Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения оработе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках[23].
ГЛАВА 3. МЕТОДИКА РАЗРАБОТКИ ИНСТРУКЦИИ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ СПЕЦИАЛИСТА ОТДЕЛА КАДРОВ.
3.1. ТК РФ предусмотрено закрепление в локальных нормативных актах организации порядка решения следующих вопросов:
- об установлении системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат;[24]
- об установлении системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок[25];
- о введении, замене и пересмотре в организации норм труда[26].
Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками, например: положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам организации и др.
Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:
- локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 103, 123, 135, 144, 162, 190 ТК РФ);
- штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично;
- другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, т.к. свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией, т.е. о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).
Особенностью некоторых локальных нормативных актов является их включение Госкомстатом России, в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»[27]). К таким документам относятся штатное расписание и график отпусков.
Таким образом, положение о кадровой службе и должностные инструкции ее работникам являются основными нормативными документами, разрабатываемыми самой кадровой службой для установления направлений деятельности, круга обязанностей. Гораздо реже службы кадров разрабатывают нормативно-методические документы, которыми устанавливается технология работы с документами по личному составу. Несмотря на то, что нормативная база обще государственного действия, регламентирующая составление и оформление документов, достаточно обширна во многих организациях присутствует и специфика документирования трудовых правоотношений, и свои традиции организации кадрового делопроизводства. Кроме того, существенные отличия имеются в технологии создания документов, их составе, особенностях учета кадров.
Для покупки или заказа полной версии работы перейдите по ссылке.
Достаточно давно должностные инструкции используются и в отечественной управленческой практике, поэтому при их разработке важнейшее значение имеет соблюдение общепринятых юридических норм, установленных требований к структуре, тексту и оформлению должностной инструкции.
Должностные инструкции оформляют, используя те же реквизиты, которые обязательно помещают на бланке, предназначенном для оформления всех внутренних документов: наименование организации, наименование документа, дата и место подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения, который заверяется печатью организации.
Заголовок к тексту (как и в других управленческих документах) согласуется в падеже с наименованием документа. Например, "Должностная инструкция (кому?) специалисту отдела кадров.
Одним из необходимых источников для разработки должностных инструкций следует считать такие нормативные документы, как «Общероссийский классификатор занятий»[28] и «Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих»[29], переработанные в 2000 г. Включенные в эти нормативы квалификационные характеристики должностей разработаны Институтом труда Минтруда РФ для предприятий, учреждений и организаций, находящихся на бюджетном финансировании и рекомендованы для использования в организациях различных форм собственности. Эти документы содержат регламентированный перечень требований к квалификации, уровню образования и практическим навыкам специалистов различных категорий.
Формуляр должностной инструкции и структура текста унифицированы[30]. Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы: "Общая часть (общие положения)", "Основные задачи и функции", "Должностные обязанности", "Права", "Ответственность", "Взаимоотношения (связи по должности)". Их содержание излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.
Разрабатывает должностные инструкции руководитель кадровой службы, он же подписывает этот документ, утверждает инструкции руководитель организации. При необходимости должностные инструкции могут быть согласованы с юридической службой или другими структурными подразделениями. Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку. Ее располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования.
Содержание должностной инструкции во многом определено государственными нормативными документами, прежде всего Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих, в котором содержится регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела:
¾ Должностные обязанности — перечисляются функции, которые полностью или частично выполняются по данной должности.
¾ Должен знать — излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей.
¾ Требования к квалификации — в разделе перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, к стажу.
¾ Для покупки или заказа полной версии работы перейдите по ссылке.
В разделе "Обязанности" устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, то есть то, что нужно делать работнику для выполнения закрепленных за ним функций. В этом же разделе можно установить этические нормы, которые работник обязан соблюдать в коллективе при осуществлении своей трудовой деятельности. Этот раздел можно записать в следующем виде:
"Специалист отдела кадров обязан:
1. Сохранять конфиденциальность служебной информации.
2. Не разглашать персональные данные о работниках организации (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни).
3. Выполнять указания и распоряжения начальника отдела кадров, директора Департамента.
4. Обеспечивать сохранность служебных документов, бланков, печатей, штампов и соблюдать правила их использования.
5. Соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц.
6. Тщательно контролировать качество изготовления и оформления документов по личному составу работников организации, а также документов, представляемых на подпись директору Департамента или его заместителям.
7. Соблюдать сроки исполнения документов, заданий и поручений руководства.
8. Придерживаться установленной в организации субординации, соблюдать правила делового общения и нормы служебного этикета".
Раздел "Права" закрепляет права, предоставляемые работнику для реализации возложенных на него обязанностей, порядок осуществления этих прав Типовая формулировка прав работника содержит, как правило, минимальный перечень правомочий, который сводится к следующему:
—докладывать руководству (указывается конкретная должность) о всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции;
—вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением изложенных в должностной инструкции обязанностей.
Этот раздел в реальной должностной инструкции дополнен правами, необходимы ми работнику для реализации всех возложенных на него функций[31].
Если в разделе "Функции" за инспектором закреп лен контроль состояния трудовой дисциплины, то ему следует предоставить право документировать зафиксированные нарушения или требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину. Особое внимание следует уделить формулировкам тех пунктов раздела, согласно которым работник наделяется правом принимать самостоятельные решения. В этом случае необходимо установить и конкретно определить сферу его деятельности и пределы компетенции.