Московский Государственный Технический Университет им. Н. Э. Баумана
Реферат
по курсу
Основы менеджмента
Контроль и регулирование в системе менеджмента
Группа: СМ3-111
Студент: Штанов С.М.
Преподаватель: Ефимушкин С.Н.
2009 г.
Содержание
Понятие и принципы контроля. 2
Виды управленческого контроля. 2
Внешний и внутренний контроль. 2
Управление основывается на четкой системе контроля, без которого оно имеет фиктивно-демонстративный характер.
Контроль в управлении можно рассматривать в трех аспектах.
Во-первых, как систематическую деятельность руководителей и органов управления, реализующих одну из основных функций менеджмента.
Во-вторых, завершающую стадию его цикла, сердцевиной которой является механизм обратных связей.
В-третьих, как совокупность действий должностных лиц, неотъемлемую часть процесса принятия и реализации управленческих решений.
В системе управления контроль выполняет следующие основные функции:
- проверочную (установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений);
- информационную (сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта);
- диагностическую (изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении; выявление основных тенденций его изменения, угроз и возможностей, скрытых резервов);
- прогностическую, создающую основу предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров;
- коммуникационную, обеспечивающую установление и поддержание обратной связи;
- ориентирующую, подсказывающую, на что нужно обращать особое внимание;
- стимулирующую (по итогам контроля происходит оценка персонала, поощрение или наказание);
- корректирующую (на основе полученных результатов состояние и поведение объекта (его части) изменяются таким образом, чтобы обеспечивались необходимые значения его характеристик или устойчивость функционирования при отклонении от них);
- защитную (способствует сохранности ресурсов).
Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами. Прежде всего он должен быть всеохватывающим, т. е. держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней.
Такой контроль не под силу одному человеку или небольшой группе людей. К нему привлекается весь персонал организации или его значительная часть, ибо наилучший эффект обеспечивает самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей.
Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, задаваемую основными приоритетами развития организации. Второстепенные сферы ее деятельности тщательно проверять целесообразно далеко не всегда, а некоторые и вовсе не имеет смысла, так как это отвлекает много сил и средств.
Современный контроль направлен не на исправление, а на предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому он представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.
Эффективный контроль должен увязываться и с изменениями в структуре организации и системе управления ею, поэтому важным требованием, предъявляемым к нему, является гибкость, приспособляемость к изменяющимся условиям.
Контроль должен быть своевременным, позволять устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры, иначе он будет вечно опаздывать и окажется на практике бесполезным.
Поскольку контроль не самоцель, а средство достижения цели, он должен служить условием повышения эффективности хозяйствования, следовательно, быть экономичным (приносимые выгоды должны превышать затраты). Это обеспечивается оптимизацией всех связанных с контролем издержек (на технические средства, сбор, переработку и хранение информации и проч.).
Эффективный контроль индивидуализирован, нацелен на конкретные процессы, результаты, требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе.
Ориентированность контроля на человека означает его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за людьми, поисков «козлов отпущения». А это возможно лишь в условиях максимальной открытости, гласности проведения соответствующих мероприятий.
Контроль должен соответствовать характеру своего объекта, а цель его — быть понятной. Сотруднику необходимо показать, что контролируют не его личность, а производственную деятельность, что делается это объективно. Поэтому нецелесообразно применять те методы контроля, которые отвергаются людьми.
Желательно избегать чрезмерного контроля над ними, тем более из недоверия, ибо, кроме пустой траты средств и лишних эмоций, это ничего не дает.
Выполнение работы нужно контролировать, хотя и не обязательно скрупулезно, и если она не сделана, разобраться, почему так произошло.
С другой стороны, слабый контроль, а тем более бесконтрольность являются признаком безразличного отношения руководства к людям и делам организации.
Руководитель, для которого контроль наряду с планированием является главной служебной обязанностью, должен проявлять при его проведении заботу о людях, поощрять их за любые позитивные результаты. Это стимулирует рост производительности и стремление к самосовершенствованию.
В целом на систему управленческого контроля влияют характер деятельности организации, степень ее самостоятельности, факторы внешней среды, позиции менеджеров.
В процессе контроля могут иметь место объективные и субъективные ошибки. К ним можно отнести:
- контроль по случаю, не упреждающий отклонения, а осуществляемый им вдогонку;
- контроль из предубежденности, недоверия, излишне детализированный, тотальный, порождающий несамостоятельность и иждивенчество;
- контроль для проформы, например присутствия на рабочих местах, и проч.;
- ориентация на прошлый опыт, традиции, стереотипы;
- игнорирование личных особенностей людей;
- смешение фактов и выводов;
- отсутствие информирования контролируемых о результатах.
Выделяют следующие основные виды контроля:
1. По типу:
· традиционный контроль фиксирует отклонения от плановых заданий и стандартов;
· опережающий контроль отслеживает разрыв между реальным состоянием дел организации и ее целями; по итогам принимаются меры, направленные на их достижение, а не на исправление прошлых ошибок;
· предпринимательский контроль осуществляется над внешней ситуацией и внутренними процессами, факторами, влияющими на них; в результате корректируются сами цели.
2. По видам (финансовый, маркетинговый, контроль качества, производственный и др.).
3. По объектам, каковыми являются:
· состояние производственного, технического, кадрового потенциала, объем финансовых ресурсов, материальных запасов, целесообразность их использования;
· эффективность производственной деятельности;
· промежуточные и конечные результаты;
· затраты, потери и их виновники;
· достоверность, качество, доступность, полнота информации;
· сроки исполнения принимаемых решений;
· имидж организации;
· сохранение коммерческой тайны и т. д.
4. По субъектам, которые осуществляют процесс контроля (администрация, функциональные службы, специальные подразделения, сами работники).
5. По интенсивности (нормальный или усиленный).
6. По месту осуществления.
7. По целям (фильтрующий контроль призван отделить годное от негодного, а корректирующий — исправить положение дел).
8. По методам:
· фактический контроль осуществляется с помощью опроса, инвентаризации, осмотра, разрушения объекта;
· документальный происходит на основе сверок и проверок документов;
· оценочный контроль базируется на экспертизе, анализе, сопоставлении с эталоном.
9. По стадиям осуществления.
В соответствии с указанным признаком выделяют три основных вида контроля: предварительный, текущий и итоговый.
Предварительный, как это явствует из самого термина, предшествует активной деятельности, а тем более каким-то конкретным результатам. Его задача в основном состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и др. к работе. Он осуществляется путем анализа наличия и состояния ресурсов, их сопоставления со стоящими задачами.
Система управления проверяется на соответствие существующей структуре организации; принятые решения и подготовленные документы — на правильность оформления, известность исполнителям, понимания теми своих обязанностей, что во многом предопределяет успех будущей работы.
Предварительный контроль персонала призван прежде всего ответить на вопрос, можно ли с его помощью решать стоящие задачи.