и работы с номенклатурой дел, правила формирования дел, порядок проведения экспертизы ценности документов, оформления дел, составление описей и передача их на архивное хранение.
Инструкция отражает практически все технологические операции делопроизводства и кроме этого регламентирует порядок обработки документов, поступивших по каналам электронной почты и факсимильной связи, устанавливает размеры шрифтов и интервалов, используемых при печати документов, другие требования к размещению реквизитов документов, ранее не включенные не в один документ.
Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако ее могут использовать службы делопроизводства любых форм собственности как нормативную основу при создании системы делопроизводства.
Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №65 утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 01.07.2003 года.[27] В этом стандарте установлены основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов. Впервые стандарт носит рекомендательный характер, что обусловлено современным законодательством. Долгая история применения стандарта способствовала закреплению основных правил оформления документов, которые изменяются и корректируются с каждой новой редакцией. Использование стандарта повышает культуру оформления документов, способствует закреплению требований к их официальности.
К нормативным документам, необходимым в практической работе делопроизводственной службы, принадлежат разработки Минтруда России, в которых закрепляются требования к организации труда делопроизводственной службы. Среди них надо выделить, прежде всего, Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который предназначен для закрепления квалификационных характеристик к общеотраслевым должностям.
Справочник утвержден Минтрудом России, сфера его деятельности распространяется на предприятия, организации и учреждения, находящиеся на бюджетном финансировании. Прямое назначение справочника состоит в регламентации необходимых видов работ, выполняемых служащими разных специальностей, в том числе работниками делопроизводственных служб. Справочник закрепляет наименование должностей в этой отрасли по соответствующим категориям персонала (руководители, специалисты, технические исполнители) и их квалификационные характеристики.
Минтруд разрабатывает и такой нормативный документ, как тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым должностям служащих,
назначение, которого состоит в обеспечении рационального разделения труда и единства определения должностных обязанностей служащих, а также дифференциации в уровне оплаты труда этих работников на основе Единой тарифной сетки.
Тарифно-квалификационные характеристики и Квалификационный справочник являются основой разработки должностных инструкций.
К числу нормативных документов в области делопроизводства относится и ряд разработок Центрального бюро нормативов по труду Минтруда России, в которых установлены нормы времени на выполнение: машинописных, копировальных работ, на операции регистрации, справочной работы, контроля за сроками исполнения документов, обработки поступающих документов, т.е. тех работ, которые ежедневно выполняются любой делопроизводственной службой.[28]
В 2002 году постановлением Минтруда России от 26.02.2002 №23 утверждены нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти, куда включены нормы времени на работы по набору текста на персональном компьютере, оформлению документов, документированию деятельности коллегиальных органов, обработке и учету документов, составлению и ведению номенклатуры дел, хранению и поиску документов. Кроме того, в норматив включен раздел, содержащий секретарско-референсткие работы, в числе которых работы по получению и передаче информации, подготовке документов на компьютере, организации и ведению телефонных переговоров (включая заказ пропусков, вызов участников совещаний, организацию связи руководителя с необходимыми лицами).
Нормы времени являются чрезвычайно важным документом для руководителей делопроизводственных служб, т.к. позволяют решить многие проблемы, связанные с организацией ее работы.
Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.
Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Директором по согласованию с юрисконсультом[29].
Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.
В Кубанском филиале Информбюро инструкция по делопроизводству не разработана, в связи с тем, что руководство развивало отделы по информационному сопровождению и продажам, подхосты.[30] Развитие делопроизводственной службы для руководства являлось малозначимым.
Секретарь филиала в своей работе использует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», помимо этого выписывает журналы по делопроизводству: «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Секретарь референт», а также пользуется СПС «КонсультантПлюс:ДеловыеБумаги».
А также секретарь руководствуется должностной инструкцией, в которой прописаны основные функции. Должностная инструкция секретаря Кубанского филиала составлена на основании «Квалификационного справочника должностей служащих». Она регламентирует деятельность секретаря и устанавливает порядок применения положений, законодательных и нормативных актов.
Исходя из вышесказанного, можно сделать следующие выводы:
- каждый специалист делопроизводственной службы должен знать и использовать законодательную, нормативно-методическую базу по делопроизводству в своей повседневной работе;
- использование секретарем ГОСТ Р 6.30-2003 и периодических изданий недостаточно для эффективной работы с документами;
- на основании проанализированных федеральных актов и нормативно-методических документов, необходимо разработать внутренний локальный акт в Кубанском филиале Информбюро – инструкцию по делопроизводству.
- проанализировав должностную инструкцию секретаря Кубанского филиала, необходимо учитывать функции секретаря по работе с документами при разработке инструкции по делопроизводству;
- в связи с изменением организационной структурой филиала, а именно с созданием департаментов по информационному сопровождению и сбыту, привело к тому, что на секретаря возложили ряд дополнительных обязанностей.
В соответствии с увеличением функций и обязанностей, секретарь с ними не справляется, частота потери важных документов в департаментах возросла, что приводит к междолжностным конфликтам и срыву сделок. Контроль исполнения документов в департаментах не ведется. Поэтому было бы целесообразно внести в штатное расписание вакантные ставки секретарей в эти департаменты, либо создать службу ДОУ в Кубанском филиале «Информбюро».
ГЛАВА 2. ЭТАПЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В КУБАНСКОМ ФИЛИАЛЕ «ИНФОРМБЮРО»
2.1. Порядок работы с входящей и исходящей документацией в Кубанском филиале «Информбюро»
Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».[31]
Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов[32].