- установление рационального порядка прохождения и обработки документов;
- разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации.
Инструкция подразделяется на разделы и подразделы. Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами и точкой, заголовков не имеют. Таблицы, схемы и другие материалы оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты Инструкции должны иметь ссылки на эти приложения.
Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры, численности аппарата управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, и применяемых технических средств).
В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены обязательные разделы:
1. Общие положения
2. Правила подготовки и оформления документов
3. Требования к реквизитам документов
4. Организация документооборота
5. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции
6. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов
7. Организация контроля исполнения документов
8. Поисковая система по документам
9. Составление номенклатуры дел
10. Формирование и оформление дел
11. Экспертиза ценности документов
12. Передача дел в архив[45]
Архива в Кубанском филиале «Информбюро» пока нет, но руководство планирует создавать. Поэтому, при создании проекта инструкции по делопроизводству были предусмотрены такие разделы, как:
- Формирование и оформление дел;
- Экспертиза ценности документов;
-Передача дел в архив.
Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать основные моменты работы с документы. Она позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, что позволит сделать работу с документами, в филиале более унифицированными, исключит возможность утери документов, обеспечит оформление документов с требованиями современного законодательства. Проект Инструкции по делопроизводству дан в Приложении № 2.
3.2. Оформление Технического Задания на внедрение СЭД «ЭффектОфис» в Кубанском филиале «Информбюро»
В Кубанском филиале «Информбюро» было проведено предпроектное обследование методом интервьюирования секретаря и были выявлены проблемы и недостатки в деятельности секретаря по организации работы с документами. Связано это в первую очередь с тем, что в результате образования новых департаментов и отделов на него возложены дополнительные функции и обязанности, которые он выполняет не в полном объеме. В связи с возросшим объемом документов, нет четкого контроля за исполнением документов и его оперативного поиска.
Разработка технического задания на внедрение СЭД «ЭффектОфис» для усовершенствования организации документооборота в Кубанском филиале «Информбюро» и взаимодействия работы с документами с головной организацией явилась основой задачей.
Техническое задание – это документ, определяющий цели, требования и основные исходные данные, необходимые для разработки или внедрения автоматизированной системы.
Для покупки или заказа полной версии работы перейдите по ссылке.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Почти 15 лет назад был образован первый узел в ХМАО по передаче правовой информации - Общество с ограниченной ответственностью «Информационное агентство «Информбюро».
В 2000 году в качестве территориально обособленного структурного подразделения был создан Кубанский филиал «Информбюро».
Возглавляет Кубанский филиал «Информбюро» директор филиала. Директору филиала непосредственно подчиняются заместитель директора, директор департамента сбыта, директор департамента информационного сопровождения, заместитель директора по финансам, юрисконсульт, заведующий административно-хозяйственной частью, секретарь.
В структуру филиала входит:
- департамент сбыта, который состоит из двух отделов продаж и отдела корпоративных клиентов;
- департамент информационного сопровождения, который состоит из двух отделов сопровождения и отдела обучения;
- отдел информационных технологий;
- административно-хозяйственный отдел;
- бухгалтерия;
- информационная служба.
В своей деятельности Кубанский филиал «Информбюро» занимается распространением и сопровождением СПС «КонсультантПлюс» и обучением клиентов работе с этой системой.
Организация работы с документами осуществляется секретарем, но в связи с расширением структуры филиала, ему не со всеми возложенными обязанностями удается справляться по ряду причин:
- документооборот филиала возрос в несколько раз;
- много времени тратится на обработку документов;
- контроль и поиск документов в журнальной форме регистрации затруднен.
Поэтому для разрешения этих трудностей, были необходимы следующие меры:
1. Создание инструкции по делопроизводству. Она разработана на основе ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству и должностной инструкции секретаря и включает в себя основные правила организации работы с документами, этапы их работы и содержит основные бланки документов.
2. Внедрение системы электронного документооборота, а именно СЭД «ЭффектОфис» по следующим причинам:
Во-первых, в головном предприятии установлена данная системы и зарекомендовала себя как надежная и легко используемая программа, ее наличие говорит о благополучии организации и его руководства. Переход Информбюро на автоматизированное делопроизводство позволил взять под централизованный контроль весь документооборот между подразделениями и исполнительным аппаратом, что позволило повысить общий уровень управляемости организации и эффективности управленческих решений.
Кроме этого, между филиалом и головной организацией является практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает филиал, какова история и текущее состояние того или иного вопроса.
В-третьих, внедрение «ЭффектОфис» позволит организовать и упростить работу с документами. Требования к программе и ее внедрению оформлены в Техническом задании. А также если компьютерная сеть будет охватывать все рабочие места делопроизводственного персонала филиала и головного предприятия, то появится возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.
К тому же при внедрении системы «ЭффектОфис» электронные документы смогут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела, как филиала, так и головного предприятия. Доступ к ним будет осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях.
Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств может обеспечить и важные конкурентные преимущества.
Внедрение автоматизированной системы «Эффект Офис» в филиале обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Источники
1. Опубликованные
1. Федеральный закон №14-ФЗ от 08.02.1998 «Об Обществах с ограниченной ответственностью» // Собрание законодательства Российской Федерации.- 1998. - №7.
2. Федеральный закон №149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. - 2006. – 29 июля.
3. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета. – 2002. – 12 января.
4. Федеральный Закон №184-ФЗ от 27.12.2002 «О техническом регулировании» // Российская газета. – 2002. – 31 декабря.
5. Федеральный закон от 04.12.2006 №202-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Российская газета. – 2006. – 08 декабря.
6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД, 2003.
7. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2005.- №4.
8. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.
9. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998. 10. ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания». – М.: Изд-в стандартов, 1992.
11. ГОСТ 34.602-89 Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы. – М.: Изд-во стандартов, 1990.
12. ГОСТ 34.201-89 Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем. – М.: Изд-во стандартов, 1990.
13. Устав Информбюро от 17 мая 2000 г. – Сургут, 2000.
2. Неопубликованные
1. Положение о Кубанском филиале «Информбюро».