Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления[33] и Типовой инструкции по делопроизводству[34]. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
По отношению к управленческой системе выделяют:
- входящий документопоток (документы, поступающие в организацию);
- исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации);
-внутренний документопоток (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации).[35]
Все документы, поступающие в филиал, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники обрабатываются централизованно секретарем филиала и проходят первичную обработку.
Секретарь, в первую очередь, проверяет правильность доставки документов. Ошибочно доставленная документация возвращается секретарем на почту для пересылки адресату. Заказная почта и телеграммы принимаются секретарем под расписку с указанием даты и времени приема.
Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. После вскрытия конвертов проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствии документов, приложений к ним или отдельных страниц документа, несоответствия документов и приложений, секретарь сообщает об этом отправителю.
Все конверты документов, поступивших по почте в филиал, вскрываются. Исключение составляют конверты с надписью "Лично", которые без вскрытия передаются непосредственно адресату. Если количество таких документов достаточно большое, секретарь филиала их учитывает при первичной обработке, дату и учетный номер проставляет на конвертах.
Конверты не уничтожаются в случае необходимости определения по нему адреса отправителя, времени отправки и получения документа, т. к. они, например, могут служить доказательством поступления просроченных документов. Во всех остальных случаях конверт уничтожают.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов не требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.
Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.
Документы, адресованные руководству филиала или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются секретарем.
Для покупки или заказа полной версии работы перейдите по ссылке.
С созданием подхостов, регулярно поступают заявки на заказ дистрибутивов СПС «КонсультантПлюс» и рекламную продукцию, акты выполненных работ по информационному сопровождению клиентов.
На протяжении трех лет видна заметная тенденция роста исходящих документов, это связано с тем, что рынок сбыта, увеличился, СПС «КонсультантПлюс» распространяется не только на территории Краснодарского края, но и в близлежащих регионах, таких как Республика Адыгея, соответственно количество клиентов возросло.
Учитывая рост количества персонала в департаментах и отделах, количество внутренних документов возрастает, рассмотрим широко используемые документы.
Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника организации другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит.[36] Служебная записка не соответствует нормативным требованиям, в филиале она оформляется на бумаге формата А4 в табличном виде.
Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки).[37] Однако в Кубанском филиале «Информбюро» большинство таких документов составлено в связи с нарушением трудовой и производственной дисциплины. Объяснительные записки составляются от руки, адресуются руководителю, который ее затребовал.
Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов или событий. Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера. [38]
Справки служебного характера в основном предъявляются в головное предприятие, но и в сторонние организации тоже. Оформляются на бланке филиала и имеют все обязательные реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Справки личного характера в филиале выдаются сотрудникам для подтверждения их факта работы, трудового стажа, заработной платы. Имеют следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Нарушение является то, что этот документ секретарь регистрирует в журнале исходящей корреспонденции.[39]
2.2. Организация контроля и поиска документов в Кубанском филиале «Информбюро»
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов[40].
Цель контроля — содействие своевременному и качественному исполнению решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения. Не менее важным является получение информации об уровне исполнительской дисциплины, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.[41]
Различают два направления контрольной деятельности:
- контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов;
- контроль за сроками исполнения документов.
Контроль за сроками исполнения документов — важнейшая функция службы документационного обеспечения управления, которая должна закрепляться в инструкции по делопроизводству.
Задачами контроля исполнения являются:
- постановка документа на контроль;
- предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов;
- снятие их с контроля;
- направление исполненного документа в дело;
- учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;
- информирование руководителей о результатах обобщения данных в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Для покупки или заказа полной версии работы перейдите по ссылке.
К тому же информационно-документационный обмен затруднен между филиалом и головной организацией.
Мерой по преодолению выявленных недостатков, на наш взгляд является внедрение системы электронного документооборота «ЭффектОфис». В головной организации она была протестирована, установлена и успешно эксплуатируется. Переход ее на автоматизированное делопроизводство позволил взять под централизованный контроль весь документооборот между его подразделениями и исполнительным аппаратом, что позволило повысить общий уровень управляемости и эффективности управленческих решений.
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
3.1. Методика разработки инструкции по делопроизводству
В результате интервьюирования секретаря было выявлено то, что он руководствуется ГОСТ Р 6.30-2003 и периодикой, что является недостаточным для полноценной организации и работы с документами, не всегда соблюдаются правила по оформлению документов и этапы работы с ними. Это явилось целью для создания в Кубанском филиале «Информбюро» необходимого нормативно-методического документа, регламентирующего документационное обеспечение управления организации - инструкции по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.[42]
Инструкция разрабатывается в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления[43] и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.[44]
Начиная работу над инструкцией, необходимо четко представлять себе цель и назначение этого нормативного документа. Инструкция служит инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. Инструкция является нормативным документом по совершенствованию делопроизводства в организации, которая охватывает следующие направления:
- создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций и т.д.);
- образование рациональной организационной структуры и определение оптимальной численности службы делопроизводства;
- упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;