Существуют стандарты, касающиеся делопроизводства и кадровых служб. Например, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Данный стандарт дает определения понятиям делопроизводства, и термины, касающиеся кадрового делопроизводства.
Также Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Данный Перечень необходим в работе службы ДОУ и отделе кадров.
При написании дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Справочник кадровика», «Управление персоналом».
В журнале «Секретарское дело», в статье «Рекомендации по разработке должностных инструкций»[15] В.С. Иритикова очень подробно описала все разделы должностной инструкции. В статьях Л.В. Санкиной и Т.В. Кузнецовой – «Должностная инструкция секретаря руководителя»[16], «Должностная инструкция: рекомендации по составлению»[17] и, соответственно, «Как составить должностную инструкцию инспектору отдела кадров»[18] изложены рекомендации по составлению должностной инструкции специалиста отдела кадров. Эти статьи написаны на основе практических разработок и носят рекомендательный характер.
Уровень автоматизации технологических процессов работы с документами сегодня выступает как важный показатель, связанный с одним из приоритетных направлений совершенствования документооборота. Даже сам факт наличия или отсутствия информационной технологии может рассматриваться как формальный критерий, позволяющий судить о качестве и оперативности работы. При этом в условиях использования корпоративных систем документооборота и электронного документооборота на первый план выступают организационные и методические функции секретаря, а не только ведение регистрации документов и выполнение других функций традиционного делопроизводства.
ГЛАВА 1. Законодательная и нормативная регламентация деятельности отдела кадров в Департаменте здравоохранения Правительства ХМАО-ЮГРЫ.
1.1 Федеральное законодательство, регламентирующее деятельность кадровых служб.
Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Законодательными актами регулируются трудовые правоотношения, требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, к приданию документам официальности (юридической силы). Законодательно определены права собственности на отдельные документы и массивы документов, категории информации, ее доступность.
Введенный в действие с 1 февраля 2002 г. Трудовой кодекс Российской Федерации[19] устанавливает обязательность применения ряда правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка.
Следует отметить, что Кодекс содержит нормы, которые условно можно подразделить на три категории: состав документов, сроки их подготовки, функции кадровой службы.
В Трудовом кодексе названы документы, которыми документируется прием, перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрения и взыскания работников. Часть этих документов давно и повсеместно применяется (приказ, заявление, трудовая книжка и др.), относительно других введен новый порядок их составления и применения (трудовой договор); создание и случаи применения некоторых регламентированы впервые (уведомления).
Известно, какое значение имеет дата составления документа, или дата указания в документе каких-либо действий, проступков, событий. Известно также, что этот вопрос часто бывает спорным. Трудовой кодекс содержит специальную статью (ст. 14), устанавливающую порядок исчисления сроков.
Кроме общего порядка исчисления сроков Кодекс устанавливает и конкретные сроки подготовки таких документов, как приказ о приеме на работу (ст. 68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193), копии документов, связанных с работой (ст. 62), предупреждение работника об увольнении (ст. 79,80).
Трудовой кодекс вводит несколько новых функций, которые, таким образом, становятся обязательными для всех организаций. Среди них следует отметить: выдачу работнику копии документов, связанных с работой (ст. 62); оформление страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (ст. 65); разработку локального нормативного акта, который устанавливает порядок передачи персональных данных работника в пределах организации и ознакомление с ним работников (ст. 88); составление, ведение графика отпусков и предупреждение работника о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели (ст. 123).
Для покупки или заказа полной версии работы перейдите по ссылке.
Сотрудники отдела кадров Департамента здравоохранения в своей работе руководствуются, прежде всего, Трудовым Кодексом Российской Федерации.
Для установления необходимого количества сотрудников отдела кадров используются «Типовые нормы времени на работы по комплектованию учету кадров», которые предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также нормированных заданий.
Основными видами работ отдела кадров являются оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы рабочих и служащих, оформление и учет трудовых книжек, составление статистической отчетности по учету личного состава, составление справок, разработка планов и расчет численности, табельный учет.
Деятельность работников, занятых комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Тарифно-квалификационными требованиями по общеотраслевым должностям служащих (приказ Минтруда РФ от 6 июня 1996г. №320).
Оформление и учет личного состава осуществляется в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными постановлением от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты».
Оформление и учет трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях.
Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Так, например Гражданский Кодекс РФ предписывает обязательность документирования рождения, смерти, заключения и расторжения брака, усыновления и удочерения. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессе предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками.
Все эти ведомства на протяжении длительного периода времени регламентируют документирование и делопроизводство в нескольких направлениях: стандартизация и унификация документов по личному составу, нормативно-методические документы по делопроизводству и их хранению, организация работы кадровой службы, разработка нормативов времени на работы по учету кадров.
Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в деятельности управленческого аппарата передаются на хранение в государственные архивы.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)[20], которая состоит из двух частей — общих требований к документам и службам документационного обеспечения и Альбома с образцами форм основных организационно-распорядительных документов. Государственная система документационного обеспечения управления представляет собой совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Одна из целей создания системы состоит в сокращении количества и повышении качества документов. В нормативной части определяются порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов для сдачи в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов. Таким образом, ГСДОУ является единственным в стране нормативом, определяющим основы технологии делопроизводства.
Для покупки или заказа полной версии работы перейдите по ссылке.
Информационные показатели, используемые в кадровой службе, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 с 1 января 1996г., предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих. Начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др.
Использованы локальные акты на уровне Департамента здравоохранения, а именно Положение о Департаменте здравоохранения Правительства ХМАО-Югры, Положение об отделе кадров и должностные инструкции сотрудников отдела кадров.
В Положении о Департаменте здравоохранения прописано, что внедрение автоматизированных систем в работу Департамента здравоохранения необходимо для повышения эффективности работы[21].