СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………4
ГЛАВА 1. Законодательная и нормативная регламентация деятельности отдела кадров
1.1. Федеральное законодательство, регламентирующее деятельность отдела кадров в Департаменте здравоохранения………………………………………15
1.2. Нормативные акты, регламентирующие деятельность отдела кадров в Департаменте Здравоохранения ХМАО-Югры………………………………..19
1.3. Локальные акты, регламентирующие деятельность отдела кадров в Департаменте здравоохранения ХМАО-Югры………………………………..22
ГЛАВА 2. Анализ систем кадровой документации в отделе кадров Департамента здравоохранения ХМАО-Югры
2.1. Организационно-правовые документы……………………………………27
2.2. Учетные документы………………………………………………………...34
2.3. Распорядительные документы……………………………………………..38
ГЛАВА 3. Методика разработки инструкции по кадровому делопроизводству и должностных инструкций сотрудников отдела кадров Департамента здравоохранения ХМАО-Югры
3.1.Методические рекомендации по разработке инструкции по кадровому делопроизводству Департамента здравоохранения ХМАО-Югры…………..42
3.2.Методические рекомендации по разработке должностных инструкций сотрудников Департамента здравоохранения Правительства ХМАО-Югры.49
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….58
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ………60
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
Согласно определению, «делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами».[1] Делопроизводство кадровой службы отличается от административного или общего делопроизводства, прежде всего тем, что документирование ведется непосредственно ее работниками.
Отдел кадров обеспечивает единый порядок работы с кадровыми документами в конкретной управленческой структуре на основе действующих нормативно-методических документов, но и в большей степени выполняет функции организации работы с кадровыми документами – создание информационно-поисковой системы по кадровой документам организации, систематизацию и хранение кадровых документов, их предархивную обработку и сдачу в архив. В кадровом делопроизводстве документирование трудовой деятельности работников, учет личного состава требует большого количества документов, правила составления и оформления которых достаточно сложны, но должны неукоснительно соблюдаться, прежде всего, в силу того, что такие документы имеют большое значение в нашей жизни. Документы, фиксирующие данные о трудовой деятельности человека, чрезвычайно важны для каждого - в них заключены сведения о трудовом стаже, они являются основой для зачисления пенсии по старости, инвалидности, за выслугу лет, по случаю потери кормильца. Меняя работу человек, получает документы в отделе кадров, которые должны быть основой для устройства на новую работу. Многие имеют право на различные социальные льготы. Оставшиеся в архиве организации документы о трудовой деятельности работника хранятся многие годы и также являются основанием для реализации тех или иных прав работника, предоставляемых законом. Таким образом, любой человек заинтересован в соблюдении своих трудовых прав и наличии необходимых документов.
Работодатели тоже заинтересованы в соблюдении требований к оформлению документов по личному составу, так как их деятельность контролируется государственными органами, прежде всего местными органами Федеральной инспекции труда. Кроме того, распространенная в последнее время практика решения трудовых споров в судебном порядке сопровождается представлением в суды документов по личному составу; так, например, отсутствие даты, печати, неправильно оформленная подпись и др. могут привести к решению суда не в пользу администрации, даже если предпринятое ею действие не противоречит трудовому законодательству.
Сложность документирования кадровой деятельности организации объясняется тем, что никогда не разрабатывался комплексный единый нормативный или нормативно-методический документ общего действия, в котором были бы установлены требования к комплексу и оформлению документации по личному составу. Система кадровой документации складывалась годами и является «продуктом» труда целого ряда ведомств. При таком положении дел неизбежно появляются разноречивые требования, как к видам документов, так и к их оформлению. Следует добавить, что в последнее десятилетие возникли сложности с распространением нормативных документов. Если в советское время они доходили до пользователей, как правило, через вышестоящую организацию, то сейчас многие кадровики просто не имеют информации о выходе (или отмене) того или иного норматива, государственного стандарта.
В ряду факторов, влияющих на качество документации по личному составу, следует назвать и ту объективную специфику документирования кадровой деятельности организации, которая вытекает из ее ведомственной принадлежности или особых условий работы. Оформление специфичных документов регулируется ведомственными подзаконными актами, которые зачастую являются единственным документов, регламентирующим то или иное направление в кадровой работе.
Объектом исследования является отдел кадров Департамента здравоохранения и документы, складывающиеся в процессе документирования кадровой деятельности.
В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология работы с документами в отделе кадров.
Предметом исследования является организация процессов по документационному обеспечению кадровой деятельности.
Цель данной дипломной работы - изучение документирования кадровой деятельности в отделе кадров Департамента здравоохранения Правительства ХМАО-Югры, выявление недостатков в составлении и оформлении кадровых документов и разработки предложений по совершенствованию локальных актов в отделе кадров Департамента здравоохранения ХМАО-Югры.
Задачи данной дипломной работы:
- изучить различные группы законодательных и нормативно-методических документов в области кадрового делопроизводства;
- дать характеристику системам кадровой документации, складывающимся в деятельности отдела кадров Департамента здравоохранения ХМАО-Югры;
- разработать инструкцию по кадровому делопроизводству;
- разработать должностную инструкцию сотрудника отдела кадров в Департаменте здравоохранения с учетом специфики организационно-правовой формы.
Данная дипломная работа актуальна, потому что документирование деятельности отдела кадров имеет очень важное значение в работе организации в целом. Законодательная и нормативная регламентация деятельности отдела кадров устанавливает правила работы с документами в отделе кадров и служит основанием для разработки локальных актов на уровне учреждения, которые и служат основой работы специалистов отдела кадров.
В дипломной работе использованы законодательные акты.
Прежде всего, следует рассмотреть с этой точки зрения Конституцию Российской Федерации, принятую всенародным голосованием 12 декабря 1993 года[2]. Конституция является главным документом государства и «имеет высшую юридическую силу». В ст. 4 Конституции РФ указывается сфера ее действия: «Конституция Российской Федерации и федеральные законы имеют верховенство на всей территории Российской Федерации». В Конституции названы виды законодательных актов, принимаемых в России: Конституция, федеральные конституционные законы и федеральные законы, имеющие прямое действие на всей территории Российской Федерации (ст. 76 п.1), «федеральные законы об автономной области, автономном округе» (ст. 66 п.3), «уставы края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, принимаемые законодательным (представительным) органом соответствующего субъекта Российской Федерации» (ст. 66 п. 2), договора (ст. 66 п.4 и раздел 2 п.1).
Трудовой кодекс Российской Федерации дает определения работе отдела кадров.
Также была изучена законодательная и нормативно-правовая регламентация деятельности отдела кадров Департамента здравоохранения Правительства ХМАО-Югры. Организационно-правовая форма исследуемой организации – Государственное Муниципальное Учреждение.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»[3]. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.
Данный законодательный акт сформулировал обязанности государства в сфере формирования информационных ресурсов и информатизации, выраженные в основных направлениях государственной политики по этим вопросам, увязав ее с решением стратегических и оперативных задач социального и экономического развития Российской Федерации. Для документоведения и документационного обеспечения управления (делопроизводства) очень важен раздел закона, который устанавливает правовой режим документирования информации. Прежде всего, следует отметить, что документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы. Закон устанавливает порядок документирования информации и называет органы государственной власти, которые обязаны этот порядок обеспечить. Согласно закону, данная задача возлагается на органы государственной власти, ответственные: за организацию делопроизводства; за стандартизацию документов и их массивов; за безопасность Российской Федерации[4]. Данный законодательный акт формирует основы придания юридической силы документу, полученному из автоматизированной информационной системы и хранимому, перерабатываемому и передаваемому с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем. В этом законе присутствует еще одна важная для специалистов отдела кадров норма, которая пока не нашла широкого распространения на практике. Речь идет об обязанности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений предоставлять документированную информацию. Органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов. Перечень таких организаций и перечень представляемой туда документированной информации утверждает Правительство РФ. Эти перечни должны вручаться при регистрации юридических лиц и прилагаться к Уставу (положению) каждого юридического лица. Законодательный акт урегулировал порядок доступа к информационным ресурсам, вопросы разработки и производства информационных систем, технологий и средств их обеспечения, порядок сертификации и лицензирования деятельности по формированию и использованию информационных ресурсов, меры защиты информации и прав субъектов в области информатизации. Таким образом, Закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»[5] содержит ряд важнейших основополагающих положений для документационного обеспечения управления: он определяет терминосистему, порядок документирования информации и перевода ее в информационные ресурсы, устанавливает ответственность государства и его органов за решение этих вопросов, называет перечень обязательной документированной информации, которую должны вести организации – юридические лица. С учетом того, что существует мировое информационное пространство, возникла необходимость правового регулирования отношений в области передачи информации за пределы Российской Федерации и получения ее извне. Этот процесс осуществляется на основе Федерального закона «Об участии в международном информационном обмене»[6]. Целью этого закона является создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, защита интересов России в целом, ее субъектов, муниципальных образований, физических и юридических лиц.