Положение об отделе кадров разработано с учетом применения и внедрения автоматизированных систем кадрового делопроизводства, а в должностных обязанностях специалистов отдела кадров прописан пункт, в котором говорится об обязательном знании компьютера и автоматизированных систем в области кадрового делопроизводства.
ГЛАВА 2. Анализ систем кадровой документации в отделе кадров Департамента здравоохранения ХМАО-Югры
2.1. Для устройства в государственное муниципальное учреждение - Департамент здравоохранения, претенденту на вакантную должность необходимо:
1) Предоставить в отдел кадров пакет документов на конкурс на замещение вакантной должности в структурных подразделениях Департамента: медицинскую справку, заявление на включение в резерв, копии документов об образовании, копии документов о повышении квалификации, копию трудовой книжки, копию паспорта, фотографию.
2) При прохождении 2-х этапного конкурса на замещение вакантной должности претендент должен написать личное заявление о приеме в департамент здравоохранения.
С поступившим на государственную службу заключается служебный контракт.
Для покупки или заказа полной версии работы перейдите по ссылке.
Сведения об образовании заполняются на основании диплома (удостоверения, свидетельства) с указанием названия учебного заведения, продолжительности обучения, полученной специальности. Ответы на вопросы о наличии ученых степеней, званий даются на основании документов Высшей аттестационной комиссии, об изобретениях — на основании патентов.
Сведения о работе с начала трудовой деятельности должны соответствовать записям в трудовой книжке с указанием полных лет и месяцев работы, названия организации, ее местонахождения, занимаемой должности.
Данные сведения заносятся в раздел программы «Назначения, перемещения». Данный раздел предназначен для ввода данных о всех перемещениях работника из отделения в отделение (врачебный персонал) или с должности на должность, также о совмещении должностей. На каждое перемещение заполняется отдельная запись. Дата назначения в самой первой записи должна совпадать с датой приема в ЛПУ или в другую организацию, а при увольнении дата увольнения должна совпадать с датой расчета в последней записи раздела «Назначения, перемещения».
Все отрицательные ответы при заполнении личного листка по учету кадров даются без повторения вопроса. Например: "Отношение к воинской обязанности" — не военнообязанный; "Ученая степень, звание" — не имею и т.д.
Работник подписывает личный листок по учету кадров, проставляет дату заполнения и сдает на проверку специалисту отдела кадров вместе с фотографией 4x6 см. Специалист отдела кадров Департамента здравоохранения обязан проверить соответствие заполненного личного листка представленным документам, после чего в него вклеивается фотография.
Личный листок по учету кадров хранится в личном деле работника.
В соответствии с Трудовым кодексом РФ приказы (распоряжения) о приеме на работу составляются и в случаях, когда прием на работу проводится по трудовому договору.
Прием на работу оформляется унифицированной формой Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме на работу работника" которая заполняется работником кадровой службы, ответственным за прием. Форма Т-1 предназначена для документирования индивидуального приема.
Заголовочная часть формы содержит название организации и ее код по ОКПО, название вида документа, его код по ОКУД, номер и дату приказа, распорядительное действие и его продолжительность ("Принять на работу с... по..."). Таким образом, здесь содержатся практически все реквизиты, используемые в традиционной практике документирования приема на работу.
Наименование организации — автора документа — Должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Регистрационный номер приказа необходим для Учета документов, но, кроме того, он является одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу, то есть делающих документ бесспорным с точки зрения его официальности.
Номер приказа проставляется при его регистрации. Распространена практика регистрации кадровых приказов порядковыми номерами в пределах календарного года и буквенного индекса "ЛС" (личный состав) или "К" (кадры). Ряд кадровых служб с индексом "ЛС" регистрируют приказы долговременных сроков хранения, с индексом "К" — кратковременных.
Система индексации документов создается в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации правил регистрации и количества издаваемых приказов.
Текст приказа о приеме на работу традиционно содержал распорядительное действие ("ПРИНЯТЬ", "НАЗНАЧИТЬ"), фамилию, имя, отчество, должность работника, наименование структурного подразделения, в которое он принимается на работу, дату начала работы, вид приема (постоянная работа, временная, по совместительству, на неполный рабочий день и др.), условия приема (с испытательным сроком или без него), условия оплаты труда.
Для покупки или заказа полной версии работы перейдите по ссылке.
На документы личного дела составляется внутренняя опись. Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Описьсоставляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного делаявляется дата заявления о приеме на работу, а конечной – дата увольнения. Личное дело ведется в одном экземпляре. Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязансвоевременно: - вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.; - приобщать к делу полученные документы. Основанием для внесения изменений и дополнений в личное делоявляется: - о служебном положении – приказ руководителя организации о переводе; - об образовании – документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство); - об изменении фамилии, имени, отчества – приказ по личному составу изданный на основании документов органов ЗАГС. Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со словсотрудника не допускается. Изъятие документов из личного дела может быть проведено лишь сразрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан. При увольнении работника в личное дело помещается заявление обувольнении и копия приказа об увольнении. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнал должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника. На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке Т-2проставляется номер, за которым дело учтено в журнале. Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чемсоставляется соответствующий акт. Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросугосударственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководстваорганизации. Выдача личного дела во временное пользование осуществляется поконтрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. Вконтрольной карточке указывается, когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывается дата еговозвращения и она вкладывается в дело. Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы. Деларасполагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел. При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строго алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имен и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются сведения на это лицо.2.3. Распорядительные документы
Они являются важнейшими документами составляемыми в процессе документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются: прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложение взысканий[22]. Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника. Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго от приказов по основной деятельности. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразуначинаются с распорядительного действия: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», «КОМАНДИРОВАТЬ».Для покупки или заказа полной версии работы перейдите по ссылке.