СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..3
ГЛАВА 1. РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В КУБАНСКОМ ФИЛИАЛЕ «ИНФОРМБЮРО»………….12
1.1. Общая характеристика общества с ограниченной ответственностью Кубанского филиала «Информбюро»……………………………………………12
1.2. Законодательная и нормативно-правовая база деятельности секретаря в Кубанском филиале «Информбюро»……………………………………………15
ГЛАВА 2. ЭТАПЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В КУБАНСКОМ ФИЛИАЛЕ «ИНФОРМБЮРО»…………………………………………………………………23
2.1. Порядок работы с входящей и исходящей документацией в Кубанском филиале «Информбюро»…………………………………………………………...23
2.2. Организация контроля исполнения и поиска документов в Кубанском филиале «Информбюро»…………………………………………………………...30
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В КУБАНСКОМ ФИЛИАЛЕ «ИНФОРМБЮРО»………………………………….35
3.1. Методика разработки инструкции по делопроизводству …………….35
3.2. Оформление Технического задания на внедрение СЭД «ЭффектОфис»……………………………………………………………………...37
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………..40
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………… 43
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
В «Квалификационном справочнике должностей служащих» (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 в новой редакции от 07.11.2006 г.) из квалификационной характеристики говорится, что секретарь руководителя «осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению деятельности руководителя предприятия»[1]. Однако с учетом стремительного возрастания значимости информации в управленческом процессе было бы более правильным рассматривать в качестве главной составляющей секретарской работы организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя предприятия. Секретарь, участвуя в организационном обеспечении деятельности начальника, должен иметь перед собой ясную картину событий и действий не только текущего рабочего дня, но и на перспективу, охватывающую временной период от нескольких дней до нескольких месяцев. Кроме того, секретарь должен быть готов к эффективным действиям как внутри офиса, так и за его пределами, например, во время плановой (или незапланированной) командировки шефа.
Но особенность нашего выбранного предприятия в том, что секретарь, кроме этого, занимается организацией работы с документами на всем предприятии, поэтому нужно уделить этому большое внимание.
Итак, актуальность выбранной темы заключается в необходимости повышения эффективности работы сотрудников с документами, повышения производительности труда и предприятия в целом.
Объектом дипломной работы является Кубанский филиал Информбюро. Предметом – организация работы с документами.
Целью написания дипломной работы является анализ организации работы с документами и совершенствование работы с документами.
Задачами является:
- анализ организационной структуры Кубанского филиала;
- изучение функций, задач, основных видов деятельности филиала;
- изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;
- изучение и анализ документооборота организации.
При написании дипломной работы использовался различные группы источников.
Во-первых, были проанализированы законодательные акты:
Федеральный закон №14-ФЗ от 08.02.1998 «Об Обществах с ограниченной ответственностью».[2] Настоящий Федеральный закон определяет в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации правовое положение общества с ограниченной ответственностью, права и обязанности его участников, порядок создания, реорганизации и ликвидации общества.
Федеральный закон №149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».[3] Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.
Федеральный Закон №184-ФЗ от 27.12.2002 «О техническом регулировании»[4]. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:
- разработке, принятии, применении и исполнении обязательных требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации;
- разработке, принятии, применении и исполнении на добровольной основе требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнению работ или оказанию услуг;
- оценке соответствия.
Настоящий Федеральный закон также определяет права и обязанности участников, регулируемых настоящим Федеральным законом отношений.
Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»[5]. Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.
Федеральный закон от 04.12.2006 №202-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».[6] Этот закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Также проанализирована общегосударственная нормативная база по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации:
Государственная система документационного обеспечения управления.[7] Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.
Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, утвержденная Приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от 08 ноября 2005 г. №536[8]. Данная инструкция помимо применения органов исполнительной власти служит примером для разработки локальных актов, регламентирующих документационное обеспечение управления организаций любых форм собственности.
ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».[9]
Настоящий стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целью сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов, при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.
ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания».[10] Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы, используемые в различных видах деятельности (исследование, проектирование, управление и т.п.), включая их сочетания, создаваемые в организациях, объединениях и на предприятиях. Разработка проектных решений по системе и её частям обеспечивает разработку общих решений по системе и её частям,