Федеральное агентство по образованию
Федеральное государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Сибирский федеральный университет»
Институт педагогики, психологии и социологии
Реферат
Виды документов в образовательных учреждениях и их классификация
Выполнила:
Шелкунова Татьяна Васильевна
магистрант 1 курса ИППС
Красноярск, 2009
В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы - системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др. [4].
Деятельность образовательного учреждения (далее – ОУ), как любой сложной в управленческом плане структуры, сопровождается работой с большим количеством документов. Естественно, что эти документы требуют систематизированного учета, оперативного рассмотрения и исполнения, в которых участвуют различные подразделения [3]. При этом при работе с бумажными документами неизбежно возникают трудности, связанные с большим объемом рутинного ручного труда, сопровождающего подготовку, оформление и передачу документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы образовательных учреждений.
Законодательную базу работы с документами составляют: Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах от 07.07.1993 №5341 1, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30 97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Изменение №1 к ГОСТ Р 6.30-97, а также Государственная система документационного обеспечения управления [1].
При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ - это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.
В любой классификации важно основание - признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы.
Документ - это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо [6].
С научной точки зрения, документ - это способ закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека [2].
В школе сложилась система документационного обеспечения управления. Документационное обеспечение управления школой включает комплекс взаимосвязанных документов:
· организационные документы;
· распорядительные документы;
· информационно-справочные документы;
· учебно-педагогическая документация.
Каждый из комплексов представлен соответствующими документами, регламентирующими структуру, задачи и функции школы; организацию ее работы; права и обязанности, ответственность руководителя и работников; распорядительную деятельность учреждения и т.д.
Рассмотрим состав документов общеобразовательного учреждения.
Организационные документы (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);
Распорядительные документы (приказы, инструкции);
Информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).
Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту ( ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 1 2000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Учебно-педагогическая документация (алфавитной книги записи учащихся, книга движения; личное дело учащихся; классные журналы; журналы факультативных занятий; журналы групп продленного дня; книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании; книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании; книга учета выдачи золотых и серебряных медалей; книги протоколов педагогического совета школы; книги приказов; книги учета личного состава педагогических работников; журнал пропущенных и замещенных уроков).
Эффективность и успешная деятельность любого образовательного учреждения зависит от его нормативно-правовой базы. В связи с этим, необходимо знать, какие документы являются неотъемлемой частью образовательного процесса.
Список литературы
1. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. ГОСТ. Р 6.30-97. Требования к оформлению документов // [Электронный ресурс] www.uchcom.botik.ru/…/Gost/Gost.ru..html
2. ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
3. Делопроизводство в образовательных учреждениях. Правовое регулирование. – М., 2004.
4. Документооборот и делопроизводство в школах. – М., 2002.
5. Документирование управленческой деятельности / Под Ред. В.В. Маковецкого. - М.: Колос, 2005. - 174 с.
6. Организация работы с документами / Под ред. В.А. Кудряева. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 590 с.
7. Фриш Г.Л. Номенклатурная документация общеобразовательного учреждения. – М.: УЦ «Перспектива», 2001.