Предлагаемая методика подготовлена с учетом рекомендаций российских и зарубежных специалистов по управлению персоналом. (Если в ходе группового опроса получены взаимоисключающие ответы, сбор информации для анализа работы необходимо повторить.)
Документальное оформление результатов опроса
Подготовка к описанию должности включает:
1. Исследование информации, полученной в ходе анализа работы.
2. Ее уточнение с помощью сотрудника и его руководителя.
3. Изучение мнений экспертов по поводу полученных данных и при необходимости подготовка нормативов.
4. Уточнение структуры и формы описания работы.
Примерная структура описания работы
1. Определение работы. Раздел содержит следующие сведения: название работы, код должности (если имеется), статус (руководитель, специалист, рабочий), подразделение, название должности непосредственного начальника, ставки зарплаты (и/или их диапазон) для данной работы, льготы, категории (например, в фирме могут быть технологи I или II категории и т. д.), цель деятельности, дату составления данного описания, его составитель.
2. Краткое описание работы. В данной части излагаются только основные функции и действия. (Например, может содержаться следующая информация: "осуществляет закупку, регулирует поставки, запасы, распределяет материалы, необходимые для производства").
3. Обязанности и ответственность. Детальный список фактических обязанностей, соответствующих рабочему месту, а также ответственность. Особое внимание нужно уделять четким формулировкам, чтобы сотруднику было понятно, за какой процесс он отвечает. Этот раздел является основным при определении требований к кандидатам, организации их оценки и отбора.
4. Отношения. Описание взаимоотношений работника с другими людьми внутри и вне компании. Необходимо зафиксировать наименования соответствующих должностей и организаций. Информация данного раздела, как правило, группируется следующим образом:
а) от кого получает сведения, указания, полуфабрикаты, сырье;
б) кому адресует (то же самое);
в) с кем сотрудничает с целью выполнения заданий. Полномочия. Целесообразно указывать для управленческих кадров: кем, чем и в каких пределах имеет право распоряжаться.
5. Стандарты исполнения (требуемые результаты). Данный раздел включается в описание тех работ, для которых имеются показатели результативности. Стандартом или требуемым итогом может быть, например, объем продаж в указанные сроки.
6. Условия труда и окружающая среда. Изложение таких факторов, как уровень шума, опасные условия, высокая температура.
Описание работы оформите в табличной структурированной форме с четким выделением разделов и подразделов. Объем не лимитируется, он зависит от специализации работы. Ниже приведена примерная форма.
| ОПИСАНИЕ РАБОТЫ | |
| Название работы | Подразделение |
| Статус работы | Кем написано |
| Код должности | Дата составления |
| 1. Цель работы (для топ-менеджеров определяющими являются задачи организации; для специалистов - подразделения, для исполнителей - рабочего места): | |
| 2. Краткое описание работы: список наиболее важных или регулярных задач | |
| 3. Подотчетен: | |
| 4. Контролирует: | |
| 5. Обязанности и ответственность по работе (кратко опишите каждую обязанность специалиста и, если возможно, как он с ней справляется; приблизительный срок ее выполнения, используемое оборудование): | |
| а) ежедневные обязанности: | |
| б) периодически выполняемые обязанности (указать еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные и т. д.): | |
| в) обязанности, выполняемые нерегулярно: | |
| 6. Стандарты исполнения: | |
| 7. Условия труда и окружающая среда: | |
После описания работы (должности) можно приступать к составлению должностной инструкции.
Должностная инструкция
Должностная инструкция служит для того, чтобы: исключать дублирование и "провисание" функций; осуществлять контроль исполнения работниками своих обязанностей; объективно оценивать результаты их труда; избегать конфликтные ситуации из-за несогласованности действий руководства и подчиненных; избегать трудовые споры; вырабатывать систему критериев, определять параметры/квалификационные характеристики для подбора и отбора персонала и т. д .
Для подготовки и проведения собеседования с претендентами на вакантную должность вы можете оформить все полученные в предыдущей работе данные в виде краткой таблицы.
Пример описания должностных обязанностей и требований к претендентам в одном документе (см. Приложение 4).
Название должности
Цель должности:
Какие результаты должны быть достигнуты?
Какова основная причина создания данной должности?
Подотчетность.
Кто будет подчиняться работнику в данной позиции?
Кому непосредственно будет подчиняться сотрудник?
Если компания имеет более одного офиса, в каком из них будет работать этот человек?
2.3. Управление деловой карьерой персонала и продвижение работников в коммунальном хозяйстве.
Важным направлением работы с персоналом является управление планированием деловой карьеры работников. Планирование карьеры создает определенные возможности для развития личности, ее самоопределения, самоутверждения, а также осознания собственной значимости в глазах окружающих людей. Оно гарантирует предприятию своевременный приток на руководящие должности кадров, способных творчески, эффективно решать производственные, служебные задачи.
Успех планирования карьеры зависит от целого ряда условий, среди которых основополагающими являются следующие[24]:
· продуманная политика использования кадров;
· формирование четких, привлекательных стимулов карьерного продвижения благодаря гибкой системе оплаты и премирования по результатам работы с перспективой продвижения в должности;
· учет структуры кадров (возрастной, профессиональный и пр.);
· создание кадрового резерва из числа перспективных специалистов, способных в дальнейшем стать профессиональными руководителями;
· централизованное управление кадрами в рамках существующей организации;
· профессиональное развитие работников, включающее в себя повышение квалификации, задача которого – улучшение профессиональных знаний и навыков;
· обучение в школе управления и руководства, переквалификацию, т.е. профессиональную переориентацию, дающую возможность работникам освоить новую для них специальность;
· использование надежных технологий отбора и перемещения кадров, включающие в себя, прежде всего аттестации, конкурсы при назначении на должность, оценку кадров по результатам тестирования.
Для того чтобы оптимально реализовать себя в карьере, очень важно выбрать ту сферу деятельности, которая предоставляется наиболее желанной и соответствует способностям индивида.
Планирование и контроль деловой карьеры состоят в том, что, начиная с момента принятия работника в организацию и кончая предполагаемым увольнением с работы, необходимо организовывать планомерное горизонтальное и вертикальное его продвижение по системе должностей или рабочих мест.
Работник, должен знать не только свои перспективы на краткосрочный и долгосрочный период, но и то, каких показателей он должен добиться, чтобы рассчитывать на продвижение по службе.
Продвижение по службе определяется не только личными качествами работника (образование, квалификация, отношение к работе, система внутренних мотиваций), но и объективными, в частности такими объективными условиями, как[25]:
· высшая точка карьеры – высший пост, существующий в конкретной рассматриваемой организации;
· длина карьеры – количество позиций на пути от первой позиции, занимаемой индивидуумом в организации, до высшей точки;
· показатель уровня позиции – отношение числа лиц, занятых на следующем иерархическом уровне, к числу лиц, занятых на том иерархическом уровне, где находится индивидуум в данный момент своей карьеры;
· показатель потенциальной мобильности – отношение (в некоторый определенный период времени) числа вакансий на следующем иерархическом уровне к числу лиц, занятых на том иерархическом уровне, где находится индивидуум.
В зависимости от объективных условий внутриорганизационная карьера может быть перспективной или тупиковой – у сотрудника может быть либо длинная карьерная линия, либо очень короткая.
Практика планирования карьеры в организациях включает совмещение личных ожиданий в области своей карьеры с возможностями, доступными в данной организации. Планирование карьеры предполагает определение средств для достижения желаемых результатов, включая формирование образцов карьеры в качестве средства достижения целей[26].
Менеджер по персоналу в «Генеральной дирекции единого заказчика» уже при приеме кандидата должен спроектировать возможную карьеру и обсудить ее с кандидатом исходя из индивидуальных особенностей и специфики мотивации. Одна и та же карьерная линия для разных сотрудников может быть и привлекательной, и неинтересной, что существенным образом скажется на эффективности их дальнейшей деятельности.
Предлагаем также разработанную менеджером по персоналу «Генеральной дирекцией единого заказчика» анкету – Стратегия Вашей карьеры (см. Приложение 5).